Lập kế hoạch tốt nhất cho hệ thống CNTT

Một chiến lược CNTT được lập kế hoạch tốt sẽ chuyển thành lợi nhuận tài chính, một trong những mục đích bắt buộc của DN. Hơn thế, lập kế hoạch CNTT tốt sẽ cho phép bạn có nhiều thời gian để làm những việc mà bạn thạo nhất để vận hành DN của mình.

Tuy đầu tư vào công nghệ thông tin (CNTT) ngày càng tăng, nhiều doanh nghiệp (DN) vừa và nhỏ vẫn rơi vào cái bẫy cổ điển của việc lập kế hoạch CNTT kém cỏi. Dưới sức ép của việc tăng doanh thu, cải thiện hiệu suất hoạt động, thỏa mãn khách hàng được nhiều hơn thì công nghệ thường xuyên bị gạt sang bên lề. Có một xu hướng hay xảy ra là sử dụng công nghệ tạm ổn rồi mặc kệ nó. Tuy nhiên, công nghệ không chờ đợi bạn và các đối thủ cạnh tranh cũng thế.

Cho dù bạn là một DN nhỏ đang mua những chiếc máy tính (PC) đầu tiên, hay là DN quy mô vừa đang sở hữu nhiều chiếc MT cũ thì dưới đây vẫn là những câu hỏi về CNTT mà DN thường hay gặp phải:

1. Lợi ích kinh doanh từ việc đầu tư cho CNTT là gì?

2. Khi nào cần phải nâng cấp hoặc thay thế hệ thống đang sử dụng?

3. Các thiết bị CNTT có phù hợp với nhu cầu thực sự của DN không?

4. Công ty có cần máy chủ không?

5. Hệ thống CNTT của công ty có đảm bảo an toàn không?

Hãy cùng trả lời từng câu hỏi.

Đầu tư vào CNTT có lợi nhuận?

Sự hiện hữu của một MT sẽ tạo ra những kết quả đáng kể: cải thiện hiệu suất của nhân viên nhờ mang lại cho họ khả năng phản ứng nhanh với công việc có cường độ cao để bắt kịp với yêu cầu của môi trường DN nhỏ đa nhiệm ngày nay. Phải nhìn thấy điều này thì mới có thể tin được.

Có thể xem xét qua một ví dụ nhỏ. Trước đây, một công ty du lịch thường mất khoảng 15 phút để thực hiện một giao dịch với khách hàng: soạn e-mail, truy cập vào dữ liệu và gọi điện cho hãng hàng không để đặt vé. Ngày nay, một giao dịch như vậy có thể thực hiện trong vài phút nhờ các phần mềm quản lý hỗ trợ và nhờ hệ thống mạng tốc độ cao. Chỉ cần nhìn vào con số tăng lượng khách hàng phục vụ là bạn đã có thể biết được mình đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian và công sức.

Khi nào nâng cấp?

Lựa chọn và bảo trì công nghệ thật cẩn thận để phù hợp với nhu cầu của công ty là điều kiện tiên quyết. Bất kể công nghệ mà công ty bạn đang sử dụng nằm ở đẳng cấp nào, nếu bạn không nâng cấp nó trong vòng 2 hoặc 3 năm gần đây thì hệ thống của bạn chắc chắn đang cần được đại tu.

Vòng đời tối ưu của một MT để bàn là ba năm, còn của MT xách tay là hai năm. Sau chu kỳ này thì việc bảo trì và nâng cấp có thể tốn kém hơn cả mua máy mới. Điều này nghe có vẻ lạ nhưng nếu các công ty không lên kế hoạch cập nhật thường xuyên hoặc chỉ thay MT khi nó hỏng thì DN không chỉ mất cơ hội tăng năng suất bằng các MT mới hơn mà họ còn bị đe dọa bởi các sự cố do cấu hình phần cứng và phần mềm lạc hậu gây ra; việc này dẫn đến chi phí bảo trì dài hạn tăng lên.

Nâng cấp như thế nào?

Nâng cấp một chiếc MT, ví dụ thêm card video, có thể là một cách thức hữu hiệu để tùy biến MT theo nhu cầu sử dụng của nhân viên. Tuy nhiên, xét về lâu dài thì việc gia hạn vòng đời sản phẩm bằng cách thay mới các bộ phận là một chiến lược yếu kém.

Theo quan điểm chi phí trong ngắn hạn, bạn có thể thêm các bộ phận phần cứng vào MT. Nhưng nếu bạn tính đến cả chi phí nhân công, sự xao nhãng trách nhiệm chính của mỗi nhân viên, độ ổn định của hệ thống bị giảm sút, các vấn đề phát sinh liên quan đến bảo trì thì bạn sẽ thấy rất có lý khi mua MT mới với phần cứng và thiết bị ngoại vi mạnh hơn để đáp ứng hết được nhu cầu kinh doanh của bạn.

Sẽ không cần nói đến những lợi ích tiềm ẩn của công nghệ hiện đại nhất. Các bộ xử lý mới có sẵn công nghệ đa nhiệm, ví dụ bộ xử lý Pentium 4 của Intel có công nghệ siêu phân luồng, cho phép người sử dụng chạy nhiều tác vụ cùng một lúc, qua đó cải thiện được năng suất của nhân viên.

Phân bổ phù hợp

Với nỗ lực đơn giản hóa và chuẩn hóa các hệ thống tin học, nhiều công ty giao cho nhân viên của mình những chiếc MT hoàn toàn không phù hợp với công việc của họ. Những người hay phải di chuyển thì được giao máy để bàn còn nhân viên văn phòng lại được sử dụng MT xách tay. Sử dụng một hệ thống được thiết kế theo nhu cầu của công ty cũng quan trọng như sử dụng công nghệ mới.

Nếu nhân viên của bạn là những "chiến binh đường phố" và phải di chuyển liên tục, họ sẽ có ích hơn nếu được sử dụng MT xách tay. Còn với nhân viên thiết kế, bạn sẽ phải mua cho họ những máy để bàn công suất lớn. Sẽ rất thuận lợi nếu bạn sắp xếp nhân viên của bạn theo nhóm và xác định nhu cầu sử dụng MT của mỗi nhóm.

Khi nào cần máy chủ?

Khi nhu cầu sử dụng CNTT ở công ty bạn tăng lên, bạn cần phải triển khai các ứng dụng và thông tin trên MT, khi đó bạn phải có máy chủ. Nhiều công ty nhỏ cố gắng đơn giản hóa việc này bằng cách chạy phần mềm máy chủ trên một MT mạnh. Những chi phí họ tiết kiệm được bằng việc này sẽ phải trả bằng sự giảm sút tính ổn định, bảo mật và tốc độ của hệ thống.

Một MT bị chết đúng vào lúc cần nó nhất sẽ gây thiệt hại ngang bằng với đầu tư vào một máy chủ thực sự. Mua một máy chủ tức là chi một khoản đầu tư lớn, nhưng máy chủ có nhiều quy mô và có thể đặt cấu hình theo đúng nhu cầu của công ty. Một máy chủ thực sự và đáng tin cậy, ví dụ máy chủ chạy bộ xử lý Intel Xeon, cần bảo trì rất ít so với một máy PC chạy phần mềm máy chủ.

An toàn cho hệ thống

Có một vài điểm không phải bàn cãi, đó là virus, sự cố tự nhiên, nguồn điện không ổn định và một vài vấn đề khác sẽ đe dọa dữ liệu hệ thống của bạn. Hầu hết mọi người có dự phòng hệ thống (backup) nhưng họ thường không có chính sách dự phòng tập trung hóa.

Ghi ra CD hay sử dụng các thiết bị lưu trữ di động để sao lưu file trong trường hợp khẩn cấp là rất phù hợp đối với máy tính đơn lẻ, nhưng đối với quy mô mạng CNTT thì sẽ rất tốn kém và vô hình chung đặt dữ liệu ở tình trạng dễ bị đánh cắp hoặc bị hư hại.

Giải pháp đơn giản nhất dành cho cấp độ mạng là sử dụng mạng lưu trữ khu vực (SAN). Đây là mạng đặc biệt có tốc độ cực cao để kết nối máy chủ với các thiết bị lưu trữ. Giải pháp này làm giảm rất nhiều sự phụ thuộc quá tốn kém vào CD và các thiết bị lưu trữ di động đồng thời hỗ trợ được cho việc chia sẻ dữ liệu nhóm.

Tóm lại, bảo trì một mạng CNTT nhỏ là công việc tương đối đơn giản nếu như bạn lựa chọn đúng công nghệ. Việc bảo trì mạng cũng giúp bạn luôn tìm ra phương thức mới để cải thiện công nghệ mạng đồng thời nâng cao sức cạnh tranh của công ty bạn.

Trịnh Thanh Lâm
GĐ Giải Pháp, công ty Intel Việt Nam
Theo PCWorldVN