Kinh nghiệm soạn email thật tinh tế, chuẩn văn phòng

Soạn email cũng như khi đặt bút viết một lá thư, viết thư có quy tắc thì viết email cũng có những quy tắc riêng. Thậm chí, bạn có thể xem trọng việc soạn email như làm một bài báo cáo, luận văn để dành cho nó sự tỉ mỉ, tinh tế tối đa.

Chọn địa chỉ email nghiêm túc:

Có một sự khác biệt dễ nhận thấy giữa những người đi làm và tuổi teen, đó chính là nickname và địa chỉ email mà họ sử dụng. Không phải đánh đồng tất cả, nhưng rõ ràng những người nghiêm túc trong công việc sẽ chọn lựa tên tài khoản cho các dịch vụ chat, email mang chính tên của mình, nếu trùng thì sẽ linh động một số ký tự cho thích hợp.

Chẳng hạn, lemyngoc@, ngoclm@, myngoc_hcmc@,... Trong khi một số bạn trẻ vẫn sử dụng những cái tên khá “kêu”, như cobedangyeu@, giac_mo_tuyet_trang@, Nobita_123@,... chỉ thích hợp cho việc tán ngẫu vui vẻ giữa những người bạn. Vì vậy, các bạn học sinh, sinh viên thường xuyên phải trao đổi công việc hoặc sắp đi làm hãy chuẩn bị cho mình một địa chỉ email thật nghiêm túc để sử dụng dài lâu.

Soạn thảo email là cả một nghệ thuật.

Tuân thủ quy tắc soạn thảo Tiếng Việt:

Quy tắc soạn thảo văn bản và cách sử dụng từ ngữ, dấu câu trong Tiếng Việt là điều mà ai cũng đã từng học qua. Song thực tế vẫn còn rất nhiều người vi phạm vấn đề này, khiến người đọc có cảm giác khó chịu và họ sẽ đánh giá thấp người gửi email.

Vì vậy, khi soạn email, bạn phải tuyệt đối chú ý những điều sau: viết hoa đầu dòng, dấu chấm, dấu phẩy, chấm thang, dấu hỏi liền ký tự đứng trước, cách ký tự đứng sau một khoảng trắng, dấu ngoặc kép, ngoặc tròn không được có khoảng cách với từ, câu mà nó bao bên trong,…

Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và độ suôn:

Không bao giờ được nhấn nút Send ngay sau khi vừa soạn xong nội dung. Dù ngắn hay dài, bạn hãy đọc lại email một lần, chỉnh chu lại những dấu câu chưa hợp lý, thay đổi hay bổ sung một số từ nối sao cho đoạn văn nghe thật suôn.

Tiêu đề email thể hiện được tối đa nội dung bên trong:

Khó mà yêu cầu chỉ dùng một dòng tiêu đề để nói lên hết nội dung bên trong email, tuy nhiên bạn phải dành thời gian suy nghĩ được tiêu đề thật súc tích thể hiện được tối đa nội dung đó, thay vì gõ bừa là “Hi”, “Xin chào”, “Gửi anh”,…

Ngay cả tiêu đề email dạng “Gửi anh báo cáo” nhiều lúc cũng chưa thật sự thích hợp, mà nên chi tiết hơn, chẳng hạn “[Ngọc_Phòng kinh doanh] Gửi anh báo cáo Quý 2/2013”. Như ví dụ trên, việc dùng một số ký tự để phân biệt các phần trong tiêu đề cũng là cần thiết để người nhận nhanh chóng hiểu được.

Phân đoạn nội dung email:

Đừng viết nội dung email dài ngoằn mà chỉ có một đoạn duy nhất, bạn hãy phân đoạn dựa trên những nội dung nhỏ. Tuy nhiên, nếu một nội dung quá dài thì hãy tiếp tục tách ra nhiều đoạn nhỏ hơn, mỗi đoạn không nên dài quá 5 dòng và cách nhau bằng một dấu Enter. Đây là nguyên tắc cần chú ý để tạo cảm giác thoải mái cho người đọc email, ngay cả các bài báo mạng cũng thường áp dụng cách làm này.

Nếu có những đề mục nhỏ cho các nội dung trong email, bạn có thể in đậm dòng đó lên và sử dụng thêm tùy chỉnh màu nền là một màu sắc nhẹ như màu xám, xanh nhạt, nhưng phải đồng bộ một màu cho toàn bộ các đề mục.

Phân email thành các đoạn nhỏ, mỗi đoạn không quá 5 dòng sẽ dễ đọc hơn.

Tất nhiên, nội dung cần xếp từ trên xuống theo mức độ quan trọng giảm dần. Và bạn không được quên lời chào hỏi đầu email, cũng như lời cảm ơn, lời chúc và thông tin liên lạc của mình ở cuối email.

Đừng quá màu mè:

Dù biết là bạn muốn làm nổi bật một số chi tiết trong email, nhưng đừng nên dùng hết màu này đến màu khác để tô cho những phần đó, mà hãy tận dụng tùy chọn in đậm của trình soạn thảo, chỉ khi nào thật sự cần thiết mới dùng thêm màu sắc khác lạ.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tránh in hoa hay in nghiêng cho nguyên một câu hay một đoạn văn, rất khó đọc! Nếu có chèn hình thì phải biết lựa vị trí thích hợp. Font Tahoma là kiểu chữ rất được ưa chuộng khi soạn email.

Đặt tên tập tin đính kèm thật khoa học:

Không dùng các ký tự có dấu Tiếng Việt, không dùng khoảng trắng cho tên tập tin đính kèm, không sử dụng những tên vô nghĩa hoặc quá chung chung, mà bạn hãy đặt tên tập tin thật khoa học. Nếu có nhiều tập tin thì phải sắp xếp theo đúng thứ tự từ cách đặt tên cho đến bước đính kèm vào email. Chẳng hạn, 1.MyNgoc_DonXinViec, 2.MyNgoc_SoYeuLyLich, 3.MyNgoc_Hinh.

Để tránh bị “spam” email dai dẳng, bạn hãy cân nhắc “tick” vào trước những email chắc chắn là thư rác, rồi cho vào sọt rác hoặc xóa hẳn, chứ đừng đọc. Bởi vì, nếu bạn nhấn vào đọc email rác đó thì người gửi dễ dàng biết được email của bạn là có thật, như vậy rất có thể bạn sẽ bị spam nhiều hơn về sau.

Xem thêm:

• 29 cách kết thúc email tiếng Anh phổ biến và ý nghĩa của chúng
• 10 thói quen sử dụng email khiến người khác khó chịu