Tại sao nên sử dụng quy tắc lọc domain người gửi trong email?

Mỗi sáng, bạn thấy một số email quan trọng bị chôn vùi dưới đống quảng cáo lộn xộn. Trong khi hầu hết mọi người dựa vào các thư mục hoặc nhãn cơ bản, thì có một giải pháp mạnh mẽ hơn ẩn trong tầm nhìn rõ ràng: Quy tắc lọc domain, nhưng đáng ngạc nhiên là ít người biết về chúng.

Quy tắc lọc domain người gửi là gì?

Quy tắc lọc domain người gửi tự động sắp xếp email dựa trên domain mà chúng đến - đó là mọi thứ sau ký hiệu @ trong địa chỉ email. Thay vì tạo bộ lọc cho từng người gửi, bạn sắp xếp theo toàn bộ công ty hoặc dịch vụ.

Hãy cân nhắc điều này: khi Amazon gửi email cho bạn, email có thể đến từ các địa chỉ như no-reply@amazon.com hoặc orders@amazon.com, trong số hàng chục địa chỉ khác. Việc tạo bộ lọc riêng cho từng địa chỉ sẽ rất mệt mỏi, vì vậy bộ lọc domain sẽ tóm tất cả chúng bằng cách nhắm mục tiêu đến @amazon.com.

Quy tắc này hữu ích để quản lý bản tin, email công việc và thông báo mua sắm. Bạn có thể tạo và sử dụng các quy tắc trong Outlook để quản lý việc sắp xếp hộp thư đến và hầu hết những nhà cung cấp email lớn đều cung cấp chức năng tương tự.

Hầu hết mọi người bỏ lỡ tính năng này vì họ tập trung vào việc lọc những người gửi cụ thể. Nhưng khi bạn nhận ra rằng các công ty sử dụng nhiều địa chỉ email cho những mục đích khác nhau, việc lọc domain đột nhiên trở nên hoàn toàn hợp lý.

Cách thiết lập bộ lọc domain

Thiết lập bộ lọc domain chỉ mất vài phút vì cả Gmail và Outlook đều cung cấp các công cụ tích hợp. Tuy nhiên, mỗi nền tảng đều có những điểm kỳ quặc riêng, nhưng điều quan trọng là nhắm mục tiêu vào domain chứ không phải từng địa chỉ.

Thiết lập bộ lọc domain trong Gmail

Gmail không có nút lọc theo domain chuyên dụng. Thay vào đó, bạn sử dụng các toán tử tìm kiếm mạnh mẽ của nó trong công cụ tạo bộ lọc. Đây là giải pháp thay thế đơn giản hoạt động hoàn hảo sau khi thiết lập. Sau đây là cách để thiết lập bộ lọc:

1. Nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở bên phải thanh tìm kiếm ở trên cùng. Thao tác này sẽ mở menu tìm kiếm nâng cao.
2. Trong trường From, nhập *@domain.com. Dấu hoa thị (*) đóng vai trò là ký tự đại diện cho bất kỳ người gửi nào tại domain đó.
3. Nhấp vào Create filter và chọn những gì sẽ xảy ra với các email này. Xóa bộ lọc là cách thường làm để xử lý thư rác thực sự. Bạn cũng có thể áp dụng nhãn để phân loại chúng một cách gọn gàng.
4. Chọn Also apply filter to matching conversations để dọn sạch các email hiện có, sau đó nhấp vào Create filter.

Dấu hoa thị trước ký hiệu @ rất quan trọng vì nó yêu cầu Gmail bắt tất cả các email từ domain đó. Nếu không, các bộ lọc sẽ không hoạt động chính xác.

Theo thời gian, các quy tắc lỗi thời có thể cản trở các ứng dụng email hoặc gây ra lỗi. Sau đây là cách xóa chúng:

1. Truy cập Settings bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng, sau đó chọn See all settings.
2. Nhấp vào Filters and blocked addresses, rồi tìm bộ lọc bạn muốn xóa khỏi danh sách.
3. Nhấp vào nút Edit hoặc Delete bên cạnh bộ lọc.
4. Để xóa nhãn, hãy di chuột qua tên nhãn ở thanh bên trái và nhấp vào Remove label.

Gmail cho phép bạn kết hợp nhiều domain trong một bộ lọc. Chỉ cần phân tách chúng bằng OR (viết hoa), như: *@amazon.com OR *@ebay.com. Tính năng này tỏ ra hữu ích khi quản lý tất cả các email mua sắm trong một lần quét.

Thiết lập bộ lọc domain trong Outlook

Phiên bản trình duyệt của Outlook chôn vùi các quy tắc sâu hơn ứng dụng desktop - có một sự thất vọng nhẹ. Nhưng khi bạn biết nơi để tìm, mọi thứ trở nên đơn giản. Thực hiện theo các bước sau để thiết lập bộ lọc domain:

1. Nhấp vào biểu tượng Settings ở góc trên bên phải.
2. Đi tới Mail rồi chọn Rules.
3. Nhấp vào + Add new rule và đặt tên cho quy tắc đó (ví dụ, Shopping).
4. Trong mục Add a condition, chọn From rồi nhập @domain.com.
5. Trong mục Add an action, chọn Move to rồi chọn thư mục (trước tiên hãy tạo thư mục mới bằng cách nhấp chuột phải vào danh sách thư mục). Bạn cũng có thể thêm nhiều hành động.
6. Chọn Run rule now và nhấp vào Save ​​​​​​để tạo quy tắc.

Ký tự đại diện (*) hoạt động tương tự như dấu hoa thị của Gmail. Sau khi tạo bộ lọc domain, bạn có thể áp dụng bộ lọc này để dọn dẹp hộp thư đến hiện tại của mình. Nhưng nếu không còn cần quy tắc nữa, bạn có thể xóa quy tắc không mong muốn đó bằng cách làm theo hai bước đầu tiên.

Cả hai nền tảng đều hỗ trợ các ngoại lệ, điều này rất cần thiết. Ví dụ, bạn có thể lọc tất cả email từ domain của công ty vào một thư mục công việc, ngoại trừ những email từ sếp của bạn, những email này sẽ nằm trong hộp thư đến chính.

Cách sử dụng bộ lọc domain vượt ra ngoài phạm vi sắp xếp cơ bản

Bộ lọc domain giúp loại bỏ bản tin khỏi hộp thư đến của bạn, nhưng đó là lợi thế cơ bản. Giờ làm việc chuyên sâu của bạn rất quan trọng. Bạn có thể lọc các domain như @news.site thẳng vào thư mục Read Later (Đọc sau). Vấn đề không phải là bỏ qua chúng mãi mãi; mà là chọn thời điểm bạn chú ý đến chúng. Việc phân tách có chủ đích này giúp giảm đáng kể việc chuyển đổi ngữ cảnh và cho phép bạn tập trung.

Thứ hai, không phải tất cả email @bankname.com đều giống nhau. Hãy tạo một quy tắc lọc bất kỳ email nào không phải từ @secure.bankname.com hoặc @alerts.bankname.com (các kênh chính thức mà ngân hàng của bạn sử dụng cho những liên lạc quan trọng) vào thư mục Verify (Xác minh). Quy tắc này ngay lập tức đánh dấu các nỗ lực lừa đảo tiềm ẩn bằng cách sử dụng những domain tương tự, buộc bạn phải xem xét kỹ lưỡng trước khi chúng xuất hiện trên màn hình chính.

Mặt khác, bạn có thể cho phép các domain cụ thể bỏ qua tất cả mọi bộ lọc khác và được đánh dấu là quan trọng ngay trong hộp thư đến của mình. Làm như vậy sẽ đảm bảo các thư thực sự khẩn cấp hoặc thư cá nhân không bao giờ bị lạc trong quá trình xáo trộn tự động và chúng sẽ được đưa lên đầu ngay lập tức.

Lọc @every.retailer.ever thẳng vào thư mục lưu trữ hoặc thư mục rác giúp hộp thư đến của bạn luôn sạch sẽ. Bạn chỉ có thể kiểm tra thư mục đó khi đang tích cực tìm kiếm mua sắm, biến việc tiếp thị liên tục thành thứ bạn kiểm soát, chứ không phải thứ kiểm soát bạn.

Thiết lập bộ lọc domain đầu tiên của bạn có vẻ là một bước nhỏ, nhưng đó là cách tốt hơn để sắp xếp email. Đừng đợi đến khi bạn chìm trong biển thư chưa đọc. Hãy dành 5 phút hôm nay để thiết lập bộ lọc đầu tiên mà bản thân bạn trong tương lai sẽ cảm ơn bạn.