Khôi phục các file đã bị xoá trong Exchange Server 2003 (Phần I)

Trong bài này chúng tôi sẽ giải thích cách khôi phục các file bị xoá ở mức lưu trữ mailbox và trong Public Folders.

Giới thiệu

Hôm nay chúng tôi xin giới thiệu loạt bài về khôi phục các file đã bị xoá trên Exchange Server 2003. Loạt bài này được chia thành hai phần, phần đầu giới thiệu cách thức khôi phục dữ liệu ở mức lưu trữ mailbox. Phần hai sẽ thảo luận đến vấn đề khôi phục các file trong Public Folders. Trong mỗi bài chúng tôi đều cung cấp cách thức thực hiện trên hai kiểu cấu hình thiết lập: server và client.

Chủ đề của bài này thực ra đã được nói đến nhiều trên các diễn đàn Exchange Server - cách khắc phục thảm hoạ (Disaster Recovery) cho máy tính. Điều quan trọng nhất khi máy tính của bạn gặp phải "thảm hoạ" (sự cố gây mất dữ liệu và truy cập người dùng không được đáp ứng như hoả hoạn, lũ lụt, trộm cắp…) là phải xác định được hoàn cảnh và môi trường cụ thể khi diễn ra sự kiện đó, để có các hoạt động khôi phục thích hợp nhất có thể.

Trước khi bắt đầu bạn phải đảm bảo chắc chắn rằng đã sao lưu an toàn dữ liệu ban đầu và có thể khôi phục thành công chúng trong môi trường kiểm tra của bạn.

Chúng ta sẽ thảo luận một số cách khôi phục từng phần trước khi khôi phục toàn bộ. Để giảm yếu tố phiền nhiễu cho người quản trị, người dùng có thể phục hồi các thư trong mailbox của Exchange Server đã bị xoá mà không cần đến sự can thiệp của quản trị viên.

Chú ý:
Phương thức này không chỉ được dùng để phục hồi thư hay tin nhắn bị xoá. Đây có thể được coi là một chương trình phục hồi, giảm thời gian khôi phục cho các phần tử bị xoá dù không phải là giải pháp sao lưu hoàn chỉnh. Chương trình này có thể được dùng với các giải pháp sao lưu Exchange Server hoặc thành phần khác như Recovery Storage Groups (Các nhóm lưu trữ khôi phục), Restore online and offline (Khôi phục trực tuyến và phi trực tuyến).

Hiểu về xoá mềm và xoá cứng trong môi trường Exchange Server

Có hai kiểu xoá dữ liệu trong môi trường Exchange Server: xoá mềm và xoá cứng

Xoá mềm: là khi dữ liệu bị xoá bằng phím DELETE và các dữ liệu đó sẽ bị chuyển vào thư mục Deleted Items.

Xoá cứng: là khi dữ liệu bị xoá hoàn toàn bằng cách ấn tổ hợp phím SHIFT + DELETE và dữ liệu tự động được loại bỏ khỏi ổ cứng máy.

Các thư thường bị xoá cứng trong trường hợp:

• Ấn tổ hợp phím SHIFT+DELETE trong Microsoft Outlook để xoá thư.
• Làm việc trên client Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4) hoặc client khác không có chế độ tự động chuyển thư bị xoá vào thư mục Deleted Items.
• Chuyển thư sang định dạng file PST.

Cấu hình Exchange Server

Trước khi nghĩ về khôi phục dữ liệu thì chuẩn bị cách thức duy trì nó như thế nào cũng hết sức quan trọng. Mặc định Exchange Server cho phép lưu lại các thư bị xoá trong 7 ngày và tất cả các tài khoản bị xoá trong 30 ngày. Bạn có thể tự chỉnh lại thời gian giới hạn nếu thấy cần, nhưng phải đảm bảo có đủ dung lượng đĩa trống để lưu trữ các file đã bị xoá cùng với lượng ngày tăng lên.

Tất cả các thiết lập này ở mức lưu trữ mailbox, có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Mở Exchange System Manager

2. Vào Administrative Groups

3. Mở rộng

4. Vào Servers

5. Mở rộng

6. Mở rộng

7. Kích phải chuột lên , chọn Properties > Limits

Thiết lập này được đặt ở mức lưu trữ mailbox. Như thế có nghĩa là người dùng sẽ có 7 ngày để phục hồi các thư bị xoá cứng. Nhưng nhiều trường hợp nếu người dùng là những người đặc biệt như các nhà quản lý, các giám đốc công nghệ…, bạn có thể thay đổi giá trị thông số như sau:

Mở Active Directory Users and Computers, kích đúp vào người dùng, chọn tab Exchange General > Storage Limits. Trong hộp thoại Storage Limits mở ra (hình 2), chúng ta có thể thay đổi các giá trị ngày khác cho từng đối tượng người dùng. (Trong ví dụ này số ngày được đưa ra cao hơn).

Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook

Mặc định, tất cả các message đã bị xoá và đưa vào thư mục Deleted Items có thể được phục hồi ở client Outlook (máy của người dùng). Để làm điều đó, bạn vào Tools, chọn Recover Deleted Items (hình 3). Chương trình này được gọi là xoá mềm.

Hình 4 thể hiện tất cả các phần tử bị xoá bên trong thư mục Deleted Items. Bạn sẽ thấy hai lựa chọn: xoá vĩnh viễn các message được chọn (nút thứ ba) hoặc phục hồi chúng (nút thứ hai) trở lại thư mục ban đầu (thư mục Deleted Items).

Mặc định, thành phần trên chỉ làm việc với thư mục Deleted Items (xoá mềm). Nếu một message bị xoá bằng tổ hợp phím Shift + Delete (xoá cứng) từ thư mục khác, nó sẽ không xuất hiện trong phần Recover Deleted Items của thư mục Deleted Items. Một trường hợp phổ biến khác: khi người dùng chuyển các message từ mailbox (Inbox, Sent Items) thành dạng file ".pst", các message này cũng không được lưu trong thư mục xoá tạm thời.

Trong trường hợp đó bạn có thể phục hồi lại bằng cách chỉnh sửa thanh ghi: bổ sung thêm thành phần DumpsterAlwaysOn vào thanh ghi máy tính cho phép thực hiện khôi phục các phần tử bị xoá (Recover Deleted Items ) trên tất cả thư mục Outlook.

Để chỉnh sửa thanh ghi, thực hiện theo những bước sau:

1. Vào Start, chọn Run, gõ regedit rồi chọn OK.

2. Vào HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\Options

3. Kích phải chuột lên khung bên phải rồi vào New, chọn DWord Value, gõ DumpsterAlwaysOn và điền giá trị 1 vào để kết thúc (Hình 5).

4. Khởi động lại Outlook.

Sau khi thay đổi lại thanh ghi bạn có thể dùng thành phần Recover Deleted Items cho tất cả các thư mục Outlook.

Chú ý:
Khi các message trong hộp Inbox của bạn được để dưới dạng file *.pst, những message nào được chuyển đi trong chương trình đều được coi là xoá cứng.

Phục hồi các phần tử bị xoá bằng OWA

Bạn cũng có thể dùng Outlook Web Access để phục hồi các phần tử bị xoá. Chúng ta có thể thấy biểu tượng Recover Deleted Items trong thư mục Deleted Items (hình 6).

Nút này không xuất hiện trong các thư mục khác. Vì thế khi thực hiện một xoá cứng dùng Outlook Web Access, chúng ta không thể thấy message đã bị xoá.

Kiểm tra chương trình phục hồi với Outlook Web Access

Để kiểm tra chương trình phục hồi OWA, vào tài khoản mailbox của một người dùng nào đó, thực hiện xoá cứng hai message đặt trong thư mục Inbox (hình 7). Sau khi ấn Shift + Delete, bạn sẽ thấy một hộp thoại xuất hiện, kích vào OK để tiếp tục.

Để phục hồi các message đột nhiên bị xoá trong hộp Inbox, chúng ta phải dùng cú pháp sau:

http:///exchange///?cmd=ShowDeleted

Cú pháp này cho ta quyền truy cập vào các phần tử bị xoá trong Internet Explorer.

Bây giờ bạn có thể thấy trang mới hiển thị tất cả các message bị xoá cứng trong thư mục Inbox. (Hình 8).