Hướng dẫn cho người dùng Gmail

Quản trị mạng – Năm năm trong chế độ beta không thể ngăn chặn ứng dụng email trên web của Google hưng thịnh. Trong thực tế, nó là một trong trong số ít các sản phẩm email tiếp tục được cách tân. Sở dĩ nói như vậy là vì các ứng dụng email máy trạm như Outlook và Thunderbird không có nhiều thay đổi trong những năm qua; Hotmail đều đặn nhận những cái tên mới sau vài tháng một lần, tuy nhiên là tất cả những gì thay đổi với nó. Trong khi đó Gmail, thông qua các trải nghiệm từ các nhóm phát triển của Gmail Labs, liên tục có thêm các tính năng mới.

Cộng thêm vào đó, Gmail cũng rất đơn giản cho sử dụng. Tối thiểu cũng là trên bề mặt sử dụng của nó. Mặc dù vậy, nhiều tính năng mạnh của Gmail vẫn chưa được người dùng khai thác đến. Do đó mà chúng tôi dành riêng một bài này để giới thiệu những tính năng nổi bật mà bạn có thể chưa khai thác hết về chúng.

Tìm hiểu về Gmail

Việc quản lý giao diện của Gmail quả thực rất đơn giản, thậm chí đơn giản cả với những ai chưa từng có nhiều kinh nghiệm trong việc sử dụng email. Tuy vậy nếu bạn đã quen sử dụng các chương trình email truyền thống như Outlook thì cũng vấn có một số thứ mà bạn có thể bỏ phí trong dịch của Google này.

Một thứ cần phải kể đến đầu tiên trong đó là các nhãn (label). Outlook, Thunderbird và thậm chí webmail của Yahoo vẫn sử dụng giao diện kiểu cây thư mục cũ, giao diện mà bạn có thể kéo các thư trong hộp thư vào một thư mục nào đó để phân loại và lưu trữ, tuy nhiên Gmail lại không sử dụng giao diện cũ đó mà thay vào đó là các nhãn. Về cơ bản chúng là các tag, giống như các tag được sử dụng bởi hầu hết các blog và mỗi một thư có thể có nhiều nhãn được gán. Nếu lưu trữ một thư, bạn có thể thấy được nó bằng cách kích vào nhãn được gán cho nó (hay bằng cách tìm kiếm). Outlook 2007 cũng cung cấp các hạng mục có mã màu cũng giống như các nhãn của Gmail, nhưng vẫn dựa chủ yếu vào cây thư mục.

Tuy nhiên, liệu các nhãn của Gmail có phải là giải pháp tốt hơn? Chúng có thể gây lộn xộn và chút bực dọc nếu bạn đã quen với việc kéo và thả các thư. Nếu sử dụng Gmail đầu tiên thì phương pháp “dán nhãn trước, lưu trữ sau” sẽ rất đơn giản. Theo cách đó bạn không cần lưu trữ các thư trong Gmail mà vẫn có thể thực hiện việc tìm kiếm nhanh và chính xác như bạn mong đợi ở Google.

Một khía cạnh khác có thể khó khăn hơn đó là conversations. Gmail sẽ nhóm các thư với cùng một dòng chủ đề, vì vậy các reply sẽ được so khớp với thư gốc. Nó cũng giống như các cuộc đàm luận (conversation) đã được xâu trong hầu hết các board thảo luận trực tuyến nào. Kích vào Expand All bên phía phải để xem toàn bộ một conversation từ khi bắt đầu tới kết thúc. Thậm chí bạn còn có thể chuyển tiếp toàn bộ cả một cuộc đàm luận như một thư.

Cũng có thể làm giả một conversations view trong Outlook (kích phải vào đầu của trường và chọn "Conversations" với tư cách là một tùy chọn tổ chức mới), trong Thunderbird (kích vào biểu tượng quả cầu ở phía trên góc trái trong danh sách thư).

Truy cập mọi nơi

Gmail được thiết kế để có thể xem trong trình duyệt web. Tuy nhiên, nó không bị hạn chế đối với bất kỳ trình duyệt nào. Bất cứ phần mềm e-mail client nào cũng đều có thể truy cập Gmail. Phương pháp đơn giản nhất: Chuyển tiếp các thư Gmail vào một địa chỉ khác đã được thiết lập trong Outlook hoặc Thunderbird (hoặc thậm chí với một dịch vụ webmail nào đó như Hotmail hay Yahoo). Điển hình hơn đó là việc sử dụng giao thức POP3, đây là giao thức được sử dụng cho hầu hết các tài khoản email đang tồn tại. Bạn có thể kích hoạt điều đó trong các thiết lập của Gmail – thậm chí còn có thể gửi các email đang tồn tại mà bạn lưu trong Gmail đến một phần mềm máy khách, không chỉ các thư mới, để thực hiện hành động backup toàn bộ. Gmail có cung cấp cả một hướng dẫn cụ thể về việc cấu hình hoàn tất cho POP client.

Bên cạnh đó Gmail còn hỗ trợ cả IMAP. Với IMAP, bất cứ thay đổi nào được thực hiện đối với các thư của Gmail trong phần mềm e-mail client của bạn đều được phản hồi trong Gmail trên web. Xóa một thư – thư đó sẽ biến mất khỏi tài khoản. Kéo một thư vào một thư mục, nó sẽ được lưu trữ và được gán nhãn bằng tên của thư mục đó. Với POP3, bạn sẽ cần phải xóa hoặc gán nhãn cho nó trên máy khách của mình, sau đó gán nhãn tiếp trên Gmail.

Có thể không cần phải vào Gmail trực tiếp nếu sử dụng iGoogle là trang chủ của mình. Cố nhiên, có Gmail widget sẵn ở đó; gồm có một Gmail widget thực hiện truy cập full-screen (tuy có một câu hỏi rằng tại sao bạn không thực hiện một kích chuột mở rộng để truy cập một cách đơn giản vào bản thân Gmail). Hãy thử tất cả; chúng hoàn toàn là miễn phí với bạn. Người dùng Yahoo Widget cũng sẽ thấy một Gmail reader với các bảng tóm tắt các thư gửi đến.

Truy cập Offline

Một mở rộng cho trình duyệt Gears của Google cho phép một số các dịch vụ web có thể truy cập off-line, nó cho phép bạn có thể truy cập Gmail trong trình duyệt của mình thậm chí khi không có kết nối Internet. Gears sẽ lưu các thư trên ổ cứng của bạn và cho phép bạn soạn thảo email để gửi khi kết nối được khôi phục. Nếu bạn cài đặt Gears trên nhiều máy tính, không hề vấn đề gì. Bất cứ thay đổi nào trong Gmail trên một máy tính nào đó sẽ được đồng bộ với tài khoản chính, sau đó đồng bộ với các máy tính khác.

Gears làm việc trong Firefox 1.5 hay IE6 hoặc gần đây. Khi bật tính năng nằm trong tab Labs trong phần Settings, bạn sẽ thấy một liên kết Offline ở phía trên của Gmail; hãy kích vào liên kết đó, khi đó một hộp thoại sẽ xuất hiện và yêu cầu bạn bảo đảm rằng mình hiện không sử dụng một máy tính công cộng. Nếu Gears đã được cài đặt, kích Next, đồng ý rằng bạn tin tưởng Gmail và kích Allow. (Nếu Gears chưa được cài đặt, khi đó nó sẽ cài đặt cho bạn. Liên kết sẽ không xuất hiện nếu trình duyệt không hỗ trợ Gears).

Bạn có thể phải đợi một chút trong quá trình cài đặt Gears – nó phải download tất cả các thư và các đính kèm của bạn. Tùy thuộc nếu bạn có rất nhiều thư hoặc các đính kèm, thời gian chờ đợi của bạn có thể sẽ lâu. Hãy bảo đảm có đủ không gian trên ổ cứng của mình (lưu trữ online có thể lên đến 7GB). Việc không phải lưu tất cả các thư Gmail của mình một cách nội bộ, điều đó sẽ rút bớt được không gian trống trong ổ đĩa cứng của bạn. Thiết lập phạm vi ngày và hạn chế chỉ cho các file gần đây nhất. Các thư tạp và spam sẽ không hiện hữu trong chế độ off-line.

Với những người có kết nối Internet chập chờn, kiểu không ổn định, Offline Gmail cung cấp một chế độ kết nối Flaky (Flaky Connection Mode). Tất cả sự đồng bộ dữ liệu đều diễn ra trong chế độ background bất cứ khi nào có thể, trong khi đó bạn vẫn thực hiện công việc của mình trên các copy nội bộ các thư mail; không thực sự là off-line nhưng khá gần như vậy. Sử dụng chế độ này khi đồng bộ Gmail lần đầu với ổ đĩa cứng của bạn để bạn vẫn có thể tiếp tục làm việc.

Kiểm tra trạng thái off-line hiện hành bằng cách sử dụng biểu tượng phía trên panel của Gmail. Một vòng tròn màu xanh lục với dấu tích có nghĩa rằng bạn đang online; màu xanh lục với vòng xoắn ốc có nghĩa bạn đang online và đang đồng bộ; màu xám có nghĩa trạng thái đang off-line; và xoắn xanh nước biển chỉ thị chế độ Flaky Connection Mode. Kích vào biểu tượng để hủy kích hoạt Offline Gmail bất cứ lúc nào. Bạn sẽ tìm thấy thêm các thiết lập trong tab Offline trong phần Settings.

Các theme cho năm mới

Liệu việc thay đổi diện mạo của giao diện Gmail có làm thay đổi cách bạn sử dụng nó? Không hẳn vậy. Tuy nhiên sự cá nhân hóa luôn mang tính “hot”. Bạn có thể chọn giữa cách thay đổi màu đơn giản hoặc các theme nâng cao tiêu biểu cho ảnh minh họa. Những lựa chọn ở đây đều có hạn chế, đặc biệt khi bạn so sánh chúng với những gì có sẵn trên iGoogle và không có tùy chọn nào để bạn có thể thay đổi theme một cách tự động mỗi ngày. Các theme của Gmail chỉ được hỗ trợ đầy đủ bởi một số trình duyệt web: Internet Explorer 7.0+, Firefox 2.0+, Safari 3.0+ và Google Chrome. Các trình duyệt khác sẽ không hiển thị tab Themes trong Settings.

Sẽ là quan trọng đối với việc thiết lập location của bạn theo các theme khi một trong số chúng thay đổi dựa theo nơi bạn ở và thời gian trong ngày.

Lọc các tìm kiếm trong Inbox

Rõ ràng khả năng tìm kiếm của Gmail khá tuyệt vời. Nếu bạn không dán nhãn các thư thì việc tìm những gì bạn cần cũng hoàn toàn dễ dàng. Tuy nhiên tại sao lại hạn chế bản thân bạn với một cách tìm kiếm như vậy?

Khi thực hiện một tìm kiếm trong Gmail, không sa lầy vào phần văn bản. Sử dụng các toán tử để thu hẹp phạm vi tìm kiếm xuống. Các toán tử ở đây gồm có from:, to:, subject:, label:, list: (cho các danh sách mail), filename: (cho các đính kèm nào đó) và các dấu trích dẫn để tìm một cụm từ cụ thể nào đó. Gmail Help có cung cấp cho các bạn một danh sách các toán tử hữu dụng tại đây.

Tất cả các thuật ngữ mà bạn tìm kiếm đều được nhóm mặc định với toán tử Boolean AND; nếu bạn cần tìm lại một trong các thuật ngữ đó, hãy đặt toán tử OR giữa chúng. Việc đặt các thuật ngữ trong các dấu ngoặc xoắn như {from:eric subject:hashtags} cũng gần giống như toán tử OR. Sau đó bạn có thể cặp một tập nào đó với các thuật ngữ được yêu cầu trong tìm kiếm. Tương tự như vậy, các thuật ngữ tìm kiếm sẽ được bọc trong các dấu ngoặc đơn bị có tác dụng như sử dụng toán tử AND. Chính vì vậy bạn có thể thực thi các tìm kiếm phức tạp trong inbox của mình như sau:

(to: (Dan Jeremy Lance) subject: {hashtags twitter})

Nội dung trên là tìm kiếm tất cả các thư đến Dan, Lance và Jeremy có "hashtags" hoặc "twitter" trong dòng chủ đề.

Các bộ lọc Filter có thể thay đổi các thư khi chúng đến (như các Rule thực hiện trong Outlook). Thay đổi chủ yếu là việc sử dụng các nhãn dựa trên tiêu chuẩn mà bạn thiết lập. Bạn cũng có thể lọc các hạng mục để đánh dấu chúng bằng màu đỏ, được lưu trữ (có nghĩa chúng sẽ được move khỏi inbox của bạn), xóa hoặc chuyển tiếp đến các địa chỉ khác dựa trên người gửi thư, dòng chủ đề, hoặc bất cứ từ nào có hoặc không có trong phần thân của thư. Sử dụng dấu ngoặc đơn (hoặc toán tử AND) hoặc dấu ngoặc xoắn (hoặc toán tử OR) theo tiêu chuẩn lọc của bạn.

Các toán tử Boolean khác mà bạn có thể sử dụng: dấu (-) trước thứ gì đó bạn không muốn hiển thị trong search/filter ( chẳng hạn như -from:Jeremy để tránh tất cả các email đến từ người có tên Jeremy, hoặc -from:*@pcmag.com nhằm tránh các thư đến từ PCMag.com. Đặt nhiều tên miền theo cách đó trong các dấu ngoặc xoắn và chúng sẽ được bỏ qua.