Giảm thời gian và chi phí nhận Fax với phần mềm ActiveFax Server

Nếu như bạn đã từng bực bội với cái máy Fax giấy nhiệt vì nếu như quên để lâu mà chưa đi photo (quá bận rộn với công việc tại văn phòng) thì bản Fax coi như bị mờ không còn nhìn thấy được nữa thì thật là bực bội phải không các Bạn, không những thế mỗi khi hết cuộn giấy nhiệt mà sơ ý không hay biết thì cũng rất phiền phức.

Ngày nay với công nghệ hiện đại hơn, máy Fax có thể in ra trên giấy thường không phải photo vì không sợ bị phai màu, nhưng các bạn cũng nên nhớ rằng chi phí mua mực cho loại máy Fax này cũng khá đắt nhưng chỉ sử dụng độ 200 trang, mặt khác khi cần tra cứu các bản Fax này mỗi khi bị thất lạc thì đúng là một nổi ám ảnh cho các nhân viên Văn thư – Lưu trữ. Vậy hôm nay Tôi xin phép trình bày một cách đơn giản để có thể giảm bớt gánh nặng nêu trên mà lại có ý nghĩa lâu dài theo thời gian, giảm bớt chi phí, giảm bớt không gian.

Vậy cách đó là gì vậy? Cách này thật ra rất đơn giản là dùng một phần mềm có thể nhận các cuộc Fax đến, sau khi nhận Fax nó có thể thông báo trên màn hình có Fax mới đồng thời nó sẽ in ra giấy thường thông qua một máy in, máy in này có thể nối trực tiếp với máy tính hoặc máy in mạng, chưa hết phần mềm này còn có thể lưu trữ các bản Fax này ngay trên đĩa cứng của máy tính theo các mục rất tiện dụng: hiển thị thông tin nơi Fax đến theo tên nếu số Fax này đã được lưu trong danh sách phone book, ngày Fax, số trang, … ta có thể sắp xếp các bản Fax này theo tên hay số Fax đến, theo ngày, theo nhóm, … hơn thế nữa, chương trình này còn có thể lưu trữ các bản Fax theo tháng năm trong thư mục archive theo một chu kỳ đã đặt sẵn trong phần cài đặt thông số của chương trình, do đó Bạn có thể tìm và in lại bản Fax một cách dễ dàng.

Vậy phần mềm này có tên là gì? Đó là phần mềm ActiveFax Server 3.85.192 dung lượng chưa đầy 5MB đã có crack, hiện tại tôi đang sử dụng phần mêm này tại cơ quan của Tôi – nhất là cơ quan có bộ phận thanh toán thường xuyên thông qua các bản Fax như ngành Ngân hàng, Tôi thấy nó rất hữu dụng. Trước đây tôi có sử dụng qua phần mềm nhận Fax rất chuyên nghiệp WinFaxpro 9.x/10.x dung lượng của phần mềm này rất lớn từ 20MB đến 50MB giá trên 50 USD, mặt khác phần mềm này khi sử dụng thường gặp lỗi khi đang nhận Fax mà có tín hiệu nhiễu trên đường chuyền là bị lỗi, khi bị lỗi thì nó không thông báo có Fax mới và không in ra mặc dù nó đã nhận được vài trang.

Yêu cầu máy tính có cấu hình:

Requirements for Server Installation:

Requirements for Client Installation:

Trước khi cài đặt vui lòng tải phần mềm về máy:

Download: ActiveFax Server

Dung lượng khoảng: 5.37 Mb

Chương trình này hỗ trợ rất nhiều loại modem kể cả modem hoặc thiết bị ISDN. Phần không kém phần quan trọng là nó hỗ trợ môi trường mạng client/server với giao thức TCP/IP nếu máy chủ chạy Windows-NT hoặc Netbeui (Windows Network) for data exchange

Máy chủ và khách chạy HĐH windows

Máy chủ chạy HĐH unix, các máy khách chạy HĐH windows.

Ngoài ra phần mềm này xử lý lỗi rất tốt tương đương như một máy Fax thông thường khi có xãy ra lỗi trên đường chuyền khi đang nhận Fax.

CDKEY:

Name : TEAM LAXiTY

License Key : 52472-80162

Quá trình cài đặt và thiết lập thông số như sau:

Chạy tập tin setup.exe trong thư mục của chương trình hoặc từ Start/Run và chọn Browse tìm đến thư mục chứa chương trình cần cài và chọn setup.exe và OK để tiến hành cài đặt, màn hình đầu tiên xuất hiện như hình:

Ta cứ việc chọn Next để tiến hành cài đặt, ta lại có một màn hình tuỳ chọn như hình bên dưới:

Mặc nhiên chương trình chọn mục đầu tiên, mục này có ý nghĩa cài chương trình cả hai dịch vụ vừa là Server vừa là client, nếu chỉ sử dụng cho một mình máy của Bạn thì tôi nghĩ bạn nên chọn là Server còn sử dụng cho cả mạng thì bạn chọn mục đầu tiên. Theo nội dung bài viết này Tôi chọn mục đầu tiên, tiếp theo ta chọn Next ta nhận được màn hình như sau:

Tiếp theo ta chọn Next để tiếp tục, ta lại có hình:

Bạn nên chọn vào mục Startup Fax Server Automatically at Boot Time các mục khác bỏ và chọn Finish kết thúc quá trình cài đặt.

Drag chuột vào góc phải màn hình như hình:

Và chọn Open để mở chương trình ta lại nhận được hình yêu cầu nhập những thông tin của máy Fax :

Sau khi nhập các thông số ta chọn OK, chú ý phần Your Name: không thể thay đổi, do dây là tên của Cdkey Crack, tiếp theo ta có hình yêu cầu nhập Password cho chương trình mỗi khi mở, bạn nên bỏ trống phần Password cho dễ sử dụng về sau, sau đó chọn OK như hình:

Tiếp theo ta có hình bao gồm các phần như hình:

Bạn tiến hành cài đặt thêm các tuỳ chọn cho chương trình chạy theo ý của Bạn, click chuột vào Menu/Extras và cài các thông số trên mục này như hình:

Cấu hình để nhận thông báo trên màn hình mỗi khi có Fax mới và lưu ngày nhận theo kiểu D/M/Y (ngày/tháng/năm) như hình:

Khi có Fax mới trên màn hình máy tính hiện một thông báo như hình:

Và đồng thời sẽ in các bản Fax nhận được ra giấy thông qua máy in mà ta đã cài đặt trong mục chọn theo hình bên dưới, ví dụ máy in có tên là HP Laserjet 1200:

Cấu hình để các bản Fax được lưu trữ theo một thời gian nhất định, ta cũng cấu hình như hình bên dưới:

Ta chọn mục chọn Automatically Move Fax Message to Archive after 7 days có nghĩa là chương trình sẽ tiến hành lưu các bản Fax đến sau 7 ngày vào nơi lưu trữ theo tháng năm như hình bên dưới bên góc trái bên dưới của hình trong mục archive, trong hình bên dưới cũng thể hiện toàn bộ chi tiết các thành phần của bản Fax đến: số trang Fax, nơi Fax, ngày Fax, giờ Fax, …

Ta cũng có thể tiến hành tìm kiếm các thông tin trong ô Search.

Cấu hình phone book để khi nhận Fax thì nơi Fax tới sẽ thể hiện dưới dạng là một tên gọi thay vì là số, ta click chọn vào mục cuốn sách trên Menu ta có hình:

Nhập thông số vào: tên vào mục name, số điện thoại vào ô phone, số Fax vào ô Fax Number, user bạn chọn vào mục Unknow hoặc Administrator tuỳ bạn sao đó chọn OK ta có hình:

Cuối cùng là click chuột vào mục Save setting để chương trình sẽ hoạt động theo chế độ đã cài đặt.

Vậy là ta đã cài đặt và cấu hình hoàn chỉnh chương trình Fax trên máy, tuy nhiên còn nhiều ứng dụng khác các Bạn có thể tự nghiên cứu và khai thác thêm.

Tuy đã cố gắng diễn đạt cho các Bạn hiểu và thực hành chương trình này, nhưng cũng không thể không thiếu nhiều sai sót mong các Bạn thông cảm và mong nhận được đóp góp từ phía các Bạn.

Lê Minh Sang – Email: lnkn7@yahoo.com.au

ĐT: 0908256762

Ngân hàng TMCPNT Kiên Long

44 Phạm Hồng Thái, Thị Xã Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang