Cải thiện các chức năng trong Outlook 2010 với Mail Mining

Quản Trị Mạng - Các tùy chọn có sẵn của Outlook 2010 cho phép người sử dụng dễ dàng quản lý, giám sát các thiết lập của họ với chương trình, các phần mailbox, thư mục, sắp lịch gửi và nhận email, phân loại nhóm người gửi và nhận... nhưng đối với nhiều người dùng khác, đặc biệt là “dân văn phòng” thì dường như là không đủ. Họ cần công cụ hỗ trợ nhiều hơn thế để cải thiện và nâng cao hiệu suất làm việc. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn Mail Mining - tiện ích khá toàn diện, có khả năng kết hợp nhiều tính năng cơ bản cũng như nâng cao của Outlook.

Bên cạnh đó, Mail Mining còn có thêm chế độ Do Not Disturb dành cho Outlook để hạn chế quá trình nhận email cũng như hiển thị thông báo trong 1 khoảng thời gian nhất định, tính năng này sẽ giúp mọi người tập trung hơn trong công việc chính. Mặt khác, Smart Alert sẽ giúp bạn tạo 1 danh sách email riêng, hoặc tự chọn địa chỉ email của người gửi để sắp xếp theo mức độ quan trọng, ưu tiên của những email đó. Hơn nữa, thay vì việc sử dụng bộ Template có sẵn của Outlook, các bạn có thể thử MailMining Templates để tạo, chỉnh sửa và gửi email cho nhiều người khác nhau nhưng vẫn giữ nguyên được phần nội dung bên trong.

Trước tiên, các bạn hãy truy cập vào đây, tải và cài đặt chương trình như bình thường. Sau khi khởi động Outlook, chúng ta sẽ thấy thẻ Mail Mining hiển thị như hình dưới:

Với tính năng Template Manager, người sử dụng có thể tạo các mẫu email (số lượng không hạn chế) theo ý muốn, sau đó dùng kết hợp khi tạo mới hoặc trả lời email. Từ menu Mail Mining, các bạn chọn Email Template Manager để xem các mẫu có sẵn, chúng ta có thể gán thêm mẫu mới hoặc xóa bỏ phần cũ. Quá trình này về cơ bản có 2 bước chính:

Nhấn nút Add, đặt tên và điền nội dung cho Template

Việc thiết lập Smart Alerts cũng hết sức đơn giản, các bạn nhấn nút tương ứng trên thanh menu, lựa chọn đối tượng liên lạc trong danh sách, điền từ khóa tương ứng bạn muốn thông báo sau này:

Còn nếu muốn kích hoạt chế độ Do Not Disturb, chúng ta chỉ cần nhấn chuột phải vào biểu tượng của chương trình dưới khay hệ thống, lựa chọn thời gian tương ứng:

Và 1 số chức năng hỗ trợ khác được mô tả khá cụ thể trong video hướng dẫn dưới đây:

Hiện tại, Mail Mining là chương trình hoàn toàn miễn phí, hoạt động tốt trên nền tảng Windows XP, Vista hoặc 7, Microsoft Office 2007 và 2010. Chúc các bạn thành công!