Bổ sung tính năng cho Gmail

Quản Trị Mạng - Không phải ngẫu nhiên mà Gmail ngày nay lại trở thành một trong các nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến nhất, chí ít là đối với những người thích sử dụng giao diện Web hơn. Tuy nhiên, có một vài tính năng quan trọng vẫn đang thiếu trên Gmail. Trước hết là hẹn giờ gửi mail (email scheduling). Có bao giờ bạn đã soạn và cần gửi một email quan trọng vào một thời điểm nhất định nhưng lại quên đi sau đó chưa?

Tính năng nhắc nhở (Reminder) cũng là một điểm quan trọng khác không xuất hiện trên Gmail. Tính năng cho phép người dùng nhận các thông báo hẹn giờ khi một email đang để chờ quá lâu hay khi người dùng không nhận được hồi đáp trong một khoảng thời gian nhất định. Việc thiếu tính nhắc nhở nghĩa là email có thể bị quên đi. Những add-on nổi tiếng như Boomerang có thể bổ sung thêm các chức năng này vào Gmail. Ngoài ra, còn có một add-on khác tên là RightInbox không những cho phép hẹn giờ, nhắc nhở mà còn giúp theo dõi email của bạn nữa.

RightInbox về cơ bản là một add-on cho Firefox, Chrome và Safari giúp bổ sung thêm những tính năng phụ vào hộp thư đến Gmail. RightInbox cho phép người dùng hẹn giờ gửi, theo gõi và nhận nhắc nhở cho 10 email trên tháng đối với bản miễn phí. Nếu không cần các tính năng này thường xuyên thì bản miễn phí sẽ rất tiện lợi.

Hẹn giờ gửi email

Sau khi cài đặt RightInbox và đăng nhập tài khoản Google, ta sẽ thấy một vài tùy chọn mới bổ sung trong giao diện Gmail.

Tùy chọn Send Later ngay cạnh tùy chọn Send Now (trước đây chỉ là Send). Khi muốn hẹn giờ gửi mail, nhấn vào tùy chọn này và chọn khi nào muốn gửi mail ra ngoài. Email sẽ được lưu trong thư mục nháp (drafts folder) và được gửi khi đến giờ và người dùng vẫn có thể chỉnh lại mail trong khoảng thời gian này. Chỉ cần nhấn vào Save sau khi hoàn tất biên tập mail. Thời gian đặt giờ sẽ hiển thị trên dòng chủ đề (subject line).

Nếu đổi ý, bạn có thể chọn gửi email ngay hoặc xóa đi.

Nhận nhắc nhở

RightInbox cho phép người dùng thiết lập nhắc nhở cho các email gửi đi trong trường hợp họ muốn chắc chắn rằng được nhận hồi đáp và cũng cho bất cứ email nào nằm trong hộp thư đến. Bạn không thể đặt nhắc nhở cho một email được lưu, thậm chí nếu nó đang trong thư mục đánh nhãn (label folder) được sử dụng thường xuyên. Thư phải nằm trong hộp thư đến. Ở những email chiều đi, bạn sẽ thấy tùy chọn Remind Me ở đầu email.

Trước khi thiết lập nhắc nhở, người dùng có thể chọn cách nhắc nhở và muốn được nhắc nhở khi nào (ví dụ như nếu không ai hồi đáp, trả về hộp thư đến và đánh dấu chưa đọc). Sau đó tiến hành đặt thời gian nhắc nhở nếu muốn.

Nếu cần cài đặt nhắc nhở cho một email trong hộp thư đến, chỉ cần tích vào hộp bên cạnh email đó. Điều này sẽ làm hiện tùy chọn Remind Me ở đầu hộp thư đến.

Theo dõi email

Đây là một điểm tuyệt vời khác của RightInbox nhưng có một vài điều cần lưu ý trước khi sử dụng. Trước hết, người dùng sẽ không nhận được những báo cáo và thống kê chi tiết giống như một hệ thống thư báo mà RightInbox chỉ đơn giản gửi một email về hộp thư đến khi hộp thư tin đã gửi (sent email) được mở, hay khi các đường link trong email được kích vào.

Để theo dõi một email trước khi gửi, nhấn vào Track. Biểu tượng sẽ chuyển sang màu xanh và bạn sẽ nhận được một thông báo khi email được mở.

Nếu đã kích vào một đường link, ta cũng sẽ nhận được một email như sau:

RightInbox kết hợp tốt với Gmail và bạn thậm chí sẽ không cảm thấy sự có mặt của nó nếu không dùng đến. Những tính năng bổ sung sẽ mang lại cho bạn rất nhiều tiện ích trong công việc cũng như sử dụng hằng ngày.