Bảo vệ các tài liệu dùng chung

Bạn muốn bảo vệ các tập tin Word và Excel không bị thay đổi khi bạn gửi chúng tới những người khác. Các tập tin dùng chung rất dễ bị thay đổi, chỉnh sửa lại. Vậy có cách nào để giữ nguyên định dạng và nội dung các tập tin bạn gửi?

Bảo vệ tài liệu Word

Bạn có thể bảo vệ được các tập tin Word, tuy nhiên sự bảo vệ này không phải là hoàn hảo. Trong Word 2003, bạn chọn menu Tools -> Protect Document. Bạn đánh dấu chọn vào mục Allow only this type of editing in the document. Bạn hãy để nguyên giá trị No changes (Read only), hoặc chọn Comments- lựa chọn này cho phép người nhận có thể thêm các chú thích vào tài liệu. Bạn có thể thêm tài liệu bằng cách Insert -> Comment mà không làm thay đổi nội dung tài liệu. Sau đó, bạn nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection, nhập mật khẩu 2 lần, nhấn OK.

Trong Excel 2003, bạn chọn Tools -> Protection -> Protect Sheet. Trong danh sách các hoạt động được phép, bạn hãy bỏ chọn tất cả đánh dấu ngoại trừ 2 lựa chọn đầu tiên (Select locked cells và Select unlocked cells). Tiếp theo, bạn nhập mật khẩu, nhấn OK, và lặp lại bước này một lần nữa. Bởi vì tất cả các ô đều bị khóa nên người sử dụng không có mật khẩu sẽ không thể thay đổi được.

Tuy nhiên, phương pháp này sẽ không cho phép người sử dụng khác có thể thay đổi các tập tin của bạn, nhưng với những người sử dụng máy tính có kinh nghiệm thì sự bảo vệ này quá đơn giản với họ. Chẳng hạn, họ có thể sao chép (copy) và dán (paste) các đoạn văn bản từ tài liệu của bạn sang một tài liệu mới, xóa tài liệu gốc đi, thay đổi tên tài liệu mới thành tên tài liệu của bạn.

Bảo vệ tài liệu Excel

Không những thế, trên Internet còn có vô số các tiện ích cho phép bẻ khóa mật khẩu các tài liệu của Office.

Còn một cách nữa, bạn chuyển các tài liệu của mình sang định dạng PDF hoặc lưu lại thành dạng ảnh, cách này sẽ gây khó khăn hơn khi người nhận định thay đổi tài liệu của bạn. Tuy nhiên, bạn dù cách nào đi nữa thì người nhận cũng có thể tìm ra cách để phá vỡ. Vì vậy, điều đó còn tùy thuộc vào sự tin tưởng của bạn nơi người nhận.

Minh Phúc