9 lỗi công nghệ cần tránh

Những sai lầm khi sử dụng những ứng dụng công nghệ thông tin vào việc làm đôi khi rất ngớ ngẩn nhưng vẫn có thể xảy ra với những người rất rành công nghệ chỉ vì họ quá chủ quan…

Hãy gọi nó là “khoảnh khắc chết người” – thời điểm mà bạn nhấp chuột để gửi đi một thư điện tử (e-mail) riêng tư trước khi nhận ra mình đã gửi nó cho cả thế giới. Không chỉ người sử dụng e-mail mới gặp tình huống trớ trêu này. Nhờ vào sự dễ dàng tiếp cận, tốc độ và sự phát triển của công nghệ, chúng ta giờ đây có nguy cơ mắc những sai lầm tương tự như thế hơn bao giờ hết.

Chính vì thế, không ai dám chắc là mình sẽ không phạm những sai lầm như để xuất hiện những thông điệp riêng tư trên màn hình trong một buổi thuyết trình, bỏ quên những thiết bị bỏ túi đắt tiền trong máy giặt, hay vô tình để lộ thông tin cá nhân quan trọng trước người lạ trên mạng kết nối xã hội…

Dưới đây là những câu chuyện có thật về những người từng một phen “mất mặt” vì công nghệ, cùng với một vài lời khuyên để giúp bạn tránh lặp lại những sự cố tương tự.

Gửi e-mail riêng tư nhầm địa chỉ

Việc viết e-mail nói xấu ai đó rồi vô tình gửi đến cho chính người đó đã là xấu hổ lắm rồi. Nhưng nếu gửi e-mail bêu rếu đồng nghiệp của vợ rồi vô tình gửi đến sếp của vợ thì cái giá phải trả có thể khá đắt: vợ mình bị sa thải hay nghiêm trọng hơn là phải sống cảnh cô đơn về sau này.

Mike, một nhà văn tại New York (Mỹ), là một trong những người rơi vào hoàn cảnh này. Ông kể: “Tôi đang viết một e-mail nói về một bữa tiệc Giáng sinh do sếp của vợ tôi – nữ hiệu trưởng một trường y tá – tổ chức và có những lời nói đùa không hay về nó. Tôi chỉ muốn gửi e-mail này cho vài người bạn, nhưng lại đưa nhầm thêm địa chỉ e-mail của bà hiệu trưởng vào danh sách người nhận. Đó có thể là lý do khiến vợ tôi không còn giảng dạy ở đó nữa.” Để biện hộ cho mình, Mike nói thời điểm đó ông đang dùng thuốc cực mạnh để trị bệnh, nhưng tất cả đã muộn rồi.

Biện pháp phòng tránh: Để bảo đảm luôn gửi e-mail trong lúc tỉnh táo, hãy dùng tính năng Google Mail Goggles. Google Mail Goggles sẽ yêu cầu bạn làm một vài bài toán đơn giản trước khi bấm nút Send.

Gõ sai địa chỉ trang web

Có nhiều thứ bạn không muốn được chiếu trên tường lớp học, nhất là thứ vô tình xuất hiện trong giờ hướng dẫn của Karen, một người trợ giảng công nghệ tại bang Texas (Mỹ). Khi đó, Karen đang trình bày cho các học viên cách thức truy cập vào trang web Apple Learning Interchange. Karen viết: “Desktop máy tính của tôi đang được chiếu trên một màn hình lớn. Tôi bắt đầu nhập địa chỉ trang web Apple Learning Interchange. Không may là tôi lại gõ nhầm một ký tự, thế là đột nhiên xuất hiện vô số nội dung khiêu dâm trên màn hình. Tôi càng đóng nhanh cửa sổ thì chúng lại xuất hiện càng nhiều. Người trình bày cùng tôi mải cười nên không giúp gì được tôi.” Sau vài giây (Karen nói khoảng thời gian này không khác gì vài năm) bối rối, cô cũng tắt được máy chiếu.

Biện pháp phòng tránh: Hãy đánh dấu địa chỉ những trang web bạn cần dùng trước đám đông.

Quên tắt micro

Vừa kết thúc hai giờ nói chuyện trước sinh viên tại một trường đại học, Christopher Buttner, người sáng lập công ty PRThatRocks ở Bắc California (Mỹ), chạy ngay vào phòng vệ sinh, nhưng lại quên tắt micro không dây của mình. Thế là mọi âm thanh anh tạo ra trong phòng vệ sinh được phát trực tiếp đến giảng đường. Khi trở lại, anh vô cùng ngạc nhiên khi thấy mình nhận được nhiều tràng vỗ tay nhiệt liệt.

Biện pháp phòng tránh: Nếu bạn không thể nhớ tắt micro được, hãy mang theo trong người Stadium Pal – hệ thống vệ sinh bí mật dành cho nam giới.

Mang điện thoại vào nhà vệ sinh

Patti Wood, một diễn giả tại bang Georgia (Mỹ), viết: “Tôi đang ở trong một phòng khách sạn và nói chuyện qua điện thoại di động trong lúc trang điểm trước khi đọc diễn văn. Do mắt tôi bị dính mascara nên tôi vào toilet để lấy giấy lau. Đột nhiên, tôi chớp mắt, thế là chiếc điện thoại rơi vào trong bồn cầu. Tôi chộp lấy chiếc điện thoại ướt sủng và tìm cách làm khô nó. May là nó không bị hư.”

Không may như bà Patti Wood, Jill, một bếp trưởng tại Chicago, để rơi chiếc điện thoại BlackBerry của mình xuống bồn cầu trên máy bay và không thể nào lấy lại nó được. Đó là do trong lúc vội vàng, cô đã để chiếc điện thoại ở túi quần sau. Điều may mắn duy nhất là cô đã sao lưu mọi dữ liệu của mình.

Biện pháp phòng tránh: Không nên mang theo điện thoại khi đi vệ sinh, đồng thời nhớ sao lưu dữ liệu mỗi ngày để phòng khi có chuyện không may xảy ra.

Gửi e-mail kèm hình ảnh động

Việc gửi e-mail cùng với hình ảnh động thường là một ý tưởng tồi. Nhưng nếu bạn phải gửi một e-mail như thế, đừng gửi nó ngay sau khi xảy ra một thảm họa lớn.

Neal, làm việc tại một công ty tư vấn Internet ở bang Georgia (Mỹ), đã chia sẻ câu chuyện xảy ra khi ông đang làm việc cho một công ty nọ vào năm 2001. Ông kể: “Chúng tôi dự định mở một văn phòng ở New York trong tháng Mười. Thiệp mời tiệc khai trương dự định sẽ được gửi qua e-mail vào ngày 12-9 (tức một ngày sau sự kiện 11-9-2001). Sáng hôm đó, tôi bảo thư ký của sếp rằng không nên gửi thiệp mời vì không ai có tâm trạng tiệc tùng ở New York vào lúc này. Cô thư ký này không chịu nghe lời tôi và vẫn gửi thiệp mời như kế hoạch. Điều không may là thiệp mời có đính kèm một hình ảnh động nhỏ với nội dung: một máy bay rời thành phố Milwaukee đến New York và hướng trực tiếp đến tòa tháp đôi.”

Chỉ một phút sau, một làn sóng e-mail với lời lẽ giận dữ được gửi đến công ty. Neal cho biết công ty đã vô hiệu hóa hình ảnh động nhưng quá muộn. Buổi tiệc khai trương không diễn ra và văn phòng này đóng cửa không lâu sau đó.

Biện pháp phòng tránh: Tốt nhất là đừng gửi e-mail có kèm hình ảnh động.

Sa thải nhân viên qua e-mail

Vào một buổi sáng đầu tháng 9-2008, toàn bộ nhân viên tại công ty quảng cáo Carat đang gặp khó khăn ở New York đến nơi làm việc và nhận được một mẫu thông điệp sa thải bằng e-mail trong hộp thư của mình (một số chỗ được để trống để điền dữ liệu thích hợp). Theo Roger Matus, giám đốc điều hành công ty InBoxer, thông điệp sa thải nói trên dự kiến sẽ được gửi cho 10% nhân viên công ty sau khi được ban giám đốc phê chuẩn. Tuy nhiên, không hiểu bằng cách nào nó lại đến được hộp thư của toàn bộ nhân viên công ty.

Biện pháp phòng tránh: Sử dụng hệ thống quản lý e-mail doanh nghiệp từ những công ty như InBoxer hay Permessa.

Online trong lúc thuyết trình

Laura, một nghệ sĩ xăm mình ở bang Pennsylvania (Mỹ), đang ở trong một lớp học vi tính khi cô quyết định kiểm tra e-mail. Cô nhớ lại: “Trong lúc đọc một e-mail có nội dung khá khiếm nhã của người bạn trai, bỗng nhiên tôi nghe ai đó nói: “Ừm, có lẽ chị không muốn đọc nó đâu”. Khi đó tôi mới nhớ ra là máy tính của mình đang được dùng làm máy tính mẫu để hiển thị nội dung trước cả lớp.”

Trong khi đó, Jennifer, một chuyên gia về quan hệ công chúng tại bang California (Mỹ), cho biết cô đang thuyết trình tại một cuộc họp thì e-mail trong chương trình Outlook cứ xuất hiện trên màn hình. Cô cho biết: “Khi đó, tôi đang hẹn hò với một người cứ hay gọi tôi là Babydoll. Anh gửi cho tôi một e-mail với nội dung: “Chào Babydoll. Đêm qua thật tuyệt”."

Biện pháp phòng tránh: Hãy tắt kết nối Internet nếu bạn không quá cần lên mạng trong lúc thuyết trình trước đám đông.

Đưa ảnh lên mạng

Không ít tấm ảnh xuất hiện trên mạng, dù vô tình hay cố ý, có thể gây rắc rối cho những người trong ảnh sau này. Chẳng hạn như một tấm ảnh chụp Sergey Brin, người đồng sáng lập công ty Google, lúc còn là sinh viên năm cuối tại Đại học Stanford cho thấy anh ta có vẻ thích khám phá khía cạnh phụ nữ của mình.

Biện pháp phòng tránh: 1. Học cách sử dụng Photoshop. 2. Sử dụng những dịch vụ như Reputation Defender để tìm kiếm và phá hủy những tấm ảnh bị thất lạc mà bạn không muốn thấy chúng xuất hiện trên Internet.

Chia sẻ mọi thứ trên Twitter

Twitter và những dịch vụ microblog (blog ngắn gọn) khác cho phép bạn chia sẻ mọi thứ. Tuy nhiên, có không ít câu khiến người đọc cảm thấy bối rối. Đây là một câu tiêu biểu: “Kinh thật… người phụ nữ đằng sau tôi trông thật diêm dúa”.

Biện pháp phòng tránh: Có thể dùng những công cụ như Twits Like Me hay Twubble để tìm những người cùng quan tâm đến những vấn đề ít “phàm tục” hơn.