7 chìa khóa cho việc chọn và quản lý Wiki công ty

C.G. Lynch

Quản trị mạng - Wiki dường như giống một điều may mắn đối với nhiều người dùng trong các công ty, những người không thích thú với cách làm việc cộng tác thông qua email hoặc các công cụ cộng tác truyền thống khác.

Quả thực, Wiki – một trang web có thể được nhiều người dùng soạn thảo đồng thời và làm việc trên đó mà không cần đến một chút kiến thức nào về mã HTML – ngày nay được sử dụng trong một số các công ty hiện đại. Theo truyền thống, các nhóm làm việc thường phải chia sẻ thông tin với các nhau bằng email để trao đổi cho nhau các tài liệu quan trọng, tạo các kết nối giữa họ và sau đó email các tài liệu mới đến toàn bộ nhóm. Tuy nhiên nhược điểm chính của phương pháp này đó là không có khả năng thay đổi một cách đồng thời và thấy được những sự thay đổi của các đồng nghiệp thực hiện thại cùng thời điểm.

Một mặt khác về ưu điểm của nó, những thay đổi đối với wiki lại được thực hiện theo thời gian thực. wiki cũng có những điều khiển mạnh hơn nhiều, cho phép bạn có thể chuyển đổi trở về phiên bản trước đó nếu việc soạn thảo được thực hiện không theo ý muốn hoặc có thể bị lỗi.

Mặc dù vậy việc chọn một platform cho wiki lại không phải đơn giản chút nào. Cả các hãng mới và cũ đều đang cung cấp rất nhiều platform cho wiki tuy nhiên trước khi bắt đầu suy nghĩ về việc chọn hãng nào thì bạn cần để thực hiện nghiên cứu của mình về lĩnh vực CNTT của bạn cũng như các yêu cầu của người dùng. Ý kiến này được đưa ra bởi Gil Yehuda một nhà phân tích tại trung tâm Forrester Research. Trong bài này Quản trị mạng chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về 7 bước trong việc chọn một wiki phù hợp với công ty bạn, tính đến cả góc độ kỹ thuật và góc độ người dùng.

Chọn mô hình phân phối phần mềm

Hầu hết các wiki đều có thể được phân phối cho công ty bạn theo ba định dạng: theo giả thuyết (on-premise) (bạn cài đặt phần mềm trên các máy tính và quản lý nó), đã cấu hình (phần mềm như một dịch vụ (SaaS), trường hợp này các hãng lưu tất cả dữ liệu trên máy chủ của họ) hoặc như một ứng dụng, đây là một mô hình lai giữa hai mô hình trên.

Theo Yehuda, nhiều doanh nghiệp lớn hơn chọn mô hình “on-premise” cho wiki, đặc biệt nếu lĩnh vực của họ có các yêu cầu hạn chế về kiểu dữ liệu có thể được lưu bên ngoài hệ thống máy chủ của công ty.

Mô hình SaaS có thể mang tính hấp dẫn đối với một số doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) với bộ phận IT có tài nguyên hạn chế và không thể đứng ra nhận trách nhiệm quản lý nhiều máy chủ và phần mềm hơn. Thêm vào đó, SaaS đôi khi cũng được chấp thuận trong các doanh nghiệp lớn đối với những doanh nghiệp có bộ phận đang đợi IT của họ cung cấp một wiki hoặc các công nghệ cộng tác khác.

Tùy chọn thứ ba, ứng dụng wiki, cũng rất được phổ biến. Một ứng dụng này chính là một phần mềm dùng để gọi thành phần "plug and play". Hay nó theo cách khác, một công ty có thể cắm một ứng dụng wiki vào môi trường máy chủ đang tồn tại của họ, sau khi thực hiện một số cài đặt nhỏ bởi hãng, wiki sẽ hoạt động và thực hiện công việc của nó, được cấu hình trong các hệ thống máy chủ hiện hành.

Yehuda nói rằng, ứng dụng wiki cũng giải quyết được hai vấn đề mang tính phức tạp mà các công ty đang quan tâm đến wiki đang phải đối mặt. Một trong số đó đó là nhiều công ty sẽ không muốn gặp phải sự phức tạp trong vấn đề tự cài đặt phần mềm (cách thực hiện một cài đặt toàn bộ on-premise sẽ không mang tính hấp dẫn), tuy nhiên họ cũng có một số nguyên tắc hạn chế cho việc lưu trữ dữ liệu bên ngoài (loại từ SaaS). Khi đó ứng dụng “giúp những công ty này có thể khắc phục được các vấn đề của họ”, bằng cách cung cấp lưu trữ “in-house” nhưng vẫn tránh được những vấn đề phức tạp gặp phải trong khi cài đặt.

Theo dõi: Thẩm định người dùng

Theo báo cáo của Yehuda, một vấn đề mang tầm quan trọng ở wiki đó là phải được tích hợp với các môi trường thẩm định đang tồn tại, những thứ đó có thể là cơ chế đăng nhập một lần (single sign-on) hoặc LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). Trên một wiki công ty, không thể có hiện tượng nặc danh đối với ai soạn thảo nó. Một wiki doanh nghiệp cần phải thẩm định sự nhận dạng của mỗi người dùng để các bản soạn thảo của họ hữu dụng đối với các người dùng khác. Hành động trên wiki cũng cần phải trong suốt, rõ ràng và có thể điều tra.
Bất kì một wiki doanh nghiệp anof cũng cần phải có các phương pháp thiết lập sự truy cập. Cho ví dụ, một số wiki chỉ cho phép truy cập ở mức đọc và soạn thảo bởi một nhóm thành viên quan trọng, trong khi đó có một số wiki mang tính public hơn thì mọi người bên trong công ty đều có thể thay đổi.

Đáp ứng đủ các yêu cầu của bộ phận IT

Nếu đã chọn mô hình on-premise, bạn chọn nó vì cần có tập các điều khoản IT nào đó về dữ liệu lưu trữ và sự tích hợp với các hệ thống của doanh nghiệp đang tồn tại. Rơi vào trường hợp này, bạn cần nói chuyện với các kiến trúc sư về CNTT của doanh nghiệp, đây là những người cho thể cung cấp cho bạn các nhu cầu thực chất của vấn đề xung quanh những gì sẽ làm việc cho việc cài đặt một wiki doanh nghiệp.

Những thứ gì cần cân nhắc trong việc tìm kiếm ra wiki thích hợp? Cho ví dụ, họ có thể có một tập các chuẩn hay các framework nào đó mà họ thích sử dụng cho các ứng dụng web, khi đó bất cứ wiki nào cũng phải xếp vào hạng mục bắt buộc phải theo đó.

Không quan tâm đến kiến trúc, tất cả các quản trị viên CNTT đều sẽ muốn có một wiki cho phép họ phân tích bao nhiêu không gian máy chủ nó sẽ tiêu tốn và kiểm tra được hiệu suất sử dụng. Cho ví dụ, nếu một wiki nào đó nổi tiếng và bắt đầu có nhiều người sử dụng đến nó, khi đó họ cần bảo đảm rằng có thể cung cấp đủ công suất của máy chủ cho hệ thống hoạt động tốt.

Kế hoạch cho việc gặp phải sự cố

Cũng giống như hầu hết nhiều người dùng wiki, những tai nạn hay sự cố nào đó đều có thể xảy ra. Cho ví dụ, hầu hết các wiki đều cho phép người dùng có thể soạn thảo tài liệu một cách đồng thời, tuy nhiên do vấn đề hoạt động không đều của kỹ thuật, khi người đầu tiên thực hiện hành động “save”, các soạn thảo của anh ta sẽ được lưu lại trong khi đó người dùng thứ hai liền sau đó sẽ bị mất.

Đó là một vấn đề rất cụ thể, tuy nhiên Yehuda nói rằng bạn cần phải hỏi một số vấn đề có thể mắc phải khác trong tương lai. wiki của họ phải kiểm tra được tất cả các thay đổi xuất hiện và phải có cách để chuyển đổi ngược trở lại phiên trước để tìm ra phần soạn thảo có giá trị đã bị mất trong quá trình lưu. Sự hài lòng của người dùng của bạn – những người dẫn đến thành công hay thất bại của một wiki vì nó chỉ là một công cụ chứa đựng chí tuệ tập thể - phụ thuộc vào điều đó.

Quả thực không có gì gây bực dọc hơn việc đăng nội dung vào trong một wiki và phát hiện ra nó lại bị mất vì ai đó đang soạn thảo cùng thời điểm với mình.

Quản lý sự thay đổi (bám sát)

Chìa khóa cho việc quản lý hợp thức wiki doanh nghiệp chính là các công cụ thông báo tốt để cho phép người dùng duy trì các thay đổi đã được thực hiện đối với các tài liệu wiki quan tâm đối đến họ.

Cho ví dụ, nếu bạn làm việc cho một hãng quảng cáo nào đó và liên quan đến vấn tài liệu dấu hắc ín chẳng hạn, cùng với đó bạn là tác giả chính cho nó, trong trường hợp này bạn có thể sẽ muốn biết ngay tức khắc sau khi một thay đổi xuất hiện đối với wiki để bạn có thể vào để kiểm tra.

Theo báo cáo của Forrester, có hai kỹ thuật chính có thể cho phép thực hiện như vậy: e-mail và really simple syndication (RSS). Yehuda cũng đã nhấn mạnh rằng một wiki có thể giải mã giữa các điều chỉnh nhỏ với những thay đổi lớn để tránh số lượng email quá nhiều.

Mặc dù vậy, với khuynh hướng web 2.0, RSS feeds chính là cách cung cấp tốt nhất để kiểm tra các nâng cấp. wiki của bạn có thể thông báo cho ai đó trong feed những trang gì đã được thay đổi gần đây.

Kế hoạch cho một wiki thành công

Giả dụ rằng người dùng của bạn thích wiki thì điều quan trọng ở đây chính là wiki phải có được các tính năng làm cho nó mang tính tìm kiếm cao và dễ dàng khai thác các thông tin ngày càng nhiều theo thời gian.

Một tính năng mà hầu hết các wiki cần phải có đó là việc gắn thẻ (tagging). Cho ví dụ, bạn có thể gắn thẻ cho một tài liệu dành cho việc “quảng cáo” hoặc “hoạt động”. Mặc dù vậy, các tag điển hình như vậy có thể dẫn đến các vấn đề theo thời gian vì wiki (và các trang của nó) sẽ ngày càng tăng về kích cỡ. Trong phát biểu có nêu ra, “việc gắn thẻ các trang wiki có kỷ luật sẽ làm cho các trang này trở nên tìm kiếm dễ dàng hơn”. Hãy tạo một tập các tag với nhóm của bạn khi bắt đầu tung ra wiki. Một số trong các tag sẽ được tạo ra bởi người dùng, tuy nhiên chúng cần phải cung cấp cho họ một nguyên tắc chủ đạo.

Hãy bảo đảm rằng wiki của bạn có khả năng tìm kiếm mạnh mẽ. Một trong các cách để bảo đảm việc tìm kiếm mạnh là một hệ thống tagging mạnh (tính năng tìm kiếm làm việc tốt và trả về các kết quả theo mong đợi).

Tính đến những tính năng mở rộng

Bạn cũng nên tính đến những tính năng bổ sung mà hãng của bạn cung cấp và các tính năng đó tác động tích cực như thế nào đối với người dùng của bạn.

Cho ví dụ, nếu bạn đang làm việc trong một công ty lớn, wiki cung cấp sự hỗ trợ đa ngôn ngữ có thể giúp truyền thông bắc cầu giữa các văn phòng nói bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Một tính năng khác là khả năng đính kèm các tài liệu, tính năng này có thể đặc biệt hữu dụng nếu bạn muốn sử dụng wiki như một hệ thống quản lý tài liệu cho mình. Phần mềm wiki khác cũng cho phép bạn làm cho wiki có khả năng truy cập thông qua một widget nhúng trong một trang web cá nhân, chẳng hạn như iGoogle.

Việc truy cập chính là sự hữu dụng nhất đối với các tính năng mở rộng này. Yehuda nói, bắt đầu với một trong những người dùng khó tính nhất trong nhóm của bạn. Nếu bạn làm cho họ cảm thấy hài lòng thì khi đó bạn có thể cung cấp wiki đến mọi người.

“Hãy thực hiện trước với những người mà bạn cho là khó tính trước, nghe họ phàn nàn. Điều đó sẽ giúp bạn tìm ra được cách cung cấp một wiki hữu dụng như thế nào đối với tất cả người dùng khác”, Yehuda đã khuyên như vậy.