4 công nghệ hữu ích dành cho doanh nghiệp

Thời điểm cuối năm chính là khoảng thời gian tuyệt vời cho một doanh nghiệp nhỏ nhìn nhận, đánh giá về một năm đã qua cũng như nghiên cứu các định hướng phát triển trong tương lai. Bạn tự hỏi doanh nghiệp mình đã thay đổi thế nào trong năm qua? Có đạt được mục tiêu đề ra hay không? Nếu không thì tại sao? Tình hình kinh doanh có tiến triển không? Thị trường của công ty có thay đổi không? Trong năm tới thì mục tiêu của bạn sẽ là gì? Bạn có muốn thâm nhập các thị trường mới không? Bạn muốn tiếp cận với đối tượng khác hàng nào? Bạn sẽ đối phó thế nào với các áp lực cạnh tranh mới?

Khi bạn đã đề ra được mục tiêu, bước tiếp theo là gắn kết chúng với các công nghệ mà có thể giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất. Trong bài viết này, sẽ có 4 công nghệ dựa trên nền tảng mạng được đề cập với khả năng giúp các doanh nghiệp nhỏ đạt được mục tiêu đề ra, tăng hiệu suất công việc, giúp khách hàng hài lòng hơn hoặc giúp giảm giá thành sản xuất.

Video hội họp

Video hội nghị cung cấp khả năng liên lạc theo thời gian thực, “mặt đối mặt” với đối tác, khách hàng, đối tác ký kết hợp đồng và nhân viên thông qua mạng băng rộng. Chỉ cần một chiếc camera video nối mạng là bạn đã có thể tham dự đầy đủ các bài phát biểu bằng hình ảnh trong suốt cuộc họp.

Ngoài chức năng liên lạc, rõ ràng video hội nghị mang tới nhiều tiện ích mà chức năng thoại thông thường không thể có được. Đó là thông qua video thời gian thực, bạn có thể thấy được các cử chỉ của người đối thoại, truyền đạt khối lượng thông tin lớn hơn, có thể giới thiệu các sản phẩm mới trong khi giải thích các lợi ích của chúng bằng lời nói. Đây rõ ràng là những việc làm mà phương tiện thoại truyền thống không thể đảm đương được.

Video hội họp có thể giúp bạn tiết kiệm được thời gian và tiền bạc bằng cách loại bỏ và giảm thiểu nhu cầu di chuyển cho bạn và đối tác hoặc nhân viên của mình. Ngoài ra, nhân viên của bạn có thể tận dụng chức năng video này để tham dự các khoá học từ xa mà bình thường họ không thể tham dự được.

Cho tới gần đây, video hội họp với chỉ thực sự có mặt trong các doanh nghiệp lớn nơi có đủ các nguồn lực tài chính cần thiết, cũng như các phòng video hội nghị đủ tiêu chuẩn. Tuy nhiên, ngày nay video hội nghị đã dần xuất hiện trong các doanh nghiệp nhỏ hơn bởi có nhiều lựa chọn hơn trong việc triển khai tính năng này, chẳng hạn như thoại Skype thông qua dịch vụ IP, hoặc các dịch vụ video conferencing thông qua mạng IP hội tụ.

Di động mở rộng

Rất nhiều các nhân viên ngày nay thường phải làm việc ngoài văn phòng, bởi vậy họ cần có khả năng di động cao để đáp ứng nhu cầu công việc. Nhờ sự giúp sức của các công nghệ di động và không dây mà hiệu quả và năng suất lao động của nhân viên vẫn được đảm bảo và nâng cao. Di động mở rộng chính là một trong những phát triển mới nhất trong lĩnh vực công nghệ di động và không dây. Về bản chất, di động mở rộng cho phép bạn có thể sắp xếp không gian làm việc cho nhân viên với các phương tiện cần thiết, giúp giảm giá thành liên quan tới chỗ làm việc.

Để di động mở rộng được hiệu quả, bạn cần phải có một mạng IP với khả năng linh động cao. Nhân viên nào cũng có thể cấu hình bất cứ một chiếc điện thoại IP nào trên mạng IP cùng với điện thoại cá nhân và lập cấu hình voice-mail cho thiết bị. Thực tế thì bất kỳ một chiếc điện thoại IP nào cũng trở thành thiết bị riêng của nhân viên nếu các nhân viên này đang ở vị trí xác định nào đó. Khi đã cấu hình xong, họ chỉ cần truy nhập vào mạng và tín hiệu điện thoại của họ sẽ xuất hiện trên ĐTDĐ của các nhân viên khác. Khả năng này sẽ giúp giảm giá thành và độ phức tạp của các nhân viên cần di chuyển thường xuyên, cũng như cho phép các “nhân viên di động” có thể làm việc hiệu quả mà không bị ảnh hưởng bởi vị trí vật lý.

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Về bản chất, công nghệ CRM sẽ giúp nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng, giúp doanh nghiệp có thể hiểu khách hàng hơn về các sở thích cũng như nhu cầu của họ. Phần mềm CRM đặc biệt hữu ích khi được kết nối với hệ thống thoại IP của doanh nghiệp nhỏ (thông qua plug-in phần mềm). Chẳng hạn, khi có cuộc gọi đến, plug-in phần mềm thoại IP sẽ tự động kết nối tới hệ thống CRM của doanh nghiệp bản. Một cửa sổ pop-up bản ghi liên hệ khách hàng sẽ xuất hiện trên màn hình IP hoặc màn hình vi tính của bạn, giúp cung cấp các thông tin chi tiết về khách hàng đang gọi đến trước khi bạn nhấc máy nói chuyện với họ. Công nghệ CRM có thể giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng các cuộc giao dịch với khách hàng, giúp họ hài lòng hơn, và điều này cũng đồng nghĩa với doanh thu và sản lượng sản phẩm bán ra của doanh nghiệp sẽ cao hơn.

Hợp nhất tin nhắn

Mặc dù hiện nay đã có rất nhiều các phương tiện liên lạc khác nhau, từ e-mail, fax, tin nhắn tức thời (IM), ĐTDĐ, và bạn có thể nghĩ chưa bao giờ việc liên lạc lại dễ đến như thế, nhưng trong thế giới kinh doanh thì không phải lúc nào quá trình liên lạc với đối tác cũng dễ dàng.

Tin nhắn hợp nhất chính là một giải pháp tối ưu cho phương thức liên lạc trong doanh nghiệp, cho phép nhân viên có thể gửi và nhận thư thoại, e-mail, thông điệp fax từ một thiết bị riêng lẻ (máy tính hoặc điện thoại IP). Ngoài ra, nó cũng giúp thông báo cho bạn khi bất cứ một thiết nào, điện thoại để bản, ĐTDĐ hoặc máy tính, nhận được tin nhắn.

Tin nhắn hợp nhất giúp bạn hợp nhất các hộp thư thoại của mình (thư thoại, e-mail và fax), cung cấp một đường truy cập đồng bộ và duy nhất cho tất cả các tin nhắn của bạn. Bất cứ khi nào, bất cứ ở đâu, bạn cũng có thể truy xuất được các tin nhắn, và điều này giúp nâng cao tính hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao mối quan hệ và mức độ hài lòng của với khách hàng.

Vậy bạn sẽ cần gì để tận dụng lợi thế của 4 công nghệ cải tiến này?

• Một mạng IP thông minh: Các giải pháp như video hội nghị, di động mở rộng, các ứng dụng CRM và tin nhắn hợp nhất sẽ cần chung một nền tảng: một mạng IP thông minh có khả năng giải quyết thoại, video và dữ liệu. Những mạng IP kiểu này thường phải mạnh để xử lý các ứng dụng hiện nay, cần phải linh hoạt cao để đáp ứng các nhu cầu trong tương lai; và cần có khả năng mở rộng để triển khai cho quy mô doanh nghiệp.

• Bảo mật gắn kết: Các đe doạ bảo mật ngày nay đang mở rộng hơn bao giờ hết, và chúng có khả năng lan tràn rất nhanh. Chẳng hạn sâu Slammer có thể tấn công 55 triệu chiếc PC mỗi giây vào thời gian cao điểm. Một mạng bảo mật, dễ triển khai là đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ vẫn chưa được trang bị các nguồn lực về bảo mật.

• Vạch kế hoạch kỹ càng: Hãy luôn nhớ rằng bạn cần thảo luận bất cứ kế hoạch về công nghệ nào với chuyên gia tư vấn tin cậy trước khi quyết định đầu tư. Một sự đầu tư công nghệ được lập kế hoạch và được thực thi tốt sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đạt được nền tảng vững chãi cho sự phát triển hôm nay, ngày mai và trong tương lai.