Cách dùng ChatGPT tạo checklist cho mọi công việc

Khi tiến hành một công việc thì việc quản lý quá trình thực hiện, những nội dung đã làm và cần làm sẽ khá nhiều. ChatGPT có thể hệ thống hóa những công việc đó thành checklist có cấu trúc rõ ràng, tùy theo mức độ công việc đang cần triển khai.

Thay vì tự liệt kê mọi nhiệm vụ từ đầu, bạn có thể cung cấp thông tin về công việc, yêu cầu ChatGPT phân chia thành các giai đoạn, xác định đầu việc và sắp xếp chúng theo thứ tự thực hiện. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập checklist cho công việc bằng ChatGPT.

Hướng dẫn lập checklist cho công việc bằng ChatGPT

Bước 1:

Trước hết bạn cần phải xác định công việc mình muốn triển khai checklist là gì. Có rất nhiều công việc mà chúng ta áp dụng checklist như checklist học tập, checklist cho chuyến du lịch hay cho dự án đang triển khai.

Sau đó chúng ta sẽ xây dựng câu lệnh theo dàn ý sau:

• Công việc cần thực hiện: Bạn đang chuẩn bị cho việc gì?
• Mục tiêu: Kết quả cuối cùng cần đạt là gì?
• Thời hạn: Khi nào công việc cần hoàn thành?
• Điều kiện thực tế: Bạn có những nguồn lực, ngân sách hoặc giới hạn nào?
• Tình trạng hiện tại: Bạn đã hoàn thành những việc gì và còn những việc gì chưa xử lý?

Bước 2:

Sau khi đã lên nội dung hoàn chỉnh, bạn nhập câu lệnh vào ChatGPT theo prompt mẫu dưới đây.

Tôi muốn tạo checklist cho công việc sau: [mô tả công việc].

Thông tin hiện có:

Mục tiêu cần đạt: [mục tiêu]

Thời hạn: [thời gian]

Những việc đã hoàn thành: [liệt kê]

Nguồn lực hoặc điều kiện cần lưu ý: [thông tin]

Những khó khăn tôi đang gặp phải: [thông tin nếu có]

Trước khi tạo checklist, hãy xác định xem thông tin đã đủ chưa. Nếu còn thiếu những dữ liệu quan trọng ảnh hưởng đến danh sách công việc, hãy hỏi tôi trước. Không tự suy đoán những thông tin chưa được cung cấp.

Chẳng hạn:

Tôi đang chuẩn bị cho chuyến du lịch Đà Nẵng 4 ngày 3 đêm cùng gia đình, dự kiến khởi hành sau hai tuần.

Thông tin hiện tại:

Vé máy bay: Đã đặt.

Khách sạn: Đã đặt.

Lịch trình tham quan: Chưa lên.

Hành lý: Chưa chuẩn bị.

Phương tiện di chuyển tại Đà Nẵng: Chưa xác định.

Ngân sách: Tôi muốn chi tiêu hợp lý, tránh các khoản phát sinh không cần thiết.

Hãy xác định những thông tin quan trọng còn thiếu để lập checklist phù hợp với chuyến đi này. Hỏi tôi tối đa 5 câu hỏi cần thiết trước khi tạo danh sách. Không hỏi lại những thông tin tôi đã cung cấp.

Sau khi bạn nhập câu lệnh, ChatGPT sẽ đưa ra một vài câu hỏi thực tế có liên quan để bạn tích chọn và triển khai tiếp công việc. Chọn xong nhấn Hoàn tất và tạo checklist.

Bước 3:

Khi đã cung cấp đủ thông tin, bạn tiếp tục yêu cầu ChatGPT phân chia công việc thành những nhóm hợp lý và liệt kê các nhiệm vụ cụ thể trong từng nhóm.

Prompt mẫu:

Dựa trên thông tin về công việc tôi đã cung cấp, hãy chia công việc thành các nhóm và nhiệm vụ cụ thể.

Với mỗi nhóm:

Nêu mục tiêu cần đạt.

Liệt kê các nhiệm vụ có thể thực hiện và kiểm tra được.

Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự hợp lý.

Chỉ ra những việc cần hoàn thành trước khi bắt đầu việc khác.

Tránh nhiệm vụ trùng lặp, quá chung chung hoặc quá vụn vặt.

Hãy ưu tiên những việc thực sự cần thiết đối với tình huống của tôi. Nếu có những nhiệm vụ chỉ cần thực hiện trong một số trường hợp nhất định, hãy đánh dấu để tôi cân nhắc.

Ví dụ cụ thể:

Dựa trên thông tin chuyến đi đã thống nhất, hãy tạo checklist chuẩn bị cho chuyến du lịch Đà Nẵng 4 ngày 3 đêm.

Chia checklist thành các nhóm:

Kiểm tra vé máy bay và khách sạn.

Lên kế hoạch tham quan.

Chuẩn bị phương tiện di chuyển.

Chuẩn bị hành lý và giấy tờ.

Chuẩn bị ngân sách và các khoản cần thanh toán.

Những việc cần kiểm tra trước ngày khởi hành.

Với mỗi nhóm, hãy liệt kê những nhiệm vụ cụ thể có thể thực hiện và xác nhận hoàn thành. Sắp xếp theo thứ tự hợp lý, ưu tiên những việc cần làm sớm.

Không đưa việc đặt vé máy bay hoặc khách sạn vào danh sách cần làm mới vì tôi đã hoàn thành. Tuy nhiên, vẫn giữ nhiệm vụ kiểm tra lại thông tin đặt chỗ nếu cần thiết.

Hãy đánh dấu những thông tin cần tôi xác nhận và không tự đặt ra lịch trình, chi phí hoặc thông tin dịch vụ chưa được kiểm chứng.

ChatGPT sẽ dựa trên thông tin đã cung cấp để tạo danh sách công việc ban đầu. Bạn nên đọc lại danh sách để xem có nhóm công việc nào không phù hợp hoặc còn thiếu.

Bước 4:

Trong trường hợp bạn cần điều chỉnh lại nhóm nội dung công việc nào đó thì hãy nhập prompt rà soát dưới đây.

Hãy rà soát checklist hiện tại để tìm những nhiệm vụ quan trọng có thể bị bỏ sót.

Hãy kiểm tra:

Những công việc cần thiết nhưng chưa có trong danh sách.

Những việc phải thực hiện trước một thời điểm hoặc nhiệm vụ khác.

Những giấy tờ, xác nhận, thông tin hoặc nguồn lực cần chuẩn bị.

Những rủi ro phổ biến có thể ảnh hưởng đến kết quả.

Những nhiệm vụ cần kiểm tra lại trước khi kết thúc.

Với mỗi nhiệm vụ mới được đề xuất, hãy giải thích ngắn gọn lý do cần có nó và phân loại thành bắt buộc, nên làm hoặc tùy chọn nếu đủ thông tin.

Không tự động thêm mọi khả năng ít gặp vào checklist. Hãy ưu tiên những việc có liên quan trực tiếp đến tình huống của tôi và đánh dấu những yêu cầu cần xác minh từ nguồn đáng tin cậy.

Bước 5:

Cuối cùng chúng ta sẽ yêu cầu ChatGPT trình bày danh sách theo cách giúp bạn dễ theo dõi và cập nhật trong quá trình thực hiện.

Tùy loại công việc, bạn có thể yêu cầu ChatGPT tạo checklist theo một trong những định dạng sau:

• Danh sách có ô đánh dấu: Phù hợp với công việc đơn giản, ít nhiệm vụ.
• Checklist theo thời gian: Phù hợp với những việc có thời hạn rõ ràng, chẳng hạn chuẩn bị trước ngày khởi hành hoặc trước một buổi thuyết trình.
• Checklist theo nhóm: Phù hợp với công việc có nhiều hạng mục khác nhau.
• Bảng theo dõi nhiệm vụ: Phù hợp khi cần quản lý thời hạn, mức độ ưu tiên, người phụ trách và trạng thái.

Prompt mẫu:

Hãy chuyển checklist đã thống nhất thành một danh sách có thể sử dụng ngay.

Yêu cầu:

Chia nhiệm vụ thành các nhóm dễ theo dõi.

Sử dụng ô đánh dấu cho từng nhiệm vụ.

Sắp xếp theo thứ tự thực hiện hoặc thời điểm cần hoàn thành.

Đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng và những việc cần xác nhận.

Giữ mô tả ngắn gọn, bắt đầu bằng động từ và tránh lặp ý.

Không thêm nhiệm vụ mới nếu chưa có lý do rõ ràng.

Nếu công việc có nhiều thời hạn hoặc người tham gia, hãy đề xuất thêm các cột phù hợp như thời hạn, người phụ trách, mức độ ưu tiên và trạng thái. Nếu không cần thiết, hãy giữ checklist dưới dạng danh sách đơn giản.

Cụ thể:

Dựa trên checklist đã được điều chỉnh và rà soát, hãy tạo phiên bản cuối cùng để tôi sử dụng trong quá trình chuẩn bị chuyến đi.

Yêu cầu:

- Chia công việc theo các mốc: hai tuần trước chuyến đi, ba đến năm ngày trước chuyến đi, một ngày trước khi khởi hành và ngày khởi hành.

- Mỗi nhiệm vụ có một ô đánh dấu.

- Sắp xếp theo trình tự thực hiện.

- Đánh dấu những việc quan trọng cần hoàn thành sớm.

- Không đưa những việc đã hoàn thành vào danh sách cần làm, trừ các mục cần kiểm tra lại.

- Không bổ sung thông tin chưa được xác nhận.

- Giữ mô tả ngắn gọn, dễ hiểu và tránh trùng lặp.

Cuối cùng, hãy kiểm tra lại xem các nhiệm vụ có phù hợp với thời gian còn lại hay không và nêu riêng những thông tin tôi vẫn cần xác nhận.