Cách định dạng ô có điều kiện trong Google Sheets

Định dạng ô có điều kiện trong Google Sheets giúp bạn dễ nhận biết, phân biệt ô theo quy định mình đặt trong bảng dữ liệu. Khi đó ô đặt định dạng có điều kiện được hiển thị nổi bật hơn so với những ô còn lại. Tùy chọn định dạng ô có điều kiện trong Google Sheets cũng tương tự như định dạng có điều kiện trong Excel. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện trong Google Sheets.

Hướng dẫn định dạng có điều kiện Google Sheets cơ bản

Bước 1:

Chúng ta mở dữ liệu trên Google Sheets để làm việc. Tiếp đến, nhấn chọn vào mục Format tại thanh công cụ bên trên giao diện rồi chọn tiếp Conditional Formatting.

Bước 2:

Xuất hiện ở giao diện bên phải màn hình khung Conditional format rules để thiết lập các điều kiện cho dữ liệu.

Bước 3:

Tại mục Format cells if… khi chúng ta click vào mũi tên và sẽ xuất hiện danh sách các điều kiện định dạng ô dữ liệu mà Google Sheets hỗ trợ.

Chẳng hạn bạn có thể sử dụng 1 số điều kiện như:

• Cell is empty: Ô trống.
• Cell is not empty: Ô không trống.
• Text contains: Có chứa văn bản.
• Text does not contain: Không có chứa văn bản.
• Text is exactly: Có văn bản giống chính xác.
• Date is: Có chứa ngày tháng.
• Date if before: Có chứa ngày trước...
• Date is after: Có chứa ngày sau....
• Greater than: Lớn hơn...
• Greater than or equal to: Lớn hơn hoặc bằng.
• Less than: Nhỏ hơn...
• Less than or equal to: Nhỏ hơn hoặc bằng.
• Is equal to: Bằng với...
• Is not equal to: Không bằng với...
• Is not between: Không nằm ở giữa...
• Custom Formula: Theo công thức.

Chẳng hạn tôi sẽ sử dụng điều kiện Text contains định dạng ô dữ liệu có chứa văn bản. Và ở bên dưới sẽ nhập ký tự "g". Ngay sau đó, Google Sheets sẽ dựa theo điều kiện để phát hiện những ô dữ liệu có chứa ký tự "g" và được đánh dấu bằng màu tùy chọn như hình dưới đây.

Bước 4:

Khi chúng ta thiết lập 1 điều kiện định dạng cho ô, rồi nhấn Done để thực hiện, sau đó có thể thiết lập thêm điều kiện khác. Nhấn Add new rule để thêm điều kiện cho dữ liệu.

Chúng ta sẽ có danh sách các điều kiện định dạng dữ liệu như hình dưới. Nếu muốn bỏ điều kiện nào chỉ cần nhấn vào biểu tượng thùng rác để xóa là xong.

Cách định dạng có điều kiện nâng cao Google Sheets

Bạn có thể sử dụng công thức tùy chỉnh để áp dụng định dạng cho một hoặc nhiều ô dựa trên nội dung của ô khác.

Bước 1:

Tại bảng dữ liệu như hình dưới đây, chúng ta lựa chọn vùng dữ liệu muốn nổi bật dữ liệu nào đó theo định dạng. Tiếp đến nhấn vào Định dạng rồi chọn Định dạng có điều kiện.

Bước 2:

Hiển thị định dạng dữ liệu ở cạnh phải. Tại Định dạng ô nếu, bạn chọn Công thức tùy chỉnh trong danh sách như hình dưới đây.

Khi đó bạn sẽ nhập công thức làm định dạng dữ liệu mà người dùng muốn nhận biết trong bảng dữ liệu của mình.

Chẳng hạn chúng ta đánh dấu dữ liệu xuất hiện nhiều lần trong vùng dữ liệu bạn đã chọn thì nhập công thức =COUNTIF($C$2:$F$29;C2)>1.

Bên dưới bạn lựa chọn màu sắc muốn đánh đấu dữ liệu định dạng có điều kiện rồi nhấn Xong.

Kết quả vùng dữ liệu đã nổi bật những giá trị xuất hiện nhiều lần trong vùng dữ liệu mà bạn đã chọn.