7 chiến lược sao lưu dữ liệu

Quản Trị Mạng - Không phải ai cũng thích công việc sao lưu dữ liệu, tuy nhiên đến một ngày nào đó, đây có thể là cứu cánh của bạn. Bài viết sau sẽ cung cấp cho bạn những phương pháp bảo vệ dữ liệu hiệu quả nhất, bất kể bạn lâm vào hoàn cảnh nào.

Ổ cứng của bạn đột nhiên bị hỏng. Chiếc laptop yêu quý bất ngờ bị kẻ trộm cuỗm mất. Hoặc vào một ngày thứ Sáu đẹp trời bạn chợt nhận ra mình đang cần gấp phiên bản ngày thứ Tư của một tài liệu vô cùng quan trọng vừa bị chỉnh sửa hôm thứ Năm. Phải làm sao đây?

Trong những lúc như thế này, việc có một bản sao lưu ổ cứng mới cập nhật sẽ là ánh sáng cuối đường hầm đối với bạn. Dưới đây là 7 chiến lược sao lưu dữ liệu, bao gồm sử dụng ổ USB lưu trữ, sao lưu qua Internet hoặc qua mạng nội bộ, sao lưu Windows và giữ gìn các tệp tin giải trí dung lượng lớn như các bài hát và video.

Những dữ liệu cần sao lưu

Ổ cứng của bạn có thể chứa tới hàng trăm nghìn tệp tin. Trong đó có rất nhiều thứ bạn cần phải sao lưu hàng ngày, hàng tháng, hoặc cũng có những thứ bạn không cần bận tâm. Tiếp theo chúng ta sẽ đi sâu hơn để có cái nhìn chi tiết về từng loại dữ liệu.

Tài liệu nói chung: Đối với các tệp tin Word, bảng tính Excel và những tài liệu tương tự, bạn nên sao lưu hàng ngày. Bất kỳ chương trình sao lưu cơ bản nào cũng có thể thực hiện thao tác sao lưu tăng tiến, trong đó chương trình chỉ sao chép những tệp tin có thay đổi so với phiên bản sao lưu gần nhất. Những chương trình sao lưu chuyên nghiệp hơn còn có thể lưu giữ các phiên bản khác nhau của cùng một tệp tin rồi sau đó cho phép bạn lựa chọn phiên bản muốn phục hồi.

Tài liệu gần đây: Nếu chương trình sao lưu của bạn có thể thực hiện sao lưu tăng tiến, bạn không cần lo lắng về những tài liệu mình. Tuy nhiên, nếu bạn thường phải làm việc với các tệp tin đó trên máy tính người khác, bạn nên mang theo một bản sao của chúng trong ổ USB hoặc lưu trữ một bản sao trực tuyến.

Dữ liệu ứng dụng: Các ứng dụng tạo và duy trì những tệp tin dữ liệu như e-mail, địa chỉ ưa thích của trình duyệt, lịch, sổ địa chỉ liên lạc đòi hỏi phải được sao lưu hàng ngày. Hầu hết các chương trình đều lưu chúng trong một thư mục ẩn tại thư mục người dùng của bạn (với Windows XP là C:\Documents and Settings\tên bạn\Application Data; với Windows Vista là C:\Users\tên bạn\AppData). Ngoài ra, đối với Windows XP, dữ liệu của Microsoft Outlook và Outlook Express được lưu tại C:\Documents and Settings\tên bạn\Local Settings\Application Data. Thật may là hầu hết các chương trình sao lưu hàng ngày dành cho người dùng không chuyên đều biết nơi lưu trữ dữ liệu của Outlook.

Giải trí: Nếu phương tiện sao lưu của bạn còn đủ chỗ và đủ nhanh, bạn có thể sao lưu ảnh, nhạc và các tệp tin video hàng ngày. Tuy nhiên những tệp tin lớn này đòi hỏi chiến lược sao lưu riêng biệt.

Kỷ niệm gia đình: Đây là những thứ bạn muốn gìn giữ mãi mãi. Chúng bao gồm ảnh gia đình, những tấm thiệp kỷ niệm đặc biệt, v..v... Đây là loại dữ liệu cần được sao lưu và có những biện pháp bảo vệ đặc biệt.

Hệ thống: Bạn có thể cài lại Windows và các ứng dụng nếu như có đĩa cài đặt hoặc tải được chương trình từ trên mạng. Tuy nhiên, khi Windows gặp sự cố và không thể cứu vãn, việc phục hồi lại bản sao lưu hệ thống mà bạn thường tạo đôi ba lần mỗi năm có thể giúp hệ thống chạy trơn tru như bình thường mà không tốn nhiều thời gian và công sức.

Dù rằng bạn có thể tách riêng và lưu trữ từng loại dữ liệu khác nhau trên các ổ cứng hoặc các phân vùng khác nhau. Tuy nhiên, đây không phải công việc dễ dàng và bạn có thể yên tâm vì các chiến lược sắp giới thiệu dưới đây không yêu cầu bạn thực hiện việc đó.

Trang 2: Sử dụng ổ sao lưu tự động

Chiến lược 1: Sử dụng ổ sao lưu tự động

Đối tượng sao lưu: Tài liệu nói chung (kể cả tài liệu gần đây), dữ liệu ứng dụng, giải trí và hệ thống.

Tần suất: Hàng ngày

Tính năng phục hồi: Phục hồi theo phiên bản và phục hồi toàn bộ hệ thống

Bạn chỉ cần sắm một chiếc ổ USB có khả năng tự động sao lưu dữ liệu, cắm vào máy tính và quá trình sao lưu bắt đầu. Bạn không cần phải cài đặt phần mềm lên ổ cứng, hay cấu hình chương trình sao lưu, thậm chí cũng không cần kích hoạt chương trình. Tất cả đều được tự động hoàn toàn và bản thân chiếc USB biết cần phải làm gì.

Những chiếc USB này được cài đặt các phần mềm sao lưu mới nhất, và nếu mọi chuyện suôn sẻ, nó sẽ là phương tiện sao lưu tất yếu của bạn. Tuy nhiên, trên thực tế một vài chương trình cắm - và - sao lưu gặp phải trục trặc. Ví dụ, ổ Seagate Replica được giới thiệu có tính năng sao lưu toàn bộ các phân vùng trên một ổ cứng, thế nhưng trong quá trình thử nghiệm, tính năng trên không thể hoạt động được.

Các ổ USB tự động sao lưu khác lại có những hạn chế nghiêm trọng. Dòng ổ đĩa flash Ultra Backup của SanDisk được trang bị nút sao lưu rất tiện lợi và chương trình sao lưu dữ liệu khá tốt, cho phép sao lưu và phục hồi dữ liệu (nhưng không sao lưu được Windows). Tuy nhiên, nếu so sánh giá cả với dung lượng lưu trữ nhận được, bạn sẽ phải lắc đầu ngao ngán. Tại thời điểm viết bài, ổ USB Ultra Backup 64GB của SanDisk có giá 160$, bằng với khoản tiền bạn trả cho ổ cứng SimpleSave 500GB của HP và đắt hơn 20$ so với khoản tiền bạn trả cho ổ cứng sao lưu di động Clickfree 320GB. Cũng phải nói thêm rằng, phần mềm của Clickfree không có chức năng phục hồi theo phiên bản, một thiếu sót nghiêm trọng.

Trong số các phương tiện tự động sao lưu trải qua thử nghiệm, Rebit là sự lựa chọn tốt nhất. Bạn không cần quyết định tệp tin nào, thư mục nào cần sao lưu. Ngay lần đầu tiên bạn cắm ổ Rebit vào máy tính, nó sẽ tiến hành sao lưu mọi thứ trên ổ cứng, từ dữ liệu, ứng dụng tới Windows.

Chính vì Rebit sao lưu tất cả mọi thứ nên bạn có thể phục hồi toàn bộ hệ thống nếu không may gặp sự cố chỉ đơn giản bằng cách khởi động máy từ đĩa CD đặc biệt. Bạn có thể tải tệp tin .iso từ trang web của Rebit.

Rebit giúp phục hồi một tệp tin cụ thể rất dễ dàng. Trong Windows Explorer bạn click chuột phải vào tệp tin, chọn My Rebit và sau đó chọn phiên bản sao lưu của tệp tin bạn muốn phục hồi. Ngoài ra, bạn có thể click đúp vào biểu tượng Rebit trên khay hệ thống để mở cửa sổ Rebit Browser.

Rebit được thiết kế để sao lưu thường xuyên. Chương trình sẽ tiến hành sao lưu một tệp tin ngay khi bạn vừa thay đổi nó, bởi vậy bạn không bao giờ phải lo lắng về việc sao lưu. Tất nhiên, việc tạo các bản sao lưu liên tục sẽ làm máy tính của bạn chậm đi rõ rệt. Ngoài ra, khi phương tiện sao lưu phải cắm vào máy tính 24/7, nó sẽ có nguy cơ dính phải phần mềm độc hại, hoặc bị những tên trộm cuỗm mất. Giống như hệ thống chính, bản sao lưu của bạn cũng rất mong manh trước các mối nguy hiểm bên ngoài.

Nhưng thật may mắn, bạn không cần phải cắm ổ Rebit vào máy tính triền miên. Chỉ cần bạn nhớ cắm mỗi ngày một lần, ổ Rebit sẽ tự động sao lưu mọi thứ có thay đổi so với lần gần nhất nó được cắm vào máy tính.

Ổ cứng di động và ổ cứng dành cho máy tính để bàn của Rebit có dung lượng lưu trữ khá phong phú. Công ty khuyến cáo bạn nên chọn mua ổ đĩa có dung lượng lớn hơn 25% dung lượng dữ liệu bạn muốn sao lưu. Không nên mua ổ đĩa quá lớn vì bạn không thể sử dụng ổ Rebit cho mục đích khác ngoài việc sao lưu, chẳng hạn như lưu trữ. Các ổ cứng sao lưu đơn giản khác như SimpleSave của HP cho phép bạn dùng một phần ổ để sao lưu và phần kia để lưu trữ thêm. Thế nhưng phần mềm của HP không thể thực hiện phục hồi theo phiên bản. Sử dụng ổ sao lưu cho nhiều mục đích có thể làm nảy sinh các vấn đề khác về an toàn dữ liệu: Bản thân dữ liệu nằm trên ổ sao lưu có thể sẽ không được sao lưu, đồng thời các tệp tin sao lưu của ổ cứng chính sẽ phải chia sẻ không gian với các dữ liệu vẫn đang được sử dụng khiến tăng cường nguy cơ lây nhiễm virus.

Nếu bạn đã có một ổ cứng gắn ngoài với dung lượng vừa đủ, bạn có thể mua phần mềm sao lưu của Rebit có giá khoảng 50$ rồi cài đặt lên ổ.

Trang 3: Sao lưu trực tuyến

Chiến lược 2: Sao lưu trực tuyến

Đối tượng sao lưu: Tài liệu nói chung (kể cả tài liệu gần đây), dữ liệu ứng dụng.

Tần suất: Hàng ngày

Tính năng phục hồi: Phục hồi theo phiên bản nhưng không phục hồi toàn bộ hệ thống.

Bản sao lưu được kết nối với máy tính của bạn liên tục cũng dễ tổn thương trước các mối nguy hiểm không kém gì hệ thống chính, giống như chúng cùng nằm trong một tòa nhà. Nếu hệ thống của bạn hiếm khi bị mất kết nối Internet, đồng thời có đường truyền Internet không quá chậm, dịch vụ sao lưu trực tuyến có thể thực hiện sao lưu hoàn toàn tự động và lưu trữ trên máy chủ cách xa máy tính của bạn hàng cây số. Bạn sẽ không cần phải sắm thêm phần cứng hoặc cắm bất cứ thứ gì vào máy tính mà chỉ cần cài đặt phần mềm. Đây là cơ sở cho phép bạn truy cập vào dữ liệu của mình từ bất kỳ máy tính nào miễn là có nối mạng Internet.

Việc sao lưu trực tuyến Windows và các ứng dụng là phi thực tế, vì vậy các dịch vụ trực tuyến không cung cấp tùy chọn này.

Có khá nhiều dịch vụ sao lưu trực tuyến cho bạn lựa chọn, ví dụ như Comodo hoặc SpiderOak. Nhưng tôi khuyên bạn nên dùng Mozy vì giá rẻ và có phần mềm linh hoạt. Giống như với Rebit, bạn có thể click chuột phải vào một tệp tin trong Windows Explorer và phục hồi lại phiên bản sao lưu của nó mà Mozy có. Dịch vụ MozyHome có phí 5$/tháng cho mỗi máy tính và không hạn chế dung lượng. Công ty cũng cung cấp dịch vụ Professional, bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây.

Dịch vụ sao lưu trực tuyến có chung những hạn chế cố hữu, điển hình nhất là tốc độ. Bạn sẽ phải mất đến vài ngày hoặc cả tuần để tiến hành sao lưu hoàn toàn lần đầu tiên (bạn vẫn có thể làm việc khi đang thực hiện sao lưu). Tốc độ tải lên chậm chạp có lẽ là lý do giải thích vì sao Mozy không hạn chế dung lượng lưu trữ mỗi máy tính. Nếu ai đó có ý định sao lưu khoảng 500GB dữ liệu qua Internet, họ sẽ sớm bỏ cuộc. Nói tóm lại, nếu bạn sử dụng dịch vụ sao lưu trực tuyến, hãy cân nhắc tìm một nơi trung gian khác để lưu trữ các tệp tin dung lượng lớn (tham khảo thêm phần Chiến lược 4). Tôi thường sử dụng Internet để sao lưu ảnh.

Vì những lý do tương tự, tôi không khuyến khích bạn dùng các dịch vụ sao lưu trực tuyến nếu bạn hay làm việc với các tệp tin nhạc và video. Chẳng hạn, nếu bạn là một nhà biên tập phim, các bản sao lưu hàng ngày của bộ phim sẽ là quá lớn để có thể tải lên hàng ngày.

Một vấn đề khác: Liệu bạn có thể tin tưởng được một công ty trực tuyến để lưu trữ dữ liệu dài hạn? Chắc chắn là không. Bạn cần cảnh giác bởi viễn cảnh dữ liệu mất sạch khi dịch vụ đóng cửa đột xuất là cơn ác mộng thực sự.

Bạn cũng cần xem xét kỹ lưỡng giá cả. Mặc dù 5$/tháng mỗi máy nghe có vẻ rẻ nhưng với nhiều máy thì con số đó sẽ tăng lên đáng kể.

Trang 4: Sao lưu ngay trên mạng gia đình

Chiến lược 3: Sao lưu ngay trên mạng gia đình

Đối tượng sao lưu: Tài liệu nói chung (kể cả tài liệu gần đây), dữ liệu ứng dụng và giải trí

Tần suất: Hàng ngày

Tính năng phục hồi: Phục hồi theo phiên bản (tính năng này bị tắt theo mặc định) nhưng không phục hồi toàn bộ hệ thống.

Tạo cho bản thân mình thói quen sao lưu dữ liệu thường xuyên đã khó, thuyết phục cả gia đình cùng thực hiện lại càng khó hơn. Vậy tại sao không thiết lập một nơi sao lưu tập trung duy nhất cho mọi người trong nhóm?

Nếu bạn kết nối nhiều máy tính với nhau và kết nối Internet thông qua một router, hãy mua ổ lưu trữ mạng (NAS) - chiếc hộp có chứa một hoặc nhiều ổ cứng để bạn cắm vào router qua ethernet. Bất kể thành viên nào trên mạng được cấp đủ quyền đều có thể truy cập vào các ổ cứng này.

Ngoài việc thực hiện sao lưu quy mô lớn, ổ NAS còn có thể lưu trữ ảnh, video, nhạc, và bạn có thể tiếp cận với những tệp tin này ngay cả khi không ở trong mạng gia đình. Nếu bạn lưu trữ các tệp tin giải trí trên ổ NAS, bạn cần nhớ sao lưu chúng, xem thêm Chiến lược 4 và 7). Nhiều ổ NAS còn làm việc như một máy chủ in ấn, cho phép các máy tính đã kết nối dễ dàng truy cập tới bất kỳ máy in nào trong mạng.

Hầu hết các ổ NAS đều có phần mềm sao lưu đi kèm. Mỗi máy tính trên mạng đều có quyền truy cập tức thời tới một ổ cứng lớn có thể chứa rất nhiều dữ liệu. Các ổ cứng đều trong tình trạng luôn bật và luôn kết nối, vì vậy quá trình sao lưu có thể được tiến hành tự động.

Tôi khuyên bạn nên chọn Synology DS209j cho nhu cầu gia đình bởi khả năng tuyệt vời và chương trình sao lưu dữ liệu rất dễ sử dụng của nó. Sản phẩm DS209j của Synology được bán ra kèm ổ cứng hoặc không có ổ cứng. Sản phẩm không có ổ cứng đi kèm (bạn sẽ bổ sung ổ cứng của mình sau) có giá khoảng 215$. Sản phẩm có hai ổ cứng 500GB cài sẵn theo chuẩn RAID có giá khoảng 420$. Sản phẩm DS209j hai khoang hỗ trợ chuẩn RAID 0 (để phân chia dữ liệu giữa hai ổ) và RAID 1 (để ánh xạ, thích hợp cho bảo toàn dữ liệu)

Những ổ NAS cao cấp hơn như Seagate Black Armor NAS 440, Synology DS509, Western Digital ShareSpace có bốn khoang chứa ổ cứng, đem lại không gian lưu trữ lớn hơn, đồng thời hỗ trợ chuẩn RAID 5 (để quản lý tính chẵn lẻ). Các ổ NAS này vừa phân chia vừa tạo bản sao dữ liệu trên cả bốn ổ cứng theo cách mà nếu một ổ cứng gặp trục trặc, dữ liệu trên ổ đó có thể được khôi phục lại nhờ bản sao ở đâu đó trên ổ cứng khác.

Việc thiết lập thiết bị không khó, nhưng nếu bạn dự tính mua ổ cứng riêng, bạn nên kiểm tra thông tin trên trang web của Synology để đảm bảo tính tương thích. Sau khi phần cứng đã được thiết lập và hoạt động tốt, bạn sẽ sử dụng phần mềm đi kèm trong đĩa CD để cài đặt thiết bị cho người dùng, chỉ định các vị trí sao lưu an toàn và riêng biệt cho từng người. Bạn phải cài đặt chương trình sao lưu Synology Data Replicator trên từng hệ thống.

Data Replicator là một trong những chương trình sao lưu dữ liệu đơn giản và dễ sử dụng nhất mà tôi từng thử nghiệm. Các tùy chọn của nó vô cùng dễ hiểu. Phần mềm thực hiện sao lưu bằng cách sao chép dữ liệu nên bạn không cần Data Replicator để phục hồi một tệp tin, tuy rằng sử dụng nó sẽ giúp phục hồi dễ hơn.

Lịch trình làm việc rất dễ để thiết lập và không làm bạn chìm trong các tùy chọn. Nó sẽ không hoạt động tốt nếu ổ sao lưu chưa sẵn sàng, thế nhưng chuyện đó không thành vấn đề với ổ NAS. Bạn cũng có thể sử dụng chương trình này với ổ cứng gắn ngoài (nội bộ, không phải ổ cứng mạng), nhưng tôi sẽ không thử nghiệm lên kế hoạch với những thiết lập như vậy.

Theo mặc định, Data Replicator chỉ giữ phiên bản mới nhất của mỗi tệp tin; hộp thoại Options cho phép bạn bật tính năng phục hồi theo phiên bản và chỉ định số phiên bản muốn giữ. Ổ NAS luôn trong tình trạng bật nhưng nó tiêu thụ điện năng ít hơn một chiếc máy tính. Vì vậy, nếu bạn đang sử dụng một chiếc máy tính luôn duy trì ở trạng thái hoạt động để truy cập mạng, NAS sẽ là sự lựa chọn khá thân thiện với môi trường. Theo Synology, DS209j tiêu thụ 36w khi hoạt động và 15w khi nhàn rỗi.

Trang 5: Sao lưu dữ liệu giải trí

Chiến lược 4: Sao lưu dữ liệu giải trí

Đối tượng sao lưu: Ảnh, nhạc và video

Tần suất: Hàng ngày

Tính năng phục hồi: Không có các tính năng phục hồi theo phiên bản và phục hồi toàn bộ hệ thống.

Kho dữ liệu giải trí của bạn nặng tới bao nhiêu gigabyte? Nếu bạn sao lưu dữ liệu giải trí ra một ổ cứng gắn ngoài hoặc ổ cứng lưu trữ mạng, các tệp tin giải trí dung lượng lớn không thành vấn đề. Nhưng nếu phương tiện sao lưu của bạn có dung lượng hạn chế (như ổ USB) hoặc tốc độ tải lên rất chậm (khi sao lưu trực tuyến), bạn sẽ cần tìm một phương án khác để bảo vệ các thư mục ảnh kỹ thuật số, nhạc và video của mình.

Phương pháp tốt nhất dành cho bạn tùy thuộc vào việc các tệp tin có thường xuyên thay đổi hay không. Nếu bạn chỉnh sửa chúng thường xuyên, các dữ liệu này sẽ được xếp vào loại “Tài liệu gần đây” và cần được sao lưu hàng ngày. Trong trường hợp đó, hãy chọn ổ NAS. Xin được nhắc lại, Synology DS209j là sự lựa chọn hoàn hảo (xem lại Chiến lược 3).

Mọi chuyện sẽ đơn giản hơn nếu bạn cần sao lưu các tệp tin gồm ảnh và video hiếm khi thay đổi, hoặc với các tệp tin nhạc mua từ trên mạng. (Đối với các bài hát lấy từ đĩa CD, bản thân đĩa CD gốc đã đóng vai trò như một bản sao lưu đáng tin cậy). Sao lưu tăng tiến và phục hồi theo phiên bản không phải là thứ bạn cần. Bạn chỉ cần đảm bảo rằng các tệp tin này có thêm ít nhất một bản sao ở nơi lưu trữ khác.

Cách bạn sử dụng các tệp tin giải trí cũng có thể giúp ích cho bạn trong một vài trường hợp. Chẳng hạn việc bạn sao chép nhạc từ máy tính ra máy nghe nhạc di động của mình sẽ cho phép bạn sao chép ngược các bài hát trở lại máy tính khi cần. (Tuy iPod không cho phép việc này, nhưng bạn có thể tìm thấy nhiều biện pháp khắc phục khi gõ cụm từ “chép nhạc từ iPod vào máy tính” vào bất kỳ công cụ tìm kiếm nào). Việc đưa ảnh lên các trang chia sẻ ảnh như Flickr cũng sẽ tạo thành các bản sao lưu tạm thời. Tuy nhiên, bạn nên để ý đến quy định quản lý dung lượng ảnh đưa lên, độ phân giải gốc của ảnh và khả năng tải ảnh với độ phân giải đầy đủ từ các trang web này về máy tính.

Nếu bạn không sao lưu nhạc, ảnh và video hàng ngày, bạn cần sao chép chúng ra đâu đó ngoài ổ cứng máy tính bạn. Ghi ra đĩa DVD là một lựa chọn tiết kiệm và chấp nhận được, nhưng một chiếc ổ cứng gắn ngoài sẽ nhanh hơn và tiện lợi hơn vì có thể lưu trữ mọi thứ mà không cần phải đổi đĩa như DVD. Cả hai phương án đều mang lại hiệu quả tốt, bạn hãy đưa ra quyết định tùy theo lượng dữ liệu bạn muốn bảo vệ và tính kiên nhẫn của bạn đến đâu.

Trang 6: Sẵn sàng đối mặt với sự cố nghiêm trọng

Chiến lược 5: Sẵn sàng đối mặt với sự cố nghiêm trọng

Đối tượng sao lưu: Toàn bộ hệ thống

Tần suất: Một hoặc hai lần mỗi năm

Tính năng phục hồi: Phục hồi toàn bộ hệ thống, nhưng không phục hồi theo phiên bản.

Trong viễn cảnh tồi tệ nhất, bạn không chỉ mất dữ liệu mà còn nhiều hơn thế. Nếu ổ đĩa cứng của bạn bị hỏng và cần thay thế, hoặc nếu Windows gặp trục trặc và không thể sử dụng nữa, bạn sẽ phải làm lại từ đầu: Cài đặt lại Windows, cài đặt lại các chương trình, cài đặt lại các trình điều khiển, thiết lập lại Windows, và phục hồi dữ liệu từ bản sao lưu mới nhất.

Thế nhưng nếu bạn đã có trong tay một bản sao lưu hệ thống, bạn có thể phục hồi mọi thứ một cách vô cùng đơn giản. Nếu bản sao lưu hệ thống cũ hơn bản sao lưu dữ liệu của bạn, bạn sẽ vẫn phải thực hiện phục hồi dữ liệu, nhưng rõ ràng mọi việc đã dễ dàng hơn rất nhiều so với phải làm lại từ đầu.

Nếu chương trình sao lưu dữ liệu hàng ngày của bạn cung cấp tính năng phục hồi sau sự cố nghiêm trọng (như Rebit), bạn sẽ có sẵn bản sao lưu hệ thống. Chỉ có điều, Windows có khuynh hướng bị hỏng rất từ từ, cho nên tốt nhất là bạn hãy tạo một bản sao lưu hệ thống cố định ngay từ khi Windows còn khỏe mạnh. Rebit không cung cấp tính năng này.

Thật tiếc là sao lưu Windows và các ứng dụng không hề dễ dàng như sao lưu dữ liệu. Cách đáng tin cậy nhất để thực hiện là sao lưu toàn bộ ổ cứng. Khi sự cố ập đến, bạn sẽ cần khôi phục toàn bộ ổ cứng.

Bạn có hai cách để sao lưu toàn bộ ổ cứng (cũng như Windows) để có thể phục hồi lại: nhân bản (cloning) và tạo ảnh (imaging).

Nhân bản là thao tác chuyển giao một bản sao chính xác của ổ đĩa cứng sang một ổ khác. Để phục hồi Windows, bạn có thể tiến hành nhân bản theo hướng ngược lại hoặc đơn giản là tráo đổi ổ cứng. CMS BounceBack Ultimate đi kèm với ổ cứng CMS ABS Plus là sản phẩm nhân bản phổ biến.

Tạo ảnh là thao tác sao chép cấu trúc và nội dung ổ đĩa cứng thành một tệp tin nén (vẫn có dung lượng khá lớn) lưu trên ổ cứng khác. Để phục hồi ảnh về kích cỡ nguyên bản, bạn cần dùng đúng phần mềm sao lưu mà bạn đã sử dụng để tạo ảnh lúc trước.

Tôi thích dùng phương pháp tạo ảnh bởi lẽ tôi có thể lưu trữ nhiều ảnh sao lưu trên cùng một ổ đĩa cứng, cho phép tôi bảo vệ nhiều máy tính hơn với số tiền ít hơn hoặc cho phép tôi có nhiều lựa chọn phục hồi đối với một máy tính. Phương pháp tạo ảnh cũng cho phép tôi sao lưu bằng đĩa DVD, tiết kiệm được nhiều tiền hơn cho dù sẽ phải thêm động tác đổi đĩa.

Ngoài Rebit, các chương trình tạo ảnh chính hiện nay như Ghost, Macrium Reflect, True Image đều cung cấp tính năng sao lưu tăng tiến và phục hồi theo phiên bản, giúp chúng trở thành các chương trình sao lưu dữ liệu và sao lưu hệ thống hoàn hảo.

Nếu bạn hài lòng với các chương trình sao lưu dữ liệu không có tính năng phục hồi toàn bộ hệ thống như Mozy hoặc Synology Data Replicator, hãy hỗ trợ nó bằng một chương trình sao lưu tạo ảnh. Vista Business và Vista Ultimate được tích hợp tiện ích có tên Windows Complete PC Backup and Restore. Đối với người dùng của các phiên bản Windows khác, tôi khuyên bạn nên dùng phiên bản miễn phí của Macrium Reflect. Nó thiếu khả năng sao lưu hàng ngày nhưng lại dễ sử dụng, có thể tạo ảnh, kiểm tra lỗi, phục hồi và cho phép bạn duyệt trên Windows Explorers để phục hồi có chọn lọc. Bạn có thể sử dụng nó để tạo đĩa CD khởi động nhằm khôi phục ổ cứng ngay cả khi Windows không thể khởi động được.

Thời điểm tốt nhất để tạo ảnh sao lưu là ngay sau khi bạn vừa cài đặt một chiếc máy tính mới. Thời điểm tốt thứ hai chính là hôm nay, nếu bạn đang hài lòng với cách Windows đang hoạt động. Hãy giữ bản sao lưu đầu tiên của bạn chừng nào bạn vẫn còn đang sử dụng chiếc máy tính đó. Nó sẽ là công cụ phục hồi tuyệt vời hơn cả tiện ích đi kèm với máy tính của bạn.

Sẽ là rất khôn ngoan nếu bạn tạo thêm các ảnh sao lưu hệ thống mỗi khi cài đặt xong một ứng dụng lớn, chẳng hạn như một gói cập nhật của Windows. Ngoài ra, bạn có thể tạo ảnh sao lưu cứ sau từ ba tới sáu tháng. Bạn không cần phải giữ lại tất cả, chỉ cần giữ bản đầu tiên và một hoặc hai bản mới nhất.

Trang 7: Lưu giữ kỷ niệm vô giá

Chiến lược 6: Lưu giữ kỷ niệm vô giá

Đối tượng sao lưu: Kỷ niệm gia đình

Tần suất: Một lần mỗi năm

Tính năng phục hồi: Không có tính năng phục hồi theo phiên bản và phục hồi toàn bộ hệ thống

Với phương pháp lưu giữ đúng đắn, ảnh, video và các ký ức số đáng nhớ của bạn sẽ còn mãi với thời gian. Hãy nhớ rằng, chỉ cần sao lưu những dữ liệu kỷ niệm vô giá của bạn khoảng một lần mỗi năm, bạn có thể lưu giữ chúng trong một thời gian dài. Tạo nhiều bản sao lưu và kiểm tra lại để chắc rằng bạn có thể xem lại chúng trên một máy tính khác. Giữ lại một bản cho riêng mình và gửi những bạn còn lại cho người thân. Ngoài ra bạn cũng nên cân nhắc cất một bản vào tủ cho yên tâm.

Cũng xin nói thêm với bạn, thực tế để có thể kiểm nghiệm tính đúng đắn của từng chiến lược lưu giữ phải cần ít nhất 50 năm, trong khi bản thân người viết không có nhiều thời gian đến vậy. Vì thế tôi không đảm bảo rằng tất cả những phương án được giới thiệu đều hiệu quả, bạn hãy lựa chọn phương án mà mình cho rằng hợp lý nhất.

Phương tiện để lưu giữ cần thỏa mãn những tiêu chí sau đây:

Không thể xóa được: Theo quy luật dữ liệu, bất kỳ thứ gì có thể xóa được, cuối cùng rồi cũng sẽ bị xóa. Bạn nên chọn lưu giữ dữ liệu quý giá của mình trên những phương tiện không cho phép xóa.

Tách biệt với máy móc: Ổ đĩa cứng có thể chứa được lượng dữ liệu khổng lồ lên tới 2TB mỗi ổ. Thế nhưng cũng giống như các thiết bị máy móc có chi tiết chuyển động, chúng có thể hỏng bất cứ lúc nào. Đĩa CD hoặc đĩa DVD loại tốt sẽ giúp bạn khỏi lo lắng về những sự cố máy móc. Nếu bạn hy vọng các thiết bị có chi tiết máy chuyển động sẽ tồn tại hàng thập kỷ, bạn sẽ sớm thất vọng.

Giá rẻ: Phương tiện lưu giữ có giá càng rẻ, bạn càng có thể tạo nhiều bản sao lưu, nhờ thế làm tăng khả năng tồn tại của dữ liệu.

Phổ biến: Nếu tất cả mọi người đều đang sử dụng phương tiện này, rất có khả năng tới thế kỷ 22, hoặc ít nhất là tới cuối thế kỷ này vẫn còn người đang dùng nó.

Cứng cáp: Phương tiện lưu giữ cần cứng cáp và mạnh mẽ để có thể tồn tại hàng thập kỷ.

CD-R, DVD-R và DVD+R thỏa mãn bốn tiêu chí đầu tiên, thế nhưng dù có nhiều tuyên bố khác nhau về tuổi thọ của chúng dựa trên kết quả trong phòng thí nghiệm, không ai có thể đảm bảo rằng chúng vẫn tồn tại và hoạt động tốt sau thời gian dài. Đại diện tiêu biểu của các công ty phục hồi dữ liệu hàng đầu thế giới DriveSavers và Ontrack cho biết, thỉnh thoảng họ gặp những chiếc đĩa quang với các triệu chứng có thể liên quan tới tuổi thọ đĩa và khâu sản xuất yếu kém, tuy nhiên đó không phải là vấn đề phổ biến.

Những chiếc đĩa quang tốt nhất là những đĩa lưu giữ khá đắt tiền như Delkin’s Archival Gold, Kodak’s Gold Preservation, MAM-A’s Archive Gold. Nhà sản xuất những chiếc đĩa này tuyên bố sử dụng tiêu chuẩn cao cấp hơn những đĩa dữ liệu thông thường và đều dùng vàng thay vì bạc trong khâu chế tạo để tăng cường tuổi thọ. Vậy nhưng nỗi băn khoăn lại mở rộng sang những vấn đề khác như liệu định dạng dữ liệu hiện nay có thể đọc được trong 50 hoặc 100 năm tới? Khả năng đó sẽ lớn hơn nếu bạn sử dụng các định dạng phổ biến hiện nay như .jpg, .mp3, .doc, (nhưng không phải .docx), .txt, .html, và .pdf. Còn một điều nữa đó là dữ liệu của bạn càng được lưu dưới nhiều định dạng thì càng tốt.

Bạn nên cất đĩa dữ liệu vào hộp, đặt thẳng, tránh ánh nắng trực tiếp, tránh nơi có độ ẩm và nhiệt độ cao.

Một lựa chọn khác là chép một bản sao ra đĩa Blu-ray. Blu-ray chưa phổ biến như DVD và CD, hơn nữa giá của nó vẫn đang thuộc loại khá đắt (khoảng 25$ cho một đĩa 50GB). Nhưng đĩa Blu-ray lại có dung lượng lưu trữ lớn hơn DVD và CD rất nhiều và định dạng này đang dần dần giành được nhiều sự ủng hộ. Hiện tại thị trường đầu ghi đĩa Blu-ray chỉ có Buffalo, LG và Pioneer tham gia, trong đó ổ NAS NB41 của LG có bốn khoang chứa ổ cứng và một ổ ghi Blu-ray.

Với một chút may mắn, có thể cháu chắt của bạn sẽ được chiêm ngưỡng những kỷ niệm vô giá của gia đình, những bức ảnh số thời kỳ đầu của kỷ nguyên số hóa.

Trang 8: Sao lưu bản sao lưu

Chiến lược 7: Sao lưu bản sao lưu

Đối tượng sao lưu: Tài liệu nói chung (kể cả tài liệu gần đây), dữ liệu ứng dụng, giải trí, kỷ niệm gia đình và toàn bộ hệ thống.

Tần suất: Hàng ngày

Tính năng phục hồi: Không có tính năng gì bởi đơn giản đây chỉ là một bản sao

Bạn nên có một bản sao dự phòng cho bất cứ thứ gì, kể cả bản sao lưu dữ liệu. Việc có nhiều bản sao lưu sẽ tăng cường bảo vệ dữ liệu của bạn.

Nếu bạn làm theo nhiều hơn một chiến lược nêu trên, bạn sẽ có nhiều bản sao lưu. Ví dụ, ảnh sao lưu bạn tạo để bảo vệ Windows và các ứng dụng sẽ trở thành phương án hỗ trợ bảo vệ dữ liệu của bạn.

Tôi cũng tán thành việc bạn có nhiều hơn một ảnh sao lưu hệ thống. Lưu giữ những kỷ niệm được số hóa cũng nên trở thành một phần trong kế hoạch sao lưu hàng ngày của bạn.

Một vài tùy chọn đáng lưu ý khác:

Ổ lưu trữ mạng (NAS) như Synology DS209j cho phép bạn sao lưu lại bản sao lưu. Bạn có thể cắm ổ USB vào DS209j và sao lưu mọi thứ trên nó. Đây là thao tác cần thiết nếu bạn sử dụng ổ NAS để lưu trữ các dữ liệu chia sẻ không có trên máy tính của bạn. Tuy nhiên, đây vẫn là một việc làm hữu ích ngay cả khi bạn chỉ đơn giản muốn sao lưu lại bản sao lưu.

Bạn có thể sử dụng các chương trình và phương tiện sao lưu khác nhau để bảo vệ dữ liệu. Chẳng hạn, hôm nay bạn dùng chương trình nào đó để sao lưu dữ liệu ra ổ cứng gắn ngoài, ngày mai bạn lại dùng dịch vụ như Mozy để sao lưu trực tuyến.

Bạn có thể bảo vệ những dữ liệu quan trọng khi cần làm việc bên ngoài bằng cách đính kèm chúng vào e-mail và tự gửi cho mình vào một tài khoản hòm thư khác có thể truy cập được qua web. Ví dụ như dùng địa chỉ hòm thư Yahoo để gửi bài viết này vào một hòm thư Gmail của chính bạn. Bài viết sẽ nằm trên máy chủ Google cho đến khi bạn quyết định xóa nó.

Tập cho mình thói quen sao lưu dữ liệu, và sẽ đến lúc bạn cảm thấy vui mừng vì điều đó. Đừng ngại việc sao lưu vì có thể bạn sẽ phải hối tiếc.