Outlook là gì? Cách sử dụng mail Outlook cho người mới

Outlook của Microsoft là dịch vụ không còn xa lạ với giới văn phòng, nhưng những người mới có thể chưa biết Outlook là gì, cách sử dụng mail Outlook ra sao? Nếu bạn nằm trong số đó thì hãy cùng Quantrimang.com tìm hiểu về Outlook trong bài viết dưới đây nhé.

Outlook là gì?

Outlook là một ứng dụng trong bộ phần mềm văn phòng Office của Microsoft, dùng để quản lý email và như một sổ liên hệ cá nhân. Outlook cho phép bạn gửi và nhận email, quản lý lịch, lưu trữ số điện thoại và tên liên hệ, tạo lịch hẹn và theo dõi các nhiệm vụ.

Trong môi trường doanh nghiệp, các công ty thường kết nối Outlook với máy chủ Exchange để cho tất cả nhân viên có thể sử dụng cùng một sổ địa chỉ và lịch.

Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng Outlook dành cho cá nhân, người dùng thông thường.

Các tính năng của Microsoft Outlook

Các tính năng cơ bản của Outlook bao gồm dịch vụ email, tìm kiếm email, gắn cờ và mã hóa màu, cùng với những tùy chọn xem trước. Chức năng lịch cho phép lập lịch, xem và giao tiếp về các cuộc hẹn và cuộc họp. Outlook cung cấp 99 gigabyte dữ liệu lưu trữ và khả năng đặt trả lời tự động.

Các tính năng bổ sung của Outlook bao gồm:

• Chia sẻ lịch. Người dùng có thể chia sẻ lịch để xem sự sẵn sàng của đồng nghiệp khi lên lịch họp.
• Đề cập đến ai đó. Nếu người dùng nhập @ và tên người dùng khác, Outlook sẽ thêm người dùng đó vào danh sách email, highlight đề cập của người dùng đó và thông báo cho người dùng.
• Lên lịch email. Người dùng có thể viết email trước và chọn thời điểm gửi.
• Thao tác nhanh. Chức năng này cho phép người dùng sao chép văn bản của một email và chèn nó vào các thư trong tương lai. Tính năng này rất hữu ích cho những người dùng phải gửi các email tương tự cho nhiều người dùng khác nhau.
• Thông báo nội dung mới. Các thư đến sẽ xuất hiện trên màn hình của người dùng, thông báo cho họ về những email mới.
• Bỏ qua tin nhắn. Tất cả các thư trong một cuộc hội thoại có thể được đặt để bỏ qua hộp thư đến của người dùng và chuyển đến thư mục các mục đã xóa.
• Lời nhắc file đính kèm. Nếu người dùng đề cập đến một phần đính kèm trong email nhưng quên đính kèm nó, Outlook sẽ hỏi họ xem họ có muốn bao gồm một phần đính kèm trước khi gửi thư hay không.
• Tùy chọn xóa cuộc trò chuyện. Người dùng có thể nhấp vào nút để xóa tin nhắn đã đọc, chỉ để lại những tin nhắn chưa đọc.
• Cập nhật lịch tự động. Outlook sẽ tự động thêm đặt chỗ chuyến bay, khách sạn và thuê ô tô vào lịch.
• Các phím tắt bàn phím hữu ích. Một số phím tắt chính có sẵn bao gồm:
  
  • Chuyển sang Mail (CTRL + 1)
  • Chuyển sang Calendar (CTRL + 2)
  • Chuyển sang Contacts (CTRL + 3)
  • Tạo cuộc hẹn mới (CTRL + SHIFT + A)
  • Gửi thư (ALT + S)
  • Trả lời thư (CTRL + R)

Cách sử dụng Outlook cơ bản

Chế độ xem mặc định của Outlook là hộp thư đến, bên trên cùng là Ribbon. Ribbon sẽ giúp duy trì các mục chọn nhỏ của từng tab ở trên màn hình để bạn không mất thời gian tìm chúng. Nếu muốn nhanh chóng ẩn hoặc hiển thị Ribbon, chỉ cần sử dụng tổ hợp phím CTRL + F1.

Khi click vào bất cứ chứng năng menu nào ở trên cùng, Ribbon sẽ hiện ra để bạn chọn các chức năng và công cụ. Nếu muốn Ribbon lúc nào cũng hiển thị để dễ dàng truy cập, chỉ cần nhấn "CTRL + F1" hoặc click vào biểu tượng ghim nhỏ ở góc dưới cùng bên phải.

Ribbon sẽ có các tab File, Home, Send/Receive, Folder, View, Help mà bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn dưới đây.

Tab Home

Tab Home trên Ribbon thay đổi theo ngữ cảnh tùy thuộc vào chế độ đang truy cập. Trong ảnh chụp màn hình ở trên, tab Home dành cho Mail. Tại đây bạn sẽ nhìn thấy những chức năng cơ bản nhất của Mail bao gồm:

• New Email: Tạo email mới
• Reply: Trả lời email, Reply All: Trả lời email cho tất cả người gửi/cc.
• Forward: Chuyển tiếp email

Ngoài ra còn xóa xóa email, lưu trữ, di chuyển sang thư mục khác, đọc mail, đánh dấu email là đã đọc, chưa đọc...

Ở hình bên dưới, tab Home thay đổi khi chọn tùy chọn Calendar. Lưu ý, Ribbon được ghim nên ghim đã được thay đổi thành mũi tên trong trường hợp bạn muốn thu gọn lại (hoặc sử dụng "CTRL + F1").

Các tab Ribbon còn lại như Send/Receive, Folder, View và File cũng thay đổi tùy thuộc vào chế độ đang sử dụng.

Bây giờ hãy xem cách chuyển giữa các chế độ và thay đổi chế độ xem. Ở cạnh bên trái, bạn sẽ thấy một bảng thư mục, ở cuối bảng này là các phím tắt cho các chế độ của Outlook. Trong ví dụ này, bạn sẽ thấy các biểu tượng cho Inbox (1), Calendar (2), People (3), Task (4) và các biểu tượng khác.

Nếu nhấp vào mũi tên ở đầu bảng điều hướng, nó sẽ mở rộng bảng và hiển thị cây thư mục cho tài khoản email.

Tương tự, khi chuyển sang chế độ Calendar, bạn sẽ thấy chế độ xem phù hợp trong ngăn thư mục.

Nhấp vào ba dấu chấm để truy cập các chế độ Outlook khác như Notes, Folders và Shortcuts của Outlook. Chọn "Navigation Options" để thay đổi thứ tự các chế độ xuất hiện.

Tắt “Compact Navigation” để hiện thị ở chế độ toàn màn hình. Bạn cũng có thể tăng hoặc giảm các mục và thứ tự xuất hiện của chúng.

Tab Send/Receive

Tab Send/Receive thường cho Inbox nhưng cũng cho các chế độ khác như Calendar, Tasks, v.v… mặc dù chúng không có cùng chức năng.

Ví dụ, hình ảnh ở dưới cho thấy tab Send/Receive cho Calendar, chúng ta có thể thấy thiếu phần Sever khi so sánh với hình ảnh trên.

Tùy thuộc vào loại giao thức mail sử dụng (trong ảnh chụp màn hình đầu tiên, sử dụng với giao thức IMAP), người dùng có thể tải hoặc không thể tải các tiêu đề, các thư đã được đánh dấu/chưa đánh dấu, v.v… Do đó, tùy chọn Send/Receive tùy thuộc vào cách thiết lập tài khoản email.

Tab Folder

Nhìn chung, tab Folder giống nhau cho tất cả các chế độ, ngoại trừ Calendar. Hình ảnh dưới, bạn có thể thấy tab Folder cho Inbox cho phép thực hiện tất cả các công việc quản trị thư mục (nếu không sử dụng tài khoản IMAP thì bạn sẽ không thấy tab IMAP).

Nếu muốn thu nhỏ kích thước mailbox để dễ dàng quản lý, hãy mở Options và chọn “Advanced”.

Sau đó, tìm tùy chọn AutoArchive và click vào nút “AutoArchive Settings” để mở hộp thoại thiết lập.

Như đã đề cập trước đó, hầu hết các tab Folder đều tương đối giống nhau trong các chế độ của Outlook, ngoại trừ Calendar có các chức năng cụ thể cho lịch. Ví dụ, ở các chế độ khác, bạn không thể sao chép hoặc di chuyển thư mục, nhưng có thể sao chép hoặc di chuyển lịch, v.v …

Tóm lại, người dùng sẽ quản lý thư mục liên quan đến hộp thư đến nhiều nhất vì email có thể nhanh chóng bị đầy và lộn xộn nếu không được sắp xếp một cách khoa học.

Tab View

Tùy chọn View chứa các chức năng cơ bản sau đây như trong hình ảnh bên dưới.

Lưu ý, nút Reminders Window được dùng để xem các lời nhắc. Nếu có bất kỳ lời nhắc nào hiển thị, bạn có thể chọn để xóa từng lời nhắc, nhấn nút báo lại, hoặc xóa tất cả trong một lần.

Các tab View khác sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng chế độ. Hình ảnh dưới dây là tab View cho chế độ Calendar gồm có các phần Current View, Arrangement, Color và Layout. Phần Layout trong các chế độ còn lại có nhiều chức năng giống nhau.

Dưới đây là hình ảnh tab View cho chế độ Tasks.

Sử dụng tab View theo cách của bạn để sắp xếp thông tin nhanh chóng khi lượng thông tin nhiều theo thời gian. Khi lịch dày đặc, có nhiều nhiệm vụ, các thư đến chồng chất, hãy sử dụng các cách sắp xếp và bố cục khác nhau để đạt hiệu quả tốt nhất.

Ribbon theo chức năng

Tiếp theo chúng ta hãy thảo luận về các tùy chọn thay đổi theo các chức năng. Hình ảnh dưới đây là các chức năng cần để soạn thảo một email cơ bản với các tệp đính kèm, gắn thẻ và định dạng văn bản. Tất cả những chức năng này đều rất dễ sử dụng, không hề phức tạp.

So sánh nó với Ribbon cho chế độ Task, có thể truy cập bằng cách khởi động hoặc mở một tác vụ.

So sánh tab này với tab Insert. Tab Insert không thay đổi mấy trong Outlook, bạn có thể sử dụng các tùy chọn và chức năng giống nhau cho nội dung email, nhiệm vụ, sự kiện lịch, v.v…

Các tin nhắn email sẽ thêm một tab Options, có chứa một vài tính năng hữu ích. Ngoài các tùy chọn trong phần Theme, nó còn có có BCC (dùng trong trường hợp muốn ẩn người nhận từ tiêu đề email) và các chức năng theo dõi. Nói chung, không có gì đặc biệt ở đây, trừ khi bạn muốn thiết lập chế độ đã gửi email (delivery receipt) hoặc thông báo người nhận đã đọc mail (read receipt).

Tab Format Text cho các chế độ cũng tương tự như nhau. Tab này tương tự như chức năng định dạng trong Word, vì vậy nếu đã sử dụng Word thì các chức năng này hẳn không còn xa lạ với bạn.

Cuối cùng, tab Review được sử dụng để kiểm tra chính tả và ngữ pháp, đếm số từ, v.v…

Tab Review giống nhau trong các ứng dụng Outlook. Lưu ý nó cũng chứa các chức năng Language để thiết lập ngôn ngữ, kiểm tra và dịch các mục trong trường hợp ai đó gửi tin nhắn hoặc văn bản bằng ngôn ngữ khác.

Thiết lập tài khoản email tự động và thủ công

Cài đặt email tự động

Khi lần đầu tiên khởi chạy Outlook, bạn cần thiết lập một tài khoản.

Ở đây, người dùng sẽ có hai lựa chọn, một là thiết lập tài khoản Outlook ngay bây giờ, hai là thể bỏ qua phần này và thêm tài khoản sau đó.

Nếu chọn "No", một thông báo cảnh báo sẽ hiện lên cho biết nếu không có tài khoản email bạn sẽ không thể gửi hoặc nhận email và một số tính năng khác của Outlook. Tất nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng nó để theo dõi công việc, ghi chú, giữ lịch, và những thứ khác, nhưng Outlook thực sự là một trải nghiệm đa phần tập trung vào email.

Do đó, bạn nên thiết lập Outlook với một tài khoản email. Đầu tiên, nhập một số thông tin về tài khoản của bạn và ứng dụng sẽ tự động phát hiện các cài đặt.

Nếu ứng dụng không tự động cài đặt, bạn cần phải thiết lập thêm loại máy chủ, sau đó chọn “Manual setup” và click vào “Next”.

Sử dụng tài khoản Outlook.com là cách dễ dàng nhất, nếu muốn thiết lập một mail không phải của Microsoft, bạn sẽ phải định cấu hình thủ công. Sau đó, nhấn “Finish” để hoàn tất thiết lập.

Nếu vẫn chưa làm được bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết này: Hướng dẫn thêm tài khoản Gmail vào Outlook bằng IMAP

Cài đặt tài khoản email thủ công

Bây giờ chúng ta sẽ thiết lập thêm một tài khoản khác. Rất may, bạn có thể thiết lập Outlook để hoạt động với nhiều tài khoản email khác nhau với POP và IMAP.

POP và IMAP?

POP hoặc Post Office Protocol là giao thức email được sử dụng để tải mail. Nếu đã từng sử dụng ứng dụng email để kết nối với email do ISP cung cấp, hoặc nhận thư từ dịch vụ webmail, bạn cần phải kết nối bằng POP.

Nếu thiết lập tài khoản làm việc với IMAP, Outlook sẽ sao chép cấu trúc thư mục trực tuyến và đồng bộ hóa email. Email sẽ không bị xóa khỏi máy chủ, và bạn có thể chỉ cần chọn tải các tiêu đề tin nhắn, thật tuyệt vời nếu bạn có hàng ngàn tin nhắn trong thư mục của mình.

• Phân biệt POP và IMAP

Thêm và quản lý nhiều tài khoản Email

Thêm và quản lý nhiều tài khoản email trong Outlook rất đơn giản. Nếu muốn thêm tài khoản email mới, hãy nhấp vào tab "File" trên Ribbon và click vào "Add Account", màn hình Auto Account Setup sẽ xuất hiện. Nếu muốn tự thiết lập tài khoản, hãy chọn "Manual setup" và nhấp vào "Next".

Như đã đề cập ở trên, bạn có thể lựa chọn giao thức POP hoặc IMAP, và việc thiết lập tài khoản với một trong hai giao thức này sẽ phủ thuộc nhà cung cấp dịch vụ email. Nghĩa là nếu sử dụng Gmail hoặc Yahoo! mail, hoặc thậm chí email mà nhà cung cấp dịch vụ Internet cung cấp, bạn nên tham khảo ý kiến ​​của họ hoặc hoặc tìm kiếm trên Internet về các hướng dẫn và cài đặt cụ thể để sử dụng với Outlook.

• Cách bật POP/IMAP Gmail để dùng trong Outlook

Mặt khác, nếu đang sử dụng Outlook.com hoặc dịch vụ loại Exchange ActiveSync khác thì cách thiết lập sẽ đơn giản hơn.

Khi đã thêm tài khoản, nếu cần quản lý các tài khoản này, bạn có thể chọn tài khoản muốn sử dụng từ trình chọn thả xuống ở đầu trang Account Information trên tab File, sau đó nhấp vào “Account Settings” và “Account Settings”. Từ cửa sổ kết quả, bạn có thể tạo một tài khoản mới, thay đổi tài khoản hiện tại, xóa, thiết lập nó làm tài khoản mặc định (nếu có nhiều hơn một tài khoản mail), thay đổi các cài đặt khác nếu cần thiết.

Hình bên dưới là cài đặt cho tài khoản Outlook.com.

Dưới đây là thiết lập IMAP được định cấu hình thủ công theo cài đặt do Google cung cấp.

Nhấn vào "More Settings ..." tìm hiểu các cài đặt cổng máy chủ.

Hãy nhớ rằng, bạn chỉ phải thiết lập một lần và lần sau không phải thiết lập nữa trừ khi muốn thay đổi mật khẩu hoặc thêm, xóa một tài khoản.

Mặc dù nhiều người thích sử dụng Gmail hoặc Yahoo! Mail nhưng Outlook rất thuận tiện khi có nhiều tài khoản email như tài khoản email cá nhân, công việc, v.v… bạn sẽ không phải chuyển đổi giữa các tài khoản mỗi khi nhận thư mới, chỉ cần sử dụng trên Outlook. Ngoài ra bạn còn có thể lên lịch hẹn, quản lý các nhiệm vụ, v.v… Đây thực sự là một giải pháp hiệu quả, và được Microsoft mang trở lại bộ Office và là một phần quan trọng trong thói quen sử dụng hàng ngày của nhiều người dùng.

Xem thêm:

• Một số thủ thuật cho Outlook 2013
• Hướng dẫn 4 cách đơn giản sao lưu dữ liệu Outlook
• Cách tạo folder trong Outlook 2013 bằng cách tạo rule