Dùng hệ thống CNTT chuẩn theo khả năng tài chính

Chi phí đầu tư cho công nghệ thông tin (CNTT) ở những doanh nghiệp nhỏ và vừa thường thấp nhưng nếu biết cách, các doanh nghiệp vẫn có thể trang bị hệ thống phần cứng, giải pháp phần mềm không thua kém những doanh nghiệp lớn…

Những doanh nghiệp nhỏ và vừa thường nghĩ rằng không có nhiều tiền thì đừng mơ đến một hệ thống CNTT, cả phần cứng lẫn phần mềm chuẩn như ở các doanh nghiệp lớn. Suy nghĩ đó đã không còn đúng nữa, khi giá phần cứng ngày càng rẻ hơn, các gói giải pháp phần mềm và các dịch vụ cho thuê công nghệ mới ngày càng nhiều và phù hợp hơn với yêu cầu của doanh nghiệp, và cơ hội sử dụng công nghệ mới, chất lượng cao ở các doanh nghiệp nhỏ càng lớn hơn. Những kinh nghiệm sau đây đã được một số doanh nghiệp đúc kết từ nhiều năm qua có thể giúp cải thiện năng suất, cắt giảm chi phí và vận hành hệ thống CNTT hữu hiệu hơn.

Chuẩn hóa máy tính

Công ty của Carey Holzman - một nhà bán lẻ độc lập ở Glendale, bang Arizona (Mỹ) - phải đặt mua một chiếc máy tính để bàn có vài linh kiện và phụ kiện đặc biệt theo yêu cầu nghiêm ngặt về kỹ thuật. Mãi đến khi nhận máy, Holzman mới phát hiện hệ thống có hai phiên bản card video ATI khác nhau và một trong hai card này sử dụng không tương thích với con chuột trong hệ thống máy tính của công ty đang dùng. Không may cho Holzman, nhà cung cấp thiết bị đã từ chối trợ giúp cho anh. “Họ không chịu trách nhiệm cho sự không tương thích và cuối cùng công ty cũng vận hành máy nhưng không dùng loại card không tương thích kia,” Holzman nói.

Để giảm thiểu rủi ro do không tương thích, doanh nghiệp nên mua dự trữ ổ cứng của một nhà cung cấp, sau đó mới chọn mua các phụ kiện kèm theo chuẩn phù hợp như máy in, chuột và bàn phím. Tương tự phần cứng, doanh nghiệp cũng loại trừ sự xung đột giữa các phần mềm với nhau. Cuối cùng, nên dùng Acronis True Image hay Norton Ghost để tạo bản cài đặt sẵn phòng khi máy bị virus tấn công.

Sao lưu trực tuyến

Các doanh nghiệp nhỏ thường dùng hai hình thức sao lưu (backups) dữ liệu nhạy cảm như sau: sao lưu dữ liệu vào các ổ cứng rời, sau đó cất giữ ở ngân hàng ; hoặc một cách khác khá phổ biến là sử dụng sao lưu trực tuyến của một số nhà cung cấp dịch vụ như Box.net, Symantec Online Backup, Carbonite hay Mozy với giá mềm và thuận tiện hơn.

Damian Zikakis, làm việc ở bang Michigan (Mỹ), bị trộm viếng văn phòng cuỗm đi máy tính xách tay. Zikakis thay máy mới chỉ vài ngày sau đó và phục hồi dữ liệu nhanh chóng vì đã dùng dịch vụ sao lưu trực tuyến Mozey. Điều thú vị là sau đó, Zakakis phát hiện một số manh mối của kẻ trộm. Vì tên trộm không hề biết chương trình Mozey chạy nền trên máy tính xách tay bị đánh cắp của Zakakis, nên khi dùng Photobook để chụp ảnh của họ và tải về máy hóa đơn điện thoại (có ghi tên của họ) thì Zakakis đã xem được. Nhờ những chứng cứ này, cảnh sát đã lần ra thủ phạm ăn cắp máy và lấy lại máy cho khổ chủ.

Bảo mật mạng Internet

Các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường lơ là với vấn đề bảo mật và khó tránh khỏi những hậu quả xấu. Hồi năm ngoái, trang web của hãng thiết kế trang phục Nanette Lepore đã bị hacker thâm nhập, đánh cắp một số thẻ tín dụng của những khách hàng lớn. Jose Cruz, người quản lý mạng của Nanette Lepore, cho biết sự việc diễn ra rất dễ dàng vì tất cả những người bán hàng ở chuỗi cửa hiệu bán lẻ trang phục của công ty đều sử dụng chung một mật khẩu để truy cập hệ thống quản lý bán lẻ POS. “Không ai trong số họ nghĩ đến chuyện thay đổi mật khẩu định kỳ hay dùng mật khẩu khác nhau,” Cruz nói.

Dĩ nhiên, mọi việc sau đó đã được chấn chỉnh. Các cửa hàng hiện dùng thiết bị bảo mật tích hợp SonicWall và Cruz cho biết đã áp dụng quy định bắt buộc dùng mật khẩu ở các chuỗi cửa hàng của Nanette Lepore và một số quy định khác nhằm tăng cường tính an toàn cho hệ thống mạng của công ty.

Dùng dịch vụ VPN giá rẻ

Nhiều công ty lớn dùng mạng riêng ảo (Virtual Private Network – VPN) để bảo đảm an toàn cho những thông tin cá nhân của khách hàng cũng như có thể truy xuất dữ liệu dù đang ở bất kỳ nơi đâu. Nhưng sản phẩm VPN rất đắt, trong khi chi phí dành cho CNTT của các doanh nghiệp nhỏ có hạn. Hiện nay một số dịch vụ như Openvpn.org là miễn phí, trong khi những dịch vụ VPN chi phí thấp như Hamachi của LogMeIn.com có thể tính giá 50 đô-la Mỹ trên một người dùng trong một năm. “Dịch vụ Hamachi cho phép chúng tôi kết nối với hàng trăm khách hàng và bí mật theo dõi các đoạn video quay từ camera an ninh và không cần phải lo lắng đến những cuộc viếng thăm của hacker,” Ben Molloy, Phó chủ tịch công ty Pro-Vigil chuyên về dịch vụ bảo vệ các công trình xây dựng, nói. Một số nhà cung cấp dịch vụ VPN giá rẻ còn tích hợp thêm các chương trình bảo mật để cung cấp nhiều gói bảo mật khác nhau cho tùy loại khách hàng.

Tường lửa cá nhân

Hầu hết các công ty lớn đều có chung một yêu cầu: tất cả các máy nội mạng dùng hệ điều hành Windows đều được thiết lập tường lửa cá nhân để chống nhiễm malware. Một số chương trình tường lửa giá chấp nhận được và có hiệu quả đang được Grisoft.com, Online Armour và Kaspersky Labs cung cấp.

Matt Stevenson, Giám đốc CNTT ở Talyst, nhà đầu tư về dược phẩm ở Bellevue, Washington (Mỹ), đã dùng ứng dụng Napera trị giá 3.500 đô-la Mỹ cho hệ thống mạng 120-node đã được sáu tháng. “Rất nhiều nhân viên của Talyst làm việc bên ngoài và kết nối với mạng Internet lớn hơn. Khi họ trở về văn phòng làm việc, trình ứng dụng Napera bắt buộc máy tính phải kích hoạt mạng chế độ kiểm tra và bảo đảm mạng vẫn an toàn.”

Tận dụng hệ thống mạng điện thoại IP PBX

Một trong những khuynh hướng mới nhất trong sự phát triển của hệ thống điện thoại Tổng đài nhánh riêng (Private Branch Exchange – PBX) truyền thống là VoIP PBX hay còn được gọi là IP PBX.

Trong khi hệ thống PBX cho phép kết nối các điện thoại nội bộ trong một doanh nghiệp và kết nối chúng vào mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN), hệ thống IP PBX sử dụng giao thức Internet để truyền dẫn các cuộc gọi. Ưu điểm của hệ thống IP PBX là dễ cài đặt, dễ thiết lập cấu hình hơn so với hệ thống điện thoại thông thường và dễ quản lý nhờ giao diện được cấu hình trên nền web. Hệ thống cũng cho phép văn phòng thiết lập uyển chuyển việc chuyển tiếp cuộc gọi hay thời gian điều hướng các cuộc gọi đến các số điện thoại quy định vào những thời điểm đặc biệt trong ngày...

Theo số liệu do các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại Internet như Bandwidth.com, CBeyond và Asterisk đưa ra, chi phí cho hệ thống IP PBX khoảng 400 đô-la Mỹ/tháng và có thể mở rộng theo nhu cầu sử dụng của nhân viên.

Ứng dụng công nghệ mới vào hệ thống

Những công ty lớn không bao giờ đưa thiết bị, công nghệ mới vào trong hệ thống đang vận hành mà không thực hiện thử nghiệm kỹ lưỡng trước đó. Họ sử dụng phòng thử nghiệm thiết bị hoặc phân công tổ chức thử nghiệm cho một bộ phận nào đó trong công ty và luôn nhắc nhở nhân viên kỹ thuật phải thử trước khi gắn cái gì đó mới vào hệ thống. Ramon Ray, chủ trang web Smallbiztechnology, còn khuyên người sử dụng nên phân tích và chọn lựa thứ phù hợp nhất, tránh tình trạng chọn ngay thứ đầu tiên nhìn thấy. Nhiều doanh nghiệp nhỏ không nghĩ đến sự phát triển tương lai vì thế kế hoạch CNTT cũng bị ảnh hưởng.