Mẹo dùng Notion để sắp xếp thông tin tốt hơn

Bạn đang tìm cách sắp xếp không gian làm việc online tốt hơn? Dưới đây là một số mẹo sử dụng Notion giúp bạn tăng hiệu quả làm việc.

Dùng block Toggle để giảm lộn xộn

Các khối Toggle là một công cụ hữu ích của Notion, giúp phân tách các đoạn văn bản. Chúng đặc biệt hữu ích nếu trang của bạn có quá nhiều thông tin.

Để thêm một khối vào trang ghi chú, nhập lệnh /toggle. Bạn cũng có thể nhập dấu ngoặc nhọn (>) theo sau là khoảng trắng trên bất kỳ dòng mới nào. Từ đây, bạn có thể nhập tên cho từng khối toggle.

Giờ bạn có thể thêm khối nội dung dưới tiêu đề. Bạn có thể click vào văn bản được thụt dòng tên Empty toggle hoặc kéo khối hiện tại từ bên trong trang ghi chú.

Để mở và đóng toggle, click nút tam giác nhỏ hoặc dùng phím tắt Ctrl + Enter. Điều này cho phép bạn hiện và ẩn các đoạn văn bản trong tài liệu. Bằng cách xem nội dung được giới hạn trên trang ghi chú cùng lúc, nó sẽ giúp bạn xử lý thông tin tốt hơn bằng cách chia nhỏ mọi thứ.

Tô màu cho các kiểu thông tin khác nhau

Một điều khiến Notion trở thành ứng dụng ghi chú hàng đầu là sự đa dạng trong các lựa chọn định dạng văn bản mà nó cung cấp. Có một số màu sắc trong bảng chỉnh sửa, giúp bạn phân loại các kiểu thông tin khác nhau để làm việc hiệu quả hơn.

Notion cung cấp hai lựa chọn tạo kiểu văn bản: bạn có thể thay đổi màu văn bản hoặc màu nền. Áp dụng màu sắc đơn giản như gõ dấu (/) để truy cập danh sách các lệnh, sau đó nhập màu bạn chọn. Lựa chọn thứ hai là đổi màu nền.

Để tối đa hóa hiệu quả công việc, bạn có thể tô màu cụ thể đại diện cho các kiểu thông tin khác nhau trên trang ghi chú. Ví dụ, bạn có thể dùng một màu đại diện cho thông tin chưa chắc chắn hoặc cần xem lại sau. Ví dụ khác là dùng màu nền đậm để đánh dấu các nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn có thể tìm thông tin nhanh hơn.

Dùng Heading để tách thông tin

Heading là một trong số cách dễ nhất để sắp xếp thông tin trên trang ghi chú, đặc biệt khi dùng Notion. Bạn có thể dùng nó cho những tiết học cần ghi nhớ nhiều dữ liệu.

Bạn có sẵn 3 kích thước heading, được đánh số từ 1 tới 3. Bạn có thể truy cập heading qua danh sách lệnh bằng cách nhập /h1 cho heading lớn nhất và /h3 cho heading nhỏ nhất. Nếu đã học markdown, bạn cũng có thể dùng phím tắt markdown chuẩn cho heading. (# cho heading lớn nhất và lên tới ### cho kích thước heading nhỏ nhất).

Hedaing toogle là lựa chọn định dạng khác mà bạn có thể dùng để sắp xếp ghi chú. Tính năng này kết hợp giữa toggle với heading. Bạn có sẵn 3 kích thước từ 1 - 3 (như với heading bình thường). Bạn có thể truy cập các heading toggle trong phần Advanced Blocks của danh sách lệnh hoặc gõ /toggle heading.

Dùng các khối callout để highlight thông tin chính

Các khối callout là tính năng độc đáo của Notion để làm thông tin nổi bật. Nó giúp việc đánh giá ghi chú dễ dàng bằng cách nhấn mạnh các khái niệm chính mà không cần bạn phải tìm kiếm chúng ở tài liệu đen & trắng.

Để tạo khối callout, gõ /callout trong danh sách lệnh. Điều này sẽ tạo một khối được bo tròn mà bạn có thể di chuyển tới bất kỳ đâu trên trang bằng cách click và kéo 6 chấm vào bên phải của khối.

Để tùy biến sâu hơn, bạn có thể click emoji để thay đổi icon của khối callout. Bạn cũng có thể thay đổi màu nền của callout. Để làm việc này, chọn khối bằng cách nhấn Esc, click 6 chấm, rồi chọn một màu từ menu thả xuống.

Dùng các trang phụ để mở rộng ý tưởng

Trang phụ của Notion cho phép bạn chèn một trang trong một trang. Đây là công cụ tuyệt vời mà bạn có thể dùng để mở rộng trên những chủ đề lớn hơn. Để tạo trang phụ, nhập /page ở vị trí bất kỳ trên trang ghi ghú. Hành động này sẽ tự động đưa bạn tới trang mới. Tại đây, bạn có thể đặt tiêu đề cho nó và bắt đầu gõ thông tin.

Để quay lại trang gốc, bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + [ hoặc dùng thanh điều hướng ở phía trên cùng của cửa sổ chỉnh sửa. Các trang phụ là công cụ mạnh mẽ để viết thông tin liên quan tới chủ đề nằm trong ghi chú. Chúng ngăn chặn tình trạng quá tải thông tin khi xem lại ghi chú của bạn bằng cách cung cấp cho bạn tùy chọn để khám phá các khái niệm bổ sung.