Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh

Viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh không hề đơn giản với nhiều người. Vì thế, bài viết sẽ gợi ý cho bạn cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đơn giản nhất.

Không ai trên đời hoàn hảo. Mắc lỗi đôi khi khó tránh khỏi. Trong trường hợp này, bạn nên gửi lời xin lỗi chân thành tới đối phương.

Xin lỗi trực tiếp là cách tốt nhất, tuy nhiên, trong những trường hợp chưa thể gặp mặt trực tiếp, bạn có thể viết thư xin lỗi qua email. Trong tiếng Anh, tình huống này rất phổ biến.

3 thành phần tạo nên một email xin lỗi hợp lí

Dù không có khuôn mẫu cố định nhưng vẫn có một tiêu chuẩn chung để viết email xin lỗi, bao gồm 3 phần:

• Thừa nhận hành động đã làm sai.
• Cảm thấy hối hận về hành động và biết điều đó đã gây tổn hại cho người khác như thế nào.
• Bồi thường để giải quyết vấn đề thỏa đáng.

Dựa trên 3 thành phần trên, chúng ta có thể viết email xin lỗi bằng tiếng Anh đúng cách.

Cách mở email xin lỗi

Trước khi bắt đầu viết lời xin lỗi chân thành, bạn phải gửi lời chào tới người muốn gửi thư tới. Cách dùng từ tùy thuộc vào mối quan hệ giữa hai người.

Giả sử bạn mắc lỗi trong một tình huống đòi hỏi sự chuyên nghiệp hay bạn cần gửi lời xin lỗi tới sếp. Ví dụ, bạn không hoàn thành nhiệm vụ quan trọng đúng hạn nên đã khiến dự án bị trì hoãn. Ở đây, mở đầu thư, bạn nên dùng “Dear (tên)”. Nếu xin lỗi bạn bè, dùng “Hi (tên), hoặc “Hello (tên)” sẽ phù hợp hơn.

Đừng quên dòng chủ đề email xin lỗi. Sau khi đã làm điều gì sai với ai đó, họ có thể không vui khi thấy email của bạn.

Viết những câu như "Please Accept My Apologies" hoặc "I Am Sincerely Sorry" trong dòng chủ đề là cách hay để làm rõ mục đích nội dung email. Tránh những lỗi giao tiếp phổ biến để không làm loãng thông báo. Viết chủ đề thật đơn giản nhưng rõ ràng để đối phương biết thông điệp bạn muốn truyền tải.

Thừa nhận lỗi lầm

Sau khi hoàn thành phần mở đầu, giờ tới phần chính của email xin lỗi bằng tiếng Anh. Tại đây, bạn cần làm rõ vấn đề đã xảy ra. Thừa nhận hành động đã làm, đừng cố đổ lỗi cho người khác hay biện minh cho điều đã xảy ra.

Ví dụ những điều bạn không nên viết trong email xin lỗi:

While I know that I missed an important deadline, it's really not my fault. I was working with Paul on this project, and he wasted too much of my time by asking me a bunch of unrelated questions. My computer was also freezing up throughout the week and IT wasn't able to look at it yet. So this isn't all because of me.

Ngay cả khi tất cả đều đúng sự thật, đây không phải lời xin lỗi hay. Phần này cần thừa nhận bạn có một phần trách nhiệm đối với sai lầm đã xảy ra.

Hãy viết như sau:

I realize that I missed a crucial deadline. This project was really important to our department, and you trusted me to complete it in a timely manner. I know that my failure to complete this task on time has delayed the project's completion. This reflects poorly upon our team, and I am sorry for that.

Ở đây, bạn đã làm rõ những hành động sai lầm, không cố gắng bào chữa hay giảm nhẹ lỗi lầm.

Thể hiện sự hối hận về những gì đã làm

Sau khi trình bày rõ lỗi của mình, bạn cần thể hiện sự ăn năn về những gì đã xảy ra. Nhớ rằng việc bạn đã làm, dù rất nhỏ nhưng đã gây tổn thương, thất vọng hay cảm xúc tiêu cực cho người khác. Trong môi trường chuyên nghiệp, điều đó cũng có thể khiến họ lãng phí thời gian và tiền bạc, hay gây rắc rối với cấp trên.

Thể hiện rõ ràng rằng bạn cảm thấy hối hận về tình huống đó. Hãy thử đặt mình vào vị trí của họ và hiểu hành động của bạn đã khiến họ cảm thấy như thế nào. Đừng đưa ra lời giải thích cho hành vi của bạn ở đây hoặc nói rằng bạn "xin lỗi vì khiến họ cảm thấy như vậy" về những gì bạn đã làm.

Mục đích của lời xin lỗi là hàn gắn một mối quan hệ rạn nứt, không phải để chứng minh rằng bạn đã luôn đúng.

Ví dụ về cách viết phần này như sau:

I want to sincerely apologize that I didn't fulfill my obligations and complete the task you entrusted to me on time. There are no excuses for this failure. I don't like knowing that I let my team down, and feel terrible that this caused you embarrassment when meeting with the client.

Bày tỏ sự hối lỗi là một kỹ năng mềm quan trọng, giúp lời xin lỗi của bạn trở nên chân thành, dễ được chấp nhận.

Biến sai lầm trở thành đúng

Ngôn từ quan trọng nhưng hành động còn quan trọng hơn. Bạn cần cho đối phương biết bạn sẵn sàng sửa đổi sai lầm. Hành động này sẽ biến tình huống trở nên đúng đắn hay thể hiện rằng bạn sẽ cố gắng hết sức để không lặp lại sai lầm tương tự.

Ví dụ về việc bị trễ thời hạn:

In the future, to avoid missing deadlines, I will speak to you well in advance if I'm concerned that I won't be able to get something done on time. I will be more aware of how much time critical projects take me, and am willing to put in extra hours outside of the office to make sure they get done. This will not happen again.

Cách đóng email xin lỗi

Cách kết email xin lỗi khá đơn giản, đảm bảo bạn viết bằng văn phong phù hợp. Bạn nên cảm ơn người nhận vì đã đọc thư xin lỗi và chúc họ những lời chúc tốt đẹp.

Ý tưởng hay ở đây là mời họ thảo luận thêm về những gì bạn đã nói. Điều này cho thấy rằng bạn chân thành và sẵn sàng đối thoại thêm.

Ví dụ:

Thank you for reading this. If there's anything you would like to discuss further, please contact me so we can work through it.

Sincerely, [tên của bạn]

Trên đây là cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn!