Cách chuyển đổi Google Sheets thành PDF

Tài liệu học Google Sheets PDF có rất nhiều trên Internet. Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn tìm hiểu một vấn đề cụ thể về Google Sheets, chẳng hạn như chuyển đổi nó thành PDF thì dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

PDF là định dạng tài liệu phổ biến nhất hiện nay. Nó có nhiều ứng dụng thực tế và được yêu thích bởi tính bảo mật cao nên khó chỉnh sửa. Muốn làm được điều đó, bạn cần tới một ứng dụng chuyên nghiệp. Nghe có vẻ thật rắc rối phải không. Có một chút nhưng không hoàn toàn như vậy.

Chính vì lí do đó, dễ hiểu vì sao nhiều người lại muốn chuyển đổi Google Sheets sang PDF. Google Sheets là ứng dụng hoàn toàn có thể thay thế Excel nếu bạn không muốn trả phí và chỉ dùng những tính năng lập bảng tính cơ bản, bao gồm cả hàm tính. Nó rất dễ sử dụng và cho phép người dùng nhập mọi dữ liệu, sau đó định dạng như ý muốn.

Sau khi hoàn thành bảng tính, bạn có thể xuất file online và lưu trong Google Drive. Còn nếu muốn chuyển đổi sang PDF, mời bạn tham khảo những gợi ý dưới đây.

Tải Google Sheet dưới dạng file PDF

Một cách dễ dàng để chuyển đổi Google Sheets thành PDF là tải file bảng tính dưới dạng PDF. Google Sheets cho phép bạn tải tài liệu ở nhiều định dạng khác nhau, bao gồm cả PDF. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Mở file Google Sheet mà bạn muốn chuyển đổi.
2. Tiếp theo, click File ở góc trái phía trên cùng và chọn Download > PDF (.pdf).
3. Trong cửa sổ xem trước, bạn có thể cấu hình cài đặt xuất. Bạn có thể chọn xuất sheet, workbook hoặc các ô đã chọn hiện tại.
4. Mở rộng phần Formatting để chọn hiện các đường kẻ ô và ghi chú. Ngoài ra, bạn cũng có thể đánh số trang tùy biến, tiêu đề để hiển thị, tên sheet và thời gian.
5. Nếu muốn xuất workbook hoặc ô nào đó, bạn cần lựa chọn phù hợp trước khi click lựa chọn tải.
6. Khi đã sẵn sàng, click Export. Một file PDF chứa bảng tính được tải về ổ cục bộ.

Chuyển đổi Googe Sheets sang PDF bằng email dưới dạng tệp đính kèm

Nếu cần gửi email bảng tính dưới dạng tệp đính kèm, bạn có thể trực tiếp làm việc này từ giao diện của Google Sheets. Tính năng Email as an attachment cho phép bạn xuất và gửi tài liệu bảng tính dưới dạng PDF trực tiếp tới các địa chỉ liên hệ.

Yêu cầu duy nhất là bạn phải có tài khoản Gmail để làm việc này. Vì thế, đăng nhập tài khoản Gmail trên cùng một trình duyệt, rồi làm theo những bước sau để xuất Google Sheets dưới dạng tài liệu PDF bằng email.

1. Mở file Google Sheet bạn muốn xuất.
2. Tiếp theo, click File và chọn Email > Email this file.
3. Trong hộp thoại Email this file, chọn Send yourself a copy nếu muốn nhận một bản sao của email và tệp đính kèm đã gửi.
4. Tiếp theo, nhập địa chỉ email của người nhận. Nếu muốn gửi nó tới chính mình, nhập địa chỉ email của bạn. Điền chủ đề và các trường liên quan khác.
5. Click menu thả xuống File type và chọn PDF.
6. Click Send. Google Sheets sẽ chuyển đổi bảng tính sang PDF và gửi nó tới địa chỉ email của người nhận và của bạn nếu đã chọn nhận bản sao.

In Google Sheets dưới dạng file PDF

Phím tắt Ctrl+P cho Windows (Command+P) cho Mac cũng có thể dùng để in tài liệu trên Google Sheets. Các bước cụ thể như sau:

1. Mở bảng tính Google Sheets bạn muốn xuất.
2. Tiếp theo, nhấn Ctrl + P (Windows) hoặc Command + P (Mac) để truy cập menu Print. Nó chứa các lựa chọn định dạng và in tương tự như xuất file. Thực hiện những thay đổi cần thiết và click Next.
3. Trong hộp thoại Print, click menu thả xuống Printer và chọn PDF.
4. Tiếp theo, chọn trang bạn muốn tải. Chọn All hoặc số trang muốn xuất. Click More settings để cấu hình trang cho từng sheet, lề và các lựa chọn hình nền.
5. Click Save để tiếp tục.
6. Nhập tên cho file PDF, chọn vị trí download và click Save. Nó sẽ lưu file PDF vào vị trí tải mặc định.

Nhúng vào web dưới dạng file PDF

Google Sheets cho phép bạn chia sẻ bảng tính bằng cách xuất chúng vào web. Đây là cách dễ dàng để nhúng bảng tính mà không cần phải upload tài liệu lên server. Code được tạo sẽ hiện một iframe chứa tài liệu dưới dạng file PDF.

1. Mở Google Sheet bạn muốn nhúng dưới dạng PDF vào trang web.
2. Click File để mở menu.
3. Tới Share và chọn Publish to web.
4. Trong tab Link, click menu thả xuống Entire Document và chọn nội dung muốn hiển thị.
5. Tiếp theo, click cột Embed thả xuống Web page và chọn PDF document (.pdf).
6. Click Publish để hoàn tất quá trình và click OK khi hộp thoại docs.google.com hiện ra.

Sau khi được xuất bản, Google Sheets sẽ tạo một link có thể chia sẻ và code nhúng nó. Bạn có thể dùng liên kết này trên web để nhúng bảng tính được chọn dưới dạng file PDF.

Để lấy code, mở tab Embed va sao chép code iframe. Dán code vào trình chỉnh sửa HTML để hiện bảng tính dưới dạng PDF trên web. Bất kỳ thay đổi được thực hiện trên tài liệu đều tự động được xuất bản lại và thể hiện trên blog của bạn.

Chuyển đổi bảng tính Google Sheets sang PDF bằng công cụ chuyển đổi online

Bạn có thể dùng các công cụ chuyển đổi file online để chuyển đổi bảng tính trong Excel và OpenDocs sang định dạng PDF. Việc này hữu ích khi bạn đã đã lưu file bảng tính vào ổ đĩa cục bộ và muốn chuyển đổi chúng sang tài liệu PDF. Dưới đây là một số công cụ chuyển đổi Google Sheets sang PDF mà bạn có thể sử dụng:

• Excel to PDF by iLovePDF bao gồm trình chuyển đổi bảng tính ở các định dạng khác nhau sang PDF. Nó hỗ trợ cả OpenDocs và Excel. Sau khi chuyển đổi, bạn có thể tải file PDF vào ổ đĩa cục bộ hoặc tiếp tục chỉnh sửa.
• SmallPDF Excel to PDF cung cấp một công cụ chuyển đổi file ở định dạng Excel (.XSL hoặc .XLSX) sang dạng PDF. Bạn chỉ cần kéo file cần chuyển vào ô tương ứng, nó sẽ tự động bắt đầu quá trình chuyển đổi còn lại. Sau khi hoàn tất, bạn có thể tải PDF về ổ đĩa cục bộ trên PC.

Google Sheets cung cấp một số tùy chọn sẵn có để xuất bảng tính sang dạng một file PDF và định dạng phổ biến khác. Bạn có thể chuyển đổi và lưu PDF vào ổ cục bộ, gửi nó qua email hoặc xuất nó sang web mà không dùng tới công cụ bên thứ ba.

Ngoài ra, nếu đã có một số Google Sheets đã tải ở định dạng Excel hoặc OpenDocs, bạn cũng có thể dùng các công cụ chuyển đổi online bên thứ ba để xuất bảng tính sang dạng tập tin PDF. Vì bạn đã dùng Google Sheets, vậy tại sao không thử đổi sheets thành PDF cơ chứ!

Trên đây là một số cách chuyển đổi Google Sheets thành file PDF đơn giản nhất. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.