3 yếu tố cốt lõi của một bài thuyết trình thành công

Làm thế nào thuyết trình thành công và tạo được ấn tượng tốt? Dưới đây là những điều bạn cần biết để tạo được bài thuyết trình chuyên nghiệp.

Theo tác giả, diễn giả, cựu nhà báo nổi tiếng Carmine Gallo, rất nhiều nhà lãnh đạo thông minh trên thế giới truyền tải thông điệp của mình đến nhiều người bằng lối diễn đạt đơn giản đến mức học sinh lớp 3 cũng có thể đọc và hiểu được.

Gần đây, tôi được mời tới tham dự buổi lễ tốt nghiệp MBA tại trường kinh doanh Stanford với vai trò diễn giả, như là một phần của chương trình "Mastery in Communication Initiative". Sự kiện này có sự góp mặt của "những người tiên phong trong lĩnh vực truyền thông" với mục đích chia sẻ các quan điểm, sự nhìn nhận, hiểu biết của họ và hướng dẫn các tân Thạc sĩ về nghệ thuật và khoa học của sự thuyết phục, Pitching (kỹ thuật sử dụng lời nói để thuyết phục người khác, thường sử dụng cho các sự kiện đặc biệt), giao tiếp và các kỹ năng thuyết trình.

Trong bài thuyết trình của mình, tôi đã chia sẻ một vài kỹ thuật cụ thể có thể sử dụng ngay lập tức (mà không cần mất nhiều thời gian khổ luyện) để trình bày và thuyết phục ý tưởng của họ đối với đồng nghiệp, người hướng dẫn cũng như các nhà đầu tư chuyên nghiệp. Trong đó, tôi có nhấn mạnh đến 3 yếu tố quan trọng nhất mà bất kỳ một bài thuyết trình nào muốn thành công cũng phải đạt được. "Thành công", đối với một bài Pitching thường kéo dài từ 5 đến 10 phút nghĩa là phải tạo ra sự tác động đúng với ý muốn ban đầu của bạn – khiến người nghe hành động, mua hàng hay đầu tư vốn...

Những bài thuyết trình thành công phải: dễ hiểu, dễ nhớ và có cảm xúc.

Dễ hiểu (Understandable)

Những bài thuyết trình thành công không chứa các từ ngữ khó hiểu, phức tạp, buzzword (các từ chỉ được sử dụng trong những tình huống, văn cảnh nhất định) và gây nhầm lẫn. Mặc dù có nhiều cách để xây dựng một bài nói rõ ràng, dễ hiểu nhưng kỹ thuật yêu thích của tôi vẫn là "một tiêu đề thân thiện với Twitter" (Sự đơn giản trong logo và slogan của Twitter: "Twitter is the bird, the bird is Twitter" luôn là cảm hứng của rất nhiều diễn giả). Tôi học được điều này từ việc nghiên cứu các bài diễn thuyết của Steve Jobs và những diễn giả truyền cảm hứng nổi tiếng khác. Vào năm 2001, trong buổi ra mắt chiếc iPod, Jobs đã nói rằng "1000 bài hát trong chiếc iPod của tôi". Đây là cách mà ông luôn sử dụng để mô tả các sản phẩm của mình và chỉ sử dụng một câu duy nhất. Thậm chí, trước khi Twitter tồn tại, các mô tả sản phẩm của Jobs cũng chưa bao giờ vượt quá 140 ký tự.

Không chỉ nổi tiếng về sáng tạo, huyền thoại công nghệ này còn nổi danh với bộ phim quảng cáo (phục vụ cho chiến dịch "Think Different") mang tên "Crazy Ones" (tạm dịch: Những kẻ điên rồ) có nội dung như sau:

Đây là những người dở hơi, lập dị, nổi loạn, gây rối. Những người không tuân theo luật lệ. Họ giống như nồi tròn vung méo. Họ nhìn mọi thứ khác với lẽ thông thường.

Họ không ưa các nguyên tắc. Họ làm đảo lộn hiện trạng. Bạn có thể trích dẫn họ, bất đồng với họ, vinh danh hay lăng mạ họ.

Nhưng điều duy nhất bạn không thể làm là lờ họ đi vì họ thay đổi thế giới và thúc đẩy nhân loại tiến lên phía trước.

Và trong khi một số người coi họ là những kẻ điên khùng, chúng tôi lại thấy ở đó phẩm chất của những thiên tài.

Bởi chỉ những người đủ điên rồ để nghĩ mình có thể thay đổi thế giới mới là những người thực sự làm được điều đó.

Mặc dù học sinh lớp 2, lớp 3 trung bình có thể không hiểu được ý nghĩa một số từ nhưng nhìn chung các em đều đọc được nó. Và khi đưa đoạn quảng cáo cho con gái của tôi đang học lớp 2 đọc, nó cũng chỉ lúng túng trước hai từ là: trích dẫn và thiên tài.

Tôi cũng đã từng nói chuyện với Daniel Pink – tác giả của cuốn sách bán chạy "To Sell is Human" (Từ bản năng đến nghệ thuật bán hàng). Pink là một người rất thành thạo về các kỹ năng nói trước đám đông và có nhiều năm kinh nghiệm trong vai trò là người viết diễn văn (speechwriter) trong lĩnh vực chính trị trước khi viết sách. Khi chuẩn bị bài thuyết trình, ông thường tự hỏi: "Ý tưởng lớn nhất mà mình muốn mọi người rút ra được từ bài nói này là gì?"

Nếu bạn đang "pitch" một sản phẩm thì thứ mà bạn muốn khách hàng hoặc nhà đầu tư hiểu được về nó là gì? Nếu có thể mô tả chỉ dưới 140 từ thì bạn sẽ giúp người nghe dễ dàng nắm bắt được thông tin sản phẩm cũng như lợi ích của nó đối với cuộc đời họ.

Ngoài Steve Jobs và Daniel Pink thì cũng đã có nhiều nhà lãnh đạo thông minh sử dụng cách này khi tiến hành giới thiệu sản phẩm, chẳng hạn như CEO Telsa Elon Musk. Musk từng cho biết ông đọc hướng dẫn sử dụng tên lửa Liên Xô chỉ để giải trí, nhưng khi diễn thuyết trước công chúng, người ta lại thấy ông nói với ngôn ngữ mà một học sinh trung bình lớp 2 cũng có thể đọc, và trong nhiều trường hợp, có thể hiểu được.

Ví dụ, trong lần ra mắt dòng pin năng lượng Powerwall của Telsa vào tháng Tư năm ngoái, Musk lý giải sản phẩm này là loại pin dùng trong nhà có khả năng nhận ánh sáng Mặt Trời từ các tấm quang điện trên mái nhà và chuyển hóa chúng thành năng lượng dự trữ. Mặc dù chúng được thiết kế dành cho người tiêu dùng bình thường nhưng công nghệ đằng sau sản phẩm này lại cực kỳ phức tạp. Vậy nên trước mặt khách hàng, Musk đã giải thích sản phẩm bằng cách sử dụng ngôn từ cực kỳ đơn giản và gần như không có dòng chữ nào trên slide, toàn bộ là hình ảnh.

Phần còn lại của bài thuyết trình đa phần được truyền tải với ngôn ngữ đơn giản và ít sử dụng từ ngữ nhất có thể, giống như cựu Thủ tướng Anh Winston Churchill từng nói: "Từ ngắn gọn là những từ tốt nhất và những từ thông dụng mà ngắn gọn lại càng tốt hơn. Ý nghĩa của chúng sẽ gắn liền với tính cách nhân vật và điều đó giúp họ thu hút được đông đảo người nghe hơn". Ông cũng từng là một cựu phóng viên, người hiểu rõ việc sử dụng từ ngữ càng ngắn gọn sẽ càng tiếp cận được nhiều người.

Đồng thời, khi công nghệ ngày càng trở nên phức tạp thì thông điệp truyền tải đến khách hàng phải đơn giản hết mức có thể. Đừng cảm thấy ngu ngốc khi bạn đang đơn giản hóa mọi thứ, bởi điều đó sẽ giúp bạn tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong lúc cố gắng làm nổi bật chúng.

Dễ nhớ (Memorable)

Nếu khán giả không thể ghi nhớ ngay điều bạn nói trong buổi thuyết trình hoặc không thể nhớ lại được thì bài diễn văn của bạn có tuyệt vời đến đâu cũng chẳng quan trọng nữa.

Tương tự, cũng có khá nhiều cách để giúp bạn truyền tải thông điệp một cách dễ nhớ tới người nghe nhưng kỹ thuật yêu thích của tôi là "The rule of three" (quy tắc số 3). Các nhà thần kinh học, nói chung, đều đồng ý rằng tâm trí con người – trong ngắn hạn – chỉ có thể hấp thụ được khoảng 3 đến 7 vấn đề hay còn gọi là "working memory" – trí nhớ làm việc – loại trí nhớ để phân tích những dữ kiện, sự việc tức thì và kéo dài trong chốc lát (Đây là lý do tại sao số điện thoại chỉ có 7 số. Cách đây từ rất lâu, các nhà khoa học cũng đã khám phá ra rằng nếu yêu cầu ai đó nhớ 8 chữ số thì họ sẽ nhanh chóng quên toàn bộ chuỗi số). Con số kỳ diệu – không quá nhiều và không quá ít – dường như là số 3.

Vậy thì áp dụng ở đây như thế nào? Bạn có thể chia bài thuyết trình thành 3 phần, thảo luận về 3 lợi ích của sản phẩm hoặc chỉ rõ cho khán giả "3 bước hành động" mà họ có thể thực hiện. Kết nối các nội dung thành các nhóm gồm 3 ý tưởng tốt nhất sẽ dễ dàng ghi nhớ hơn rất nhiều.

Có cảm xúc (Emotional)

Có hàng loạt nghiên cứu chỉ ra rằng yếu tố cảm xúc sẽ lấn át các phân tích cứng nhắc. Bạn cần đưa ra dữ liệu và bằng chứng để củng cố cho luận điểm của mình nhưng thể hiện cảm xúc trong bài thuyết trình thường mới là yếu tố kích thích mọi người hành động.

Storytelling là cách dễ nhất và hiệu quả nhất để khiến bài thuyết trình trở nên có cảm xúc. Một lần, tôi phỏng vấn một vị luật sư rất lỗi lạc – người đã dành chiến thắng trong một phiên tòa rất "nóng" có liên quan đến một công ty dược phẩm và đòi được 250 triệu USD cho khách hàng. Ông đã cho tôi xem slide mà ông đã sử dụng trong một buổi tranh luận có tính mở đó. 6 slide này kể về một câu chuyện đi kèm các hình ảnh có liên quan đến một người đã bị giết hại. Khi phiên tòa kết thúc, ông đã hỏi ban bồi thẩm tại sao lại thay đổi ý kiến khi trước đó không lâu, chính họ đã bị đoàn luật sư của công ty thuốc gây nhầm lẫn bằng cách mời các nhà khoa học với một "núi" các dữ liệu và con số thống kê lên làm chứng. Ban bồi thẩm trả lờ rằng họ đã bị thuyết phục bởi một câu chuyện đơn giản, hiếm khi được sử dụng nhưng đầy xúc động và có tính lan tỏa mạnh mẽ.

Nếu bạn muốn nổi bật, hãy cố gắng kể một câu chuyện có liên quan đến những gì bạn nói.

Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình kém có thể nhấn chìm sự nghiệp và thương hiệu tổ chức của bạn. Tôi đã chứng kiến điều này xảy ra nhiều lần. Tôi cũng đã từng thấy quá nhiều ý tưởng tuyệt vời nhưng không được công nhận chỉ bởi vì người sáng tạo ra chúng không thể truyền tải những "đứa con tinh thần" của mình một cách hiệu quả cho người nghe. Chúng ta cần những giải pháp hữu ích để giải quyết vấn đề nhưng chúng ta cũng cần những nhà lãnh đạo truyền cảm hứng – những người mà có thể thể hiện chúng theo cách có thể hiểu được, ghi nhớ được và có cảm xúc để thúc đẩy cấp dưới hành động.

Về tác giả: Carmine Gallo là một huấn luyện viên về giao tiếp cho rất nhiều thương hiệu được ưa chuộng nhất trên thế giới. Ông đồng thời cũng là một Keynote Speaker (diễn giả lên tinh thần, truyền lửa) và tác giả của rất nhiều đầu sách nổi tiếng, một trong số đó lọt vào danh sách bán chạy trên thế giới như The Presentation Secrets of Steve Jobs (Tạm dịch: Các bí mật thuyết trình của Steve Jobs) hay The Innovation Secrets of Steve Jobs (Tạm dịch: Các bí mật đổi mới của Steve Jobs).

Đừng bỏ qua phần hỏi & đáp trong bài thuyết trình

Ngoài 3 nhân tố quan trọng trên, một yếu tố khác mà bạn cũng đừng bỏ qua nếu muốn tăng tương tác với khán giả, đó là mời hay khuyến khích mọi người đưa ra câu hỏi. Những câu hỏi mở như “Mọi người có câu hỏi gì về bài thuyết trình không?” thường hiệu quả hơn “Mọi người có thắc mắc gì không?”.

Thế nhưng nếu lo lắng khi đi sai kịch bản và đi sâu vào những điều chưa hiểu rõ, hãy suy nghĩ cẩn thận về những câu hỏi mà bạn có thể được hỏi, hãy nghĩ tới khán giả và điều họ quan tâm, hoặc nhờ tới sự trợ giúp của đồng nghiệp để biết những câu hỏi bạn có thể gặp phải.

Sau đó, bạn có thể kết hợp những câu trả lời của họ vào bài thuyết trình, tạo ra một bảng những câu hỏi thường gặp hoặc chuẩn bị trả lời chúng khi được yêu cầu.