15 sai lầm thực tập sinh thường mắc phải

Những tổ chức làm việc trong lĩnh vực media thường phải tuyển rất nhiều thực tập sinh (intern). Ví dụ như Business Insider có các chương trình thực tập sinh mở rộng không chỉ mang lại trải nghiệm trở thành phóng viên cho rất nhiều người mà còn mang tới cơ hội cho những biên tập viên và phóng viên được thử sức với khả năng quản lý.

Để giúp đưa ra cho bạn đọc 1 vài lời khuyên về những gì không nên làm khi đang trong kì thực tập, phóng viên tờ Business Insider đã hỏi những người cộng sự của mình - những người đã từng làm việc cùng hoặc từng quản lý thực tập sinh - về những sai lầm mà họ thấy ở các thực tập sinh. Nếu bạn đang chuẩn bị ứng tuyển cho 1 chương trình thực tập sinh thì hãy đọc kĩ và tự rút kinh nghiệm cho mình bằng những bài học dưới đây.

1. Chia sẻ quá mức

Tôi có 1 thực tập sinh ngay ngày đầu tiên đi làm đã nói với chúng tôi rằng anh ta là nhà ngoại cảm và có thể đoán trước những yêu cầu của chúng tôi. Sau đó anh ta bắt chúng tôi ngồi và nghe cả 1 chương trình về khả năng của anh ta.

2. Hay phàn nàn

Tôi có 1 nhân viên thực tập yêu cầu 1 cuộc họp và anh ta đã chuẩn bị cả 1 danh sách dài những việc để phàn nàn và ca thán.

Tôi biết rằng đôi khi mọi chuyện không diễn ra theo đúng cách chúng ta muốn. Nhưng phàn nàn là cách xử lý tồi tệ nhất. Nếu ngay từ đầu bạn đã thấy khó khăn thì hãy lập 1 danh sách câu hỏi và đưa cho quản lý chứ đừng phàn nàn. Đó là con đường quá sớm để trở thành 1 "nhân viên có vấn đề". Thêm nữa là tìm kiếm vấn đề sẽ chỉ khiến các cơ hội tránh xa bạn mà thôi.

3. Giả định những điều mình chưa rõ

Ở tạp chí tôi từng làm việc có 1 nhân viên thực tập mắc lỗi rất nghiêm trọng khi cô ấy không thể phân biệt được giữa việc sao chép (transcribe) và viết lại bằng từ ngữ khác (paraphase). Bài viết của cô ấy chỉ chắp nhặt những câu gốc và mang lại rất nhiều rắc rối cho người viết bài. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực media, tài chính hoặc luật mà được yêu cầu sao chép lại thì hãy hỏi thật kĩ xem yêu cầu mà họ đưa ra là gì.

4. Không biết khởi xướng

Sai lầm lớn nhất mà 1 thực tập sinh có thể mắc phải là không bao giờ khởi xướng điều gì. Một số mặc nhiên cho rằng thực tập sinh chỉ nên ngồi và chờ mọi thứ diễn ra - giống như khi bạn còn đi học và công việc duy nhất là ngồi và chờ được giáo viên dạy. Một điều ở Business Insider khiến tôi cực kì yêu thích là nơi đây khuyến khích chúng tôi làm nên sự nghiệp của mình. Những thực tập sinh có thể đưa ra ý tưởng và chủ động mỗi ngày.

5. Coi văn phòng như nhà trọ

Sai lầm lớn nhất mà tôi thấy ở thực tập sinh là ngủ lại văn phòng qua đêm. Họ đi chơi, uống say và rồi quay trở lại văn phòng, có thể để lấy đồ nhưng rồi lại ngủ luôn lên ghế sô pha của quầy lễ tân. Ai đó trực ca đêm đã nhìn thấy, chụp ảnh và gửi cho tôi.

Chúng tôi đã nói chuyện với thực tập sinh và giải thích rằng văn phòng không phải là nơi để ngủ qua đêm hay vào dịp cuối tuần. Đặc biệt là đừng bao giờ quay trở lại văn phòng sau khi đã uống say bởi ai biết chuyện gì sẽ xảy ra?

6. Không biết được ranh giới của mình

Khi còn làm ở công ty cũ, tôi có 1 thực tập sinh cũng khá bình thường, năng lực đủ để qua vòng phỏng vấn nhưng cuối cùng mọi thứ lại trở nên cực kì tệ hại. Cô ấy không chỉ luôn luôn thô lỗ mà còn cho rằng những nhiệm vụ dành cho thực tập sinh - như là viết bài trên hệ thống CMS của chúng tôi hay viết phần nội dung pháp lý (credit) - là dưới sức của cô ấy. Cô ấy còn vượt quyền tôi và các đồng nghiệp của tôi để gửi email thẳng cho CEO về 1 vài ý tưởng của cô ấy. Cô ấy không có 1 chút ý niệm nào về ranh giới và không hề tỏ ra tôn trọng quản lý của mình.

7. Bỏ việc vì một vị trí thực tập khác

Tôi từng có 1 thực tập sinh bỏ vị trí sau 1 tháng vì lựa chọn 1 vị trí thực tập sinh khác. Tôi đã dành nhiều thời gian đào tạo, kiểm tra và đảm bảo cô ấy được làm những gì mình thích - và rồi cô ấy bỏ chúng tôi trong tình trạng rất khó khăn, buộc chúng tôi phải tìm kiếm thực tập sinh vào giữa mùa. Điều này thực sự phá hỏng mối quan hệ, không thể hàn gắn được và ai cũng nên tránh, đặc biệt là thời gian đầu của sự nghiệp.

8. Làm không lương

Tôi phải nói rằng 1 sai lầm lớn mà tôi đã mắc phải khi còn làm thực tập sinh đó là làm việc không lương.

Tôi nghĩ rằng mọi việc đều ổn vì đã có nguồn hỗ trợ từ 1 công việc khác ở nhà hàng và có thể nâng cao kinh nghiệm để hy vọng thay đổi sự nghiệp. Ban đầu mọi thứ đều tốt nhưng rồi tôi gặp vấn đề về sức khỏe và đơn giản là tôi phải lựa chọn công việc đã trả tiền thuê nhà và mọi chi phí của mình (Vào thời gian đó tôi cũng không có bảo hiểm. Đó là thời gian trước khi mọi người có thể sử dụng bảo hiểm của bố mẹ trước tuổi 26). Tôi phải từ bỏ công việc không lương bởi cố gắng chi trả mọi thứ mà vẫn giữ năng lượng làm việc không lương thật chẳng có ý nghĩa gì cả.

Mọi người cảm thấy ổn và có lẽ sẽ còn cho tôi lời khuyên nếu tôi hỏi nhưng tôi quyết định từ chối bởi tôi cảm thấy như thế là bóc lột. Tôi đã tìm được công việc khác tuy không trả nhiều, nhưng vẫn có ít nhiều, có nghĩa là ít nhất tôi có thể dùng tiền kiếm được từ vài giờ làm việc của mình chi trả cho cái gì đó.

Đánh giá thấp công việc của bạn cũng là 1 sai lầm.

9. Trang phục không phù hợp

Tôi là 1 thực tập sinh tại 1 tờ báo cách đây nhiều năm. Một đồng nghiệp cũng là thực tập sinh của tôi luôn tới muộn, vào văn phòng của mình và ngủ khi được yêu cầu đi chạy việc cho người biên tập viên của chúng tôi, mặc quần áo trang trí đầy hoa cỏ. Thật là một điều kì diệu khi cô ấy không bị sa thải.

Tôi không tự khen mình đâu nhưng tôi chắc rằng có rất nhiều thực tập sinh tới văn phòng trễ, rất thờ ơ với những việc vặt và không coi thời gian thực tập như 1 công việc thực sự (điều đó cũng không sao cả). Nhưng ăn mặc hoa hòe hoa sói thì thực sự là kinh khủng. Những gì bạn mặc tới nơi làm việc sẽ phản chiếu trực tiếp những gì bạn muốn đồng nghiệp và cấp trên nhìn nhận bạn, và chắc chắn là bạn sẽ không thể gây ấn tượng chuyên nghiệp và tích cực nếu ăn mặc không phù hợp. Hãy thật gọn gàng và giản dị.

10. Khả năng giao tiếp kém

Có những thực tập sinh rất tuyệt vời trong suốt khoảng thời gian họ làm việc nhưng đến phút cuối cùng thì lại tự phá hủy tất cả.

Có 1 thực tập sinh bỏ đi sớm hơn vài tuần trước khi đợt thực tập kết thúc. Điều này cũng không cao cả. Anh ta gửi 1 email khá muộn nói rằng cần thời gian cho 1 việc cá nhân, điều này cũng không sao hết. Nhưng anh ta lại không hề nói mình có quay trở lại hay không.

Tôi đã cho anh ta thời gian để giải quyết vấn đề cá nhân và cố gắng tìm hiểu xem anh ta có quay trở lại không. Email của tôi bị bỏ bẵng cho tới tận ngày kết thúc kì thực tập và anh ta nói rằng không nhận được email của tôi nên không trả lời. Thật khó tin nhưng với tài khoản Instagram, tôi dễ dàng Google và biết được anh ta không quay lại. Tôi ước gì anh ta đưa ra kế hoạch cụ thể để chúng tôi sắp xếp lịch làm việc thay vì để mọi thứ trì hoãn và chờ đợi như vậy.

Sự thật là chúng ta không thể ép buộc ai đó ở lại. Nếu thực tập sinh nói: "tôi không muốn làm việc ở đây nữa, cảm ơn đã dành thời gian và tôi sẽ không quay trở lại đâu" thì chúng tôi đã tiết kiệm được hàng tuần chờ đợi và không biết rõ tình hình ra sao.

11. Không chú ý tới tiểu tiết

Tôi có 1 thực tập sinh gửi email hàng ngày mà còn viết sai tên tôi. Tôi đã viết lại và kí tên với tên đúng của mình nhưng cô ấy chẳng bao giờ xem thì phải.

12. Đi nghỉ

Sai lầm lớn nhất với thực tập sinh là quyết định đi nghỉ 2 tuần ngay giữa kì thực tập trong khi chính họ lại đang rất muốn có được công việc đó.

13. Lười biếng và thiếu tôn trọng

Tôi đã từng làm việc với 1 thực tập sinh làm hầu như mọi việc mà 1 thực tập sinh đáng ra không nên làm.

Cô ấy không chỉ ăn mặc không phù hợp (luôn rất hở hang), mà còn hay đến muộn, dành cả ngày nhắn tin, đi ra ngoài ăn trưa rất lâu, mua sắm và nhìn chung là làm mọi thứ ngoại trừ làm việc. Cô ấy phàn nàn về mọi thứ - con đường đi làm, New York vào mùa hè tệ ra sao hay máy tính cô ta chậm thế nào.

Cô ấy thực sự lười biếng và không bao giờ hài lòng. Thật sự rất bực khi nghĩ rằng cô ấy đang có được vị trí thực tập mà rất nhiều người mong mỏi ở 1 công ty truyền thông lớn và rất nhiều người ngoài kia xứng đáng hơn, và cũng nhiều nhiệt huyết làm việc hơn đáng ra có thể được chọn.

Một hôm tôi thấy cô đang lướt Facebook nên tôi hỏi nhờ cô giúp 1 việc. Cô nói rằng: "Chị có thể nhờ người khác được không, giờ tôi đang bận lắm". Tôi đã phải phải ngăn mình không cười lớn, cô ta thực sự nghiêm túc sao? Điều tệ nhất là cô ta có quan hệ với người trong ban điều hành của công ty nên chẳng ai nói gì hay làm gì được cả.

14. Không chuyên nghiệp

Điều tồi tệ nhất mà 1 thực tập sinh có thể làm là không coi kì thực tập như 1 cơ hội làm việc chuyên nghiệp thực sự. Họ có thể tới trễ, quá deadline, lười biếng hoặc tỏ ra không hứng thú làm việc. Một lỗi nữa là họ chia sẻ quá nhiều - một thực tập sinh không nên nói với sếp tối qua ở bar mọi thứ điên rồ ra sao.

Cư xử như thể bạn được trao quyền để tham gia kì thực tập sinh bao gồm các hành động như mặc trang phục không phù hợp, ăn trưa 2 tiếng đồng hồ, tận dụng mọi thứ miễn phí quá nhiều. Không phải cứ vì nó miễn phí mà bạn dùng nó mọi lúc. Rõ ràng là sếp của bạn sẽ chú ý và không thích điều đó.

Không phải kì thực tập bao giờ cũng thú vị nhưng mục tiêu ít nhất cũng là tạo những kết nối chuyên nghiệp và hữu ích để có được những lời giới thiệu tốt trong tương lai. Khi không có 1 giọng nói nhắc nhở trong đầu thực tập sinh rằng họ cần phải gây ấn tượng với sếp ngay cả những điều cơ bản nhất thì họ thường sẽ không thể làm việc ở đó lâu dài.

15. Phản hồi chậm

Thực tập sinh đầu tiên tôi quản lý thực sự là 1 "trải nghiệm". Anh ta không phản hồi hoặc thậm chí từ chối việc mà tôi giao, thậm chí là cho rằng "nó không đáng làm". Anh ta rất hay không phản hồi email và tin nhắn nên tôi phải qua bàn anh ta và hỏi liệu anh ta có đọc chúng chưa. Anh ta cũng rất thường xuyên "quên" phản hồi lại cho quản lý của mình. Tôi đã hơn 1 lần phải gửi anh ta email "anh còn sống không" khi anh ta không đi làm mà không thông báo gì cả.

Tác giả: Rachel Gillett