Word 2019 (Phần 2): Tạo và mở tài liệu

File Word được gọi là tài liệu. Bất cứ khi nào bắt đầu một dự án mới trong Word, bạn sẽ cần tạo một tài liệu mới, tài liệu này có thể trống hoặc từ một template. Bạn cũng sẽ cần biết cách mở một tài liệu hiện có.

Cách tạo một tài liệu trống mới

Khi bắt đầu một dự án mới trong Word, bạn thường muốn bắt đầu với một tài liệu trống mới.

1. Chọn tab File để truy cập Backstage view.

Truy cập Backstage view
Truy cập Backstage view

2. Chọn New, sau đó bấm vào Blank document.

Bấm vào Blank document
Bấm vào Blank document

3. Một tài liệu trống mới sẽ xuất hiện.

Tạo tài liệu mới từ một template

Template là một tài liệu được thiết kế trước, bạn có thể sử dụng để tạo tài liệu mới một cách nhanh chóng. Các template thường bao gồm định dạng và thiết kế tùy chỉnh, vì vậy chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi bắt đầu một dự án mới.

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view, sau đó chọn New.

2. Một số template sẽ xuất hiện bên dưới tùy chọn Blank document. Bạn cũng có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm thông tin cụ thể hơn. Trong ví dụ này, bài viết sẽ tìm kiếm một template tờ rơi.

Tìm một template
Tìm một template

3. Khi bạn tìm thấy thứ mình thích, hãy chọn một template để xem trước.

Xem trước template
Xem trước template

4. Bản xem trước của template sẽ xuất hiện. Nhấp vào Create để sử dụng template đã chọn.

Nhấp vào Create để sử dụng template đã chọn
Nhấp vào Create để sử dụng template đã chọn

5. Một tài liệu mới sẽ xuất hiện với template đã chọn.

Bạn cũng có thể duyệt qua các template theo danh mục sau khi thực hiện tìm kiếm.

Duyệt qua các template theo danh mục
Duyệt qua các template theo danh mục

Cách mở một tài liệu hiện có

Ngoài việc tạo tài liệu mới, bạn thường cần mở tài liệu đã được lưu trước đó.

1. Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open.

Nhấp vào Open
Nhấp vào Open

2. Chọn This PC, sau đó nhấp vào Browse. Bạn cũng có thể chọn OneDrive để mở các file được lưu trữ trên OneDrive của mình.

Duyệt để chọn file
Duyệt để chọn file

3. Hộp thoại Open sẽ xuất hiện. Định vị và chọn tài liệu của bạn, sau đó nhấp vào Open.

Định vị và chọn tài liệu
Định vị và chọn tài liệu

4. Tài liệu đã chọn sẽ xuất hiện.

Hầu hết các tính năng trong Microsoft Office, bao gồm cả Word, đều hướng tới việc lưu và chia sẻ tài liệu trực tuyến. Điều này được thực hiện với OneDrive, là không gian lưu trữ trực tuyến cho các tài liệu và file của bạn. Nếu bạn muốn sử dụng OneDrive, hãy đảm bảo rằng bạn đã đăng nhập vào Word bằng tài khoản Microsoft của mình.

Cách ghim tài liệu

Nếu thường xuyên làm việc với cùng một tài liệu, bạn có thể ghim nó vào Backstage view để truy cập nhanh.

1. Điều hướng đến Backstage view, bấm Open, sau đó chọn Recent.

2. Danh sách các tài liệu được chỉnh sửa gần đây sẽ xuất hiện. Di chuột qua tài liệu bạn muốn ghim, sau đó nhấp vào biểu tượng đinh ghim.

Danh sách các tài liệu được chỉnh sửa gần đây
Danh sách các tài liệu được chỉnh sửa gần đây

3. Tài liệu sẽ ở trong danh sách Recent documents cho đến khi nó được bỏ ghim. Để bỏ ghim tài liệu, hãy nhấp lại vào biểu tượng đinh ghim.

Tài liệu sẽ ở trong danh sách Recent documents
Tài liệu sẽ ở trong danh sách Recent documents

Compatibility Mode

Đôi khi bạn có thể cần phải làm việc với những tài liệu đã được tạo trong các phiên bản trước của Microsoft Word, như Word 2010 hoặc Word 2007. Khi bạn mở các loại tài liệu này, chúng sẽ xuất hiện trong Compatibility Mode.

Compatibility Mode sẽ tắt một số tính năng nhất định, vì vậy bạn sẽ chỉ có thể truy cập các lệnh được tìm thấy trong chương trình được sử dụng để tạo tài liệu. Ví dụ, nếu bạn mở một tài liệu được tạo trong Word 2007, bạn chỉ có thể sử dụng các tab và lệnh được tìm thấy trong Word 2007.

Trong hình ảnh bên dưới, bạn có thể thấy Compatibility Mode có thể ảnh hưởng như thế nào đến các lệnh có sẵn. Vì tài liệu bên trái đang ở Compatibility Mode nên nó chỉ hiển thị các lệnh có sẵn trong Word 2007.

Compatibility Mode
Compatibility Mode

Để thoát khỏi Compatibility Mode, bạn sẽ cần chuyển đổi tài liệu sang loại phiên bản hiện tại. Tuy nhiên, nếu bạn đang cộng tác với những người chỉ có quyền truy cập vào phiên bản Word cũ, tốt nhất nên để tài liệu ở Compatibility Mode để định dạng sẽ không thay đổi.

Bạn có thể xem lại trang hỗ trợ này của Microsoft để tìm hiểu thêm về những tính năng nào bị tắt trong Compatibility Mode.

https://support.microsoft.com/en-us/office/open-a-document-in-an-earlier-version-of-word-45c4dd2f-bf7b-4a0d-9ff2-7b2ff6b733f0?redirectsourcepath=%252fen-us%252farticle%252fuse-word-2016-to-open-documents-created-in-earlier-versions-of-word-5b38a00a-840b-4719-a8a3-ce155df82554

Cách chuyển đổi một tài liệu

Nếu muốn truy cập vào các tính năng mới hơn, bạn có thể chuyển đổi tài liệu sang định dạng file hiện tại.

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view, sau đó định vị và chọn lệnh Convert.

Chọn lệnh Convert
Chọn lệnh Convert

2. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Bấm OK để xác nhận việc nâng cấp file.

Bấm OK
Bấm OK

3. Tài liệu sẽ được chuyển đổi sang loại file mới nhất.

Lưu ý: Việc chuyển đổi file có thể gây ra một số thay đổi đối với bố cục ban đầu của tài liệu.

Thứ Năm, 13/01/2022 11:44
52 👨 512
0 Bình luận
Sắp xếp theo