Tin học Văn phòng

Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:

Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp cho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn Start | Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start | Microsoft Office | Microsoft Office Tools với MS OFfice 2003.

Microsoft Office 2003 là bộ soạn thảo văn bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Khi sử dụng Office 2003, bạn nên bổ sung thêm những bộ công cụ miễn phí từ Microsoft, những công cụ này giúp ích cho việc soạn thảo văn bản khi bạn xử lý trên Microsoft Office 2003.

Trong công việc hàng ngày - nhất là trong công việc văn phòng phải tiếp xúc và làm việc nhiều với tệp tin PowePoint - nhiều khi người sử dụng có mong muốn chuyển đổi định dạng tệp tin PowePoint sang một định dạng khác, ví dụ như định dạng tệp tin văn bản Word sẽ có thể thuận tiện hơn cho việc viết một báo cáo chẳng hạn.

Microsoft ví chức năng AutoCorrect trong bộ phần mềm Office từ phiên bản 2000 trở về sau là “Người sửa văn bản qua vai bạn”. Thông thường, tính năng tiện lợi này sẽ tự động chỉnh sửa từ ngữ, lỗi chính tả nhanh chóng tuy nhiên đôi lúc chúng thường chèn vào hay thay thế những từ mà bạn không muốn thay đổi như tên riêng chẳng hạn.

Với add in Album này, bạn có thể tạo nhanh chóng các Photo Album từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn từ các thiết bị kỹ thuật số như scanner, digital camera, hay từ các file trên đĩa… Giao diện đơn giản, các bước thực dễ dàng và nhanh chóng là các đặc điểm của add in Album này.

Để tạo một bản trình diễn (slide) hấp dẫn, ngoài việc phải trình bày sao cho đẹp mắt, bạn cần phải kết hợp thêm các yếu tố khác không thể thiếu như âm thanh (audio) và video. Hướng tích hợp video số vào Slide Power Point (PP) sẽ giúp bạn tạo ra một bài trình diễn trực quan và sinh động hơn.

Đúng như tên gọi, EZ Outlook Backup Pro là một tiện ích rất hay dùng để sao lưu lại tất cả nội dung của chương trình quản lý thư tín Microsoft Outlook.

Hoạt động hiệu quả hơn chương trình PDF2Word, PDF2Office Personal của Recosoft Corporation cho phép bạn chuyển đổi nhanh chóng từ các định dạng PDF sang định dạng tài liệu văn bản Word thông thường chỉ với vài cú click chuột đơn giản.

Khi soạn thảo e-mail bằng Outlook Express, bạn thường hay soạn xong rồi mới bấm vào nút “Send” để gửi. Hoặc để soạn tiếp vào khi khác thì bạn vào menu “File” rồi bấm “Save”, hay bạn có thể bấm Ctrl + S, để lưu e-mail đang soạn thảo vào thư mục “Drafts”.

Bạn muốn gửi cho người thân hay bạn bè một e-mail có nội dung hết sức riêng tư và không muốn ai đọc được nội dung. Với chương trình Secure Message, các bạn có thể mã hóa nội dung e-mail của mình rồi mới gửi đi.

Microsoft Word không chỉ đơn thuần là chương trình soạn thảo văn bản mà nó còn có những chức năng hỗ trợ khác cho người sử dụng.

Bạn dùng Outlook Express để gửi e-mail cho bạn bè và người thân. Thông thường, e-mail của bạn sẽ được mặc định đưa vào thư mục Inbox. Nhưng bây giờ, e-mail của bạn lại bị Yahoo! Mail tưởng lầm thư rác (spam) và bị đưa vào thư mục Bulk.

Bạn có file văn bản và muốn đưa cho người khác xem nhưng lại không muốn họ chỉnh sửa định dạng trong văn bản hoặc chỉ cho phép thay đổi nội dung trong biểu mẫu định sẵn. Microsoft Word 2003 có chức năng Protect Document có thể đáp ứng yêu cầu này của bạn. Cách thực hiện như sau:

Bạn được giao nhiệm vụ thực hiện một biểu dữ liệu chi tiết theo dạng bàn cờ như nhật ký chứng từ. Nhập liệu bằng tay cho biểu này phải dùng scroll bar kéo qua kéo lại để tìm cho đúng cột dữ liệu, vừa tốn công vừa dễ nhầm. Chi bằng bạn cứ nhập các thông tin cần thiết, phần việc còn lại hãy cứ để cho Excel làm giúp, đảm bảo số liệu chính xác 100%.

Các công việc liên quan tới máy tính của bạn sẽ nhanh hơn và gọn gàng hơn với một tập hợp các phần mềm văn phòng hữu ích sau:

Sau khi đăng ký một account của Yahoo, bạn có thể sử dụng được tất cả các dịch vụ của Yahoo như Yahoo! Mail, Yahoo! Messenger, Yahoo! Chat… Và với nhiều ưu điểm và tính năng hay thì Yahoo! Mail đang được rất nhiều bạn thích dùng. Để giúp bạn sử dụng Yahoo! Mail của mình được hiệu quả hơn, xin giới thiệu với các bạn một số thủ thuật “nho nhỏ” dành cho Yahoo! Mail nhưng công dụng của chúng thì chẳng nhỏ chút nào.

Đôi khi đãng trí, người sử dụng máy tính và Internet có thể sẽ quên mật khẩu (password) của hòm thư, chương trình chat, tài khoản kết nối Internet... Những chương trình dưới đây sẽ có ích cho bất kỳ ai rơi vào hoàn cảnh đó.

Có bao giờ các bạn nghĩ tới việc tạo công cụ học từ vựng trong Excel giống như các chương trình học tiếng Anh không?