Sao lưu AutoCorrect trong Microsoft Office

Trước hết chúng ta tìm hiểu chức năng AutoCorrect trong Microsoft Word. Chức năng ban đầu của AutoCorrect là dùng để sửa lỗi gõ sai trên bàn phím, ví dụ từ "teh" thì sẽ tự động sửa lại thành từ "the", "(c)" thành "©",... Sau đó người ta vận dụng chức năng AutoCorrect trong việc soạn thảo văn bản như cài thêm các cụm từ thường gặp để gõ tắt như: vn thay bằng Việt Nam, pl thay bằng pháp luật,...

Để thêm một từ cho AutoCorrect, từ trình đơn Tools chọn AutoCorrect Options để gọi hộp thoại AutoCorrect. Trong khung Replace gõ cụm từ tương ứng (VD: vn), trong khung With gõ cụm từ thay thế (VD: Việt Nam) rồi nhấn vào nút Add. Nhấn OK để đóng hộp thoại. Từ đây về sau, khi soạn thảo văn bản ta chỉ cần gõ vn thì MS Word sẽ tự sửa thành "Việt Nam". Nội dung AutoCorrect chứa nhiều cụm từ thường gặp sẽ giúp cho việc soạn thảo văn bản nhanh hơn.

Với Microsoft Office 2000/2003 chạy trên máy tính dùng HĐH Windows 2000/2003/XP, dữ liệu của AutoCorrect được lưu giữ trong file MSO1033.acl tại vị trí C:\Documents and Settings\<Account Name>\Application Data\Microsoft\Office.

Như vậy, bạn có thể dễ dàng sao lưu nội dung AutoCorrect (chỉ cần lưu giữ file MSO1033.acl), hoặc chia sẻ cho các máy tính khác (chép file MSO1033.acl vào thư mục C:\Documents and Settings\<Account Name>\Application Data\Microsoft\Office theo tài khoản người dùng tương ứng).

Ngoài ra, bạn còn có thể liệt kê toàn bộ nội dung của AutoCorrect thành một file văn bản bằng cách dùng tập tin tài liệu mẫu SUPPORT.DOT của Office 2003 nằm trong thư mục C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\MACROS (bạn có thể copy file này vào máy tính dùng Office 2000). Ghi chú: SUPPORT.DOT chỉ có khi cài đặt đầy đủ, tham khảo hướng dẫn cài đặt ở trang support.microsoft.com ("How to Install the Support.dot Template", KB: 289506).

Mở file này trực tiếp từ cửa sổ Windows Explorer, có thể Microsoft Word sẽ đưa ra hộp thoại Security Warning cảnh báo macro chứa virus, bạn nhấn vào nút Enable Macros để tiếp tục, file này sẽ tự động tạo một tài liệu mới trong Word, lúc này bạn nhấn nút AutoCorrect Backup thì hộp thoại AuCorrect Utility xuất hiện. Bạn nhấn nút Backup, Word sẽ liệt kê nội dung file MSO1033.acl vào tài liệu có tên mặc định là AutoCorrect Backup Document. Bạn có thể xem nội dung AutoCorrect hoặc in ra giấy.

Nguyễn Minh Tuệ
E-mail: MinhTuePentada@yahoo.com