Quản lý email trên thiết bị Android

Quản Trị Mạng - Gặp vấn đề với email? Đối với những nhân viên làm trong một doanh nghiệp hoặc công ty dựa trên web, phương pháp giao tiếp phổ biến nhất vẫn là email. Tuy nhiên, làm thế nào để kiểm soát một hòm thư đầy ắp trong khi vẫn hoàn thành công việc?

Một câu hỏi thông thường là làm thế nào để bạn có thể quản lý hòm thư và hoàn thành công việc khi không có ở văn phòng?

Dưới đây là một số mẹo nhỏ và ứng dụng nhằm giúp bạn quản lý hiệu quả hơn email từ điện thoại Android mỗi khi phải rời văn phòng làm việc.

Trong hòm thư

Các Folder

Điều đầu tiên bạn muốn làm là cài đặt các folder. Nếu đang sử dụng Gmail, chúng được gọi là các label. Cài đặt folder sẽ giúp bạn giữ mọi việc được riêng biệt và giúp việc tìm kiếm các message dễ dàng hơn đôi chút. Ngoài việc sử dụng các label, lọc email cũng giúp mọi thứ được ngăn nắp hơn.

Khi làm việc trên điện thoại Android, bạn sẽ dễ dàng xem các label được gắn vào email message nếu có.

IMAP

Sử dụng IMAP thay vì POP sẽ giúp bạn có được nhiều quyền quản lý hơn về cách kiểm soát email. Với cài đặt POP, khi bạn quản lý email trên điện thoại, ứng dụng desktip sẽ không biết được việc này. Và với các message đồng bộ hóa, điều tốt nhất bạn có thể làm là download và xóa message khỏi server email.

Nếu đang sử dụng một ứng dụng nào khác như Thunderbird hoặc Outlook để quản lý email, bạn có thể cảm thấy bình thường khi không có bộ lọc và folder đồng bộ hóa với server. Tuy nhiên, nếu công ty bạn quyết định chuyển phần mềm email trên desktop thì sao? Chắc chắn bạn sẽ phải làm lại tất cả các công việc khó nhọc để tái sắp xếp lại mọi thứ.

Nếu sử dụng IMAP, ứng dụng desktop và điện thoại vẫn luôn được đồng bộ hóa. Người dùng có thể truy cập các message ở tất cả các folder, chuyển message từ folder này sang folder khác và tiết kiệm thời gian rất nhiều mỗi khi quay trở lại máy tính.

Chuyển tiếp email tới một tài khoản

Nếu bạn đang sử dụng một vài tài khoản email, dưới đây là đường link vào bài báo giúp bạn gửi email bằng một tài khoản Gmail khác. Tạo một nơi truy cập tất cả các email thực sự cần thiết nếu muốn truy cập hòm thư của bạn bất kì lúc nào.

Các ứng dụng

Có rất nhiều ứng dụng sở hữu các chức năng cần thiết mà bạn đang tìm kiếm. Dưới đây là các ứng dụng email thay thế cung cấp nhiều khả năng hơn so với ứng dụng email được cài đặt sẵn trên Android. Với hỗ trợ của một vài add-on, chúng có thể dễ dàng “vượt mặt” ứng dụng đã được cài đặt sẵn.

K-9 email

K-9 là một ứng dụng email thay thế dành cho điện thoại Android. Dựa vào phiên bản của hệ điều hành Android và nhà sản xuất cùng mẫu thiết bị, cấu trúc có thể trông giống nhau. Trong quá trình kiểm tra, nó thậm chí còn chạy nhanh hơn nhiều và có nhiều lựa chọn cấu hình cách quản lý email đến.

K-9 Data Killer

K-9 Data Killer cho phép bạn tắt bỏ đồng bộ hóa nếu sử dụng K-9. Ứng dụng add-on này cũng sẽ thực hiện công việc tương tự khi truy cập vào cài đặt Android và bật hoặc tắt tính năng tự động đồng bộ hóa Gmail.

Email pop-up

Email pop-up là một add-on email khác dành cho K-9 email. Công việc của nó là hiển thị một cửa sổ pop-up cho email đến. Mặc dù ứng dụng này có thể bị coi là công cụ phù phiếm, không có ích khiến tốn khoảng không, thực sự nó vẫn rất tiện ích.

Hãy thử tưởng tượng rằng bạn có một ngày làm việc bận rộn và đang chờ một email quan trọng nào đó. Thay vì mở K-9 thường xuyên để kiểm tra email đã đến hay chưa, bạn có thể xem được ai đã gửi nó và một chút nội dung bên trong. Sử dụng những pop-up nhỏ gọn này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng của pin khi không phải truy cập vào ứng dụng email chỉ để xem email mới từ ai gửi tới và họ muốn gì.

Chỉ có một vài trong số rất nhiều ứng dụng và mẹo nhỏ có thể giúp quản lý email hiệu quả. Mỗi người đều có riêng cho mình phương pháp riêng, nhưng còn rất nhiều người hàng ngày vẫn gặp vấn đề với hòm thư của họ. Thử sức với một chút thay đổi không làm bạn mất gì nhưng nó có thể là cách mới để cải thiện hiệu suất email. Nếu bạn có mẹo sử dụng email tốt hơn hoặc ứng dụng quản lý email hiệu quả, hãy chia sẻ với mọi người.