Một số chú ý khi khôi phục tài liệu Word

Quản trị mạng - Chắc hẳn bạn sẽ rất lo lắng khi một tài liệu chứa dù ít hay nhiều thông tin quan trọng bị lỗi. Bạn có thể sẽ bị mất tất cả những thông tin đó sau hàng giờ cố gắng lấy lại những thông tin đó mà không có kết quả. Đó có thể là do bạn đang quá lo lắng nên không thể thực hiện một số bước đơn giản mà khá hiệu quả để lấy lại nhưng thông tin này.

Dưới đây là một vài thao tác bạn có thể áp dụng trong những tình huống như vậy:

1. Tài liệu của bạn có thật sự bị lỗi?

Nhiều người dùng thường mắc sai lầm lơn khi cho rằng không mở được tài liệu là do nó bị lỗi, và một số thậm chí sau vài lần cố gắng khắc phục nhưng không có kết quả đã “thẳng tay” xóa bỏ. Bạn nên nhớ rằng bất kì thứ gì trên máy của bạn đề có thể bị lỗi, và trong tình huống này có thể ứng dụng Word của bạn hay thậm chí là Windows đã có vấn đề. Vì vậy trước khi restore hay sửa file bạn nên mở thử những tài liệu khác hay mở tài liệu bị lỗi đó trên một máy khác để xác định rõ căn nguyêm của sự cố. Có thể bạn sẽ phải ngạc nhiên với những gì xảy ra.

2. Sao lưu tài liệu lỗi

Thực ra đây không phải là một thủ thuật khôi phục nhưng nó lại là một bước quan trọng trong quá trình sửa lỗi bởi vì chúng ta không chắc chắn về kết quả của quá trình này. Trong một số trường hợp công cụ sửa lỗi đã không khắc phục được sự cố mà thậm chí còn làm sự cố trầm trọng hơn. Nhưng với một bản sao từ trước dù kết quả có thế nào bạn cũng không phải hối tiếc.

3. Kiểm tra email

Trong nhiều trường hợp có thể tài liệu bị lỗi này đã được bạn đính kèm vào một email và gửi đi trước đó. Nếu thế thì thật may mắn vì bản sao của email đó (cùng với file đính kèm) đã được lưu trữ trong folder Sent Items (thư đã gửi) của ứng dụng Email hay Webmail. Và thật đơn giản bạn chỉ cần mở lại email đó và tải file đính kèm về máy.

4. Chạy CHKDSK

CHKDSK (hay CheckDisk) là một lệnh trong hệ điều hành Windows, OS và OS/2 giúp hiển thị trạng thái toàn vẹn file hệ thống của đĩa cứng và có thể sửa lỗi logic file hệ thống, trong Unix lệnh này là fsck. Bạn chỉ cần chạy lệnh này trên ổ đĩa chứa file lỗi vì lỗi này có thể xảy ra do lỗi hệ thống và CHKDSK có thể khắc phục được lỗi này. Sau khi chạy CHKDSK bạn có thể kiểm tra tính toàn vẹn của file hệ thống và xác định nơi phát sinh sự cố trong file hệ thống hay bên trong tài liệu này.

5. Xuất file theo định dạng khác

Nếu có thể mở tài liệu này trong Word bạn hãy thử lưu nó dưới một định dạng khác. Đôi khi việc sử dụng một định dạng như RTF hay TXT có thể loại bỏ một số mã của Word khỏi tài liệu này. Thông thường những mã này là nguyên nhân gây lỗi cho các tài liệu Word.

6. Giải nén văn bản thô

Mặc dù việc lưu tài liệu Word theo định dạng RTF hay TXT khá hữu hiệu nhưng đó là trong trường hợp bạn có thể mở lại trong Word, còn nếu không mở được thì sao? Trong trường hợp đó bạn nên sử dụng một trình xử lý văn bản khác hỗ trợ tài liệu Word. Bạn có thể sử dụng một trình soạn thảo file (như Hex) để giải nén thủ công mọi thứ có thể sửa được từ tài liệu lỗi này.
 
7. Sử dụng trình chuyển đổi văn bản của Word

Bạn cũng có thể khôi phục phần văn bản của tài liệu bằng trình soạn thảo văn bản của Word. Để mở công cụ này vào File chọn Open, khi hộp thoại Open xuất hiện lựa chọn tài liệu Word bị lỗi. Sau đó lựa chọn mục Recover Text From Any File trong danh sách Files Of Type và mở tài liệu này. Bộ lọc này sẽ nhập thẳng văn bản ASCII từ mọi file. Tuy nhiên bạn sẽ bị mất định dạng Word và các mục không phải văn bản như hình ảnh, tuy nhiên ít nhất bạn sẽ có thể giải nén hầu hết thông tin dạng văn bản từ file đó. Chú ý phương pháp này không thể áp dụng cho những tài liệu có định dạng của Word 97-2003 (ngoại trừ file docx hay dotx).

8. Sử dụng tính năng Open And Repair

Word XP và các ứng dụng Word sau này hỗ trợ tùy chọn Open And Repair mà bạn có thể sử dụng để khôi phục file lỗi. Sau khi mở hộp thoại Open, bạn chỉ cần click chọn file lỗi và chọn tiếp Open And Repair trong danh sách thả xuống của nút Open. Công cụ này có thể khắc phục nhiều vấn cho những tài liệu lỗi.

9. Sử dụng bản Shadow Copy của tài liệu lỗi trong Windows Vista

Windows Vista tự động lưu bản Shadow Copy của một số tài liệu lên ổ cứng. Nếu một bản Shadow Copy của tài liệu lỗi này tồn tại thì bạn có thể khôi phục phiên bản gần đây của tài liệu. Để thực hiện điều đó bạn phải phải chuột vào tài liệu lỗi chọn Properties trong menu tắt. Khi hộp thoại Properties hiện ra, chọn tab Previous Versions (tab này chỉ xuất hiện với những file được lưu trữ trên ổ đĩa định dạng NTFS). Tab Previous Versions sẽ hiển thị những phiên bản trước đó hiện có của file này.

10. Tạo lại Header

Mặc dù mọi tài liệu Word là khác nhau nhưng tài liệu Word được tạo trong những phiên bản Word thông thường thường có cùng kiểu Header (nhưng cũng có đôi chút khác biệt trong các phiên bản). Sử dụng một trình soạn thảo file để kiểm tra tài liệu Word không có lỗi sẽ nhanh chóng phát hiện ra những điểm chung của những tài liệu này. Sau khi đã chắc chắn Header cũng nằm trong số điểm chung đó bạn chỉ cần copy Header từ một tài liệu này và sử dụng trình soạn thảo trên để dán vào file lỗi (ghi đè lên Header hiện có của file lỗi). Nếu Header là phần bị phá hủy của tài liệu phương pháp này sẽ khắc phục được sự cố của tài liệu này.

11. Sử dụng một chương trình khôi phục

Một vài ứng dụng nhóm ba hiện nay được thiết kế để khôi phục những tài liệu lỗi. Hai trong số những ứng dụng được sử dụng phổ biến nhất đó là OfficeRecovery và Ontrack Easy Recovery. Nhưng trên thực tế khả năng khôi phục của những ứng dụng kiểu này còn tùy thuộc vào mức độ hỏng của dữ liệu.