Cách làm cho tài liệu Word nổi bật với mục lục tuyệt đẹp

Mục lục (Table of Contents) được thiết kế tốt có thể thiết lập toàn bộ tài liệu của bạn. Microsoft Word giúp bạn dễ dàng chèn một mục lục. Sau đó, chỉ với một vài điều chỉnh thiết kế đơn giản, bạn có thể làm cho mục lục thực sự nổi bật.

1. Chọn đúng kiểu mục lục cho tài liệu Word

Bước đầu tiên để tạo mục lục trong Microsoft Word là chọn kiểu bổ sung cho tài liệu.

Để chọn kiểu, hãy chuyển đến tab References và nhấp vào Table of Contents. Word có một số kiểu tích hợp sẵn, chẳng hạn như Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2 và Manual Table (khó hơn nhiều!).

Chọn từ các template có sẵn hoặc chọn kiểu tùy chỉnh bằng cách nhấp vào Custom Table of Contents. Custom Table of Contents cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn đối với thiết kế.

Sau đó, bạn có thể kiểm soát phông chữ, căn chỉnh, dòng chỉ dẫn (các chấm giữa tiêu đề và số trang) và số lượng cấp tiêu đề xuất hiện. Để đặt Mục lục trên trang riêng của nó, hãy chèn dấu ngắt trang trước và sau mục lục bằng cách vào Insert > Break > Page Break.

2. Áp dụng kiểu tiêu đề để tăng cường mục lục

Mục lục dựa vào kiểu tiêu đề (ví dụ: Heading 1, Heading 2) để tạo thứ bậc. Nếu bạn in đậm tiêu đề theo cách thủ công hoặc tăng kích thước phông chữ, mục lục sẽ không chọn chúng. Vì vậy, bạn nên luôn sử dụng kiểu để định dạng tài liệu Word một cách nhất quán để mục lục hoạt động tự động. Sau đó, nếu kiểu tiêu đề mặc định trông quá đơn điệu, bạn có thể chỉnh sửa chúng.

Vào nhóm Styles và nhấp chuột phải vào kiểu (ví dụ: Heading 2). Chọn Modify để thay đổi phông chữ, kích thước, khoảng cách hoặc màu sắc. Sau đó, đặt Formatting ưa thích của bạn.

3. Thêm nét trực quan bằng hình ảnh và định dạng

Có nhiều cách để định dạng trang mục lục. Có thể sử dụng hình ảnh bên cạnh mục lục vì hình ảnh có thể nói thay hàng ngàn từ và đây là cách dễ dàng để thu hút sự chú ý.

Tìm kiếm trực tuyến một bức ảnh hoặc hình minh họa phù hợp với chủ đề của tài liệu. Bạn có thể truy cập bộ sưu tập hình ảnh có sẵn của Word (từ Insert > Pictures). Để có một chút độc đáo, hãy xem qua các trang ảnh có sẵn miễn phí ít được biết đến.

Lọc ảnh theo chiều dọc. Nhiều người thích hình minh họa có họa tiết trang trí dễ in. Cuối cùng, dán hình ảnh vào trang mục lục. Đừng lo lắng về bố cục, chúng ta sẽ sắp xếp từng bước một.

Chọn nút Layout Options (trông giống như một vòng cung) bên cạnh hình ảnh. Sau đó, nhấp vào tùy chọn In Front of Text ở góc dưới bên phải. Bây giờ, hình ảnh sẽ "nổi" phía trên văn bản mục lục để bạn có thể dễ dàng di chuyển hình ảnh đó trên khắp trang.

Kéo các góc trên hình ảnh và sắp xếp để che phủ toàn bộ trang mục lục. Vào Picture Format (hoặc Graphics Format) > Crop và cắt bớt một phần hình ảnh (như trong ảnh chụp màn hình bên dưới). Bạn sẽ cần đưa ra một vài quyết định sáng tạo ở đây tùy thuộc vào bản chất của ảnh đã chèn và vị trí bạn muốn.

Nếu mục lục vẫn bị ảnh che khuất, chúng ta sẽ điều chỉnh một vài cài đặt tùy chỉnh để hoàn thiện thiết kế trong các bước tiếp theo.

4. Tinh chỉnh với tùy chỉnh nâng cao

Bước cuối cùng là dịch chuyển văn bản mục lục sang bên phải. Vì bạn đã có ý tưởng tốt về vị trí hình ảnh, nên việc thụt lề văn bản mục lục sẽ dễ dàng. Nhấp vào trang mục lục (và không phải trên hình ảnh).

Vào References > Table of Contents > Custom Table of Contents.

Đây là hộp thoại cho phép chúng ta tùy chỉnh mục lục theo ý muốn. Ví dụ, bạn có thể thay đổi số lượng cấp độ để thiết lập thứ bậc của tiêu đề. Hoặc, sử dụng kiểu dẫn đầu tab cụ thể (các dòng dẫn đến số trang).

Nhấp vào Modify. Sử dụng hộp thoại Style để điều chỉnh tùy chỉnh cho từng cấp độ tiêu đề. TOC1... TOC2...TOC3 tương ứng với các tiêu đề kiểu trong tài liệu.

Bạn có thể chọn phông chữ mới hoặc đậm hơn, sử dụng các màu khác nhau hoặc in nghiêng... bạn có thể đưa ra bất kỳ lựa chọn sáng tạo nào. Mọi người thường chọn một màu từ hình ảnh và sử dụng màu đó cho phông chữ.

Nhấp vào Format. Menu Format hiển thị thêm nhiều cách để tùy chỉnh bố cục. Để di chuyển mục lục ra khỏi ảnh, hãy chọn Paragraph > Indentation. Nhập số vào trường Left để dịch chuyển văn bản. Bạn phải chọn từng cấp mục lục và thụt lề riêng biệt.

Nhấp OK nhiều lần để hoàn tất các thay đổi và thoát khỏi hộp thoại.

Để hoàn thiện, bạn có thể thay thế tiêu đề "Contents" mặc định và chèn tiêu đề của riêng bạn. Chèn Text Box trên mục lục và định dạng tiêu đề "Contents" trang trí đẹp mắt hơn. Tốt nhất là sử dụng cùng một kiểu chữ nhưng có kích thước lớn hơn.

Căn chỉnh hộp văn bản với mục lục. Và thế là xong!

Sau khi đã định kiểu cho mục lục, hãy luôn cập nhật mục lục. Bất cứ khi nào bạn thêm hoặc thay đổi tiêu đề, hãy nhấp chuột phải vào mục lục và chọn Update Field. Chọn Update entire table để phản ánh tiêu đề và số trang mới.