Hướng dẫn chỉnh sửa file PDF bằng Word 2013

Quản Trị Mạng - Chúng ta đã thấy rất nhiều thủ thuật giúp chuyển đổi các file định dạng PDF thành tài liệu Word, sau đó chỉnh sửa và lưu trở lại thành file PDF. Cũng có rất nhiều công cụ cho phép người dùng trực tiếp chỉnh sửa trên file PDF thậm chí thực hiện nhiều thao tác phức tạp khác mà không cần chuyển đổi file.

File PDF là một loại file được thiết kế để có thể xem được trên bất kỳ máy tính nào. Nó rất hữu ích khi bạn muốn gửi một tài liệu cho ai đó và bạn không chắc liệu người đó có Microsoft Word hay không. Các file PDF được thiết kế để xem thay vì chỉnh sửa, vì vậy chúng lý tưởng cho các tình huống mà bạn có phiên bản cuối cùng và không cần bất kỳ thay đổi nào. Tuy nhiên, nếu bạn cần chỉnh sửa file PDF vì bất kỳ lý do gì, Word 2013 cho phép bạn chỉnh sửa file PDF bằng cách chuyển đổi file đó thành tài liệu Word.

Với Microsoft Office 2013, bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và mã hóa bảo mật tài liệu PDF mà không cần cài đặt thêm một ứng dụng chuyên biệt. Bài viết sẽ hướng dẫn người dùng thực hiện điều này.

Chỉnh sửa file PDF bằng Word 2013

Bước 1: Mở file PDF cần chỉnh sửa. Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Kích chuột phải vào file PDF muốn biên tập và chọn Open with. Nếu Microsoft Word được sử dụng làm tùy chọn mặc định, hãy nhấn vào nó. Tuy nhiên, nếu không thấy tùy chọn nào, hãy chọn Microsoft Word thủ công trong thư mục cài đặt.

Cách 2: Để mở file PDF cần chỉnh sửa, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn tab File.

2. Chế độ xem Backstage sẽ xuất hiện. Nhấp vào Open.

3. Định vị và mở file PDF bạn muốn chỉnh sửa.

4. Một hộp thoại sẽ xuất hiện xác nhận xem bạn có muốn chuyển đổi file PDF thành tài liệu Word hay không. Nhấp vào OK.

5. Nếu file PDF có nội dung mà Word không thể chuyển đổi, một hộp thoại khác có thể xuất hiện. Nhấp vào OK.

6. File PDF sẽ xuất hiện trong cửa sổ Word dưới dạng tài liệu có thể chỉnh sửa. Bây giờ bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào bạn muốn.

Lưu ý: Chuyển đổi file PDF thành tài liệu Word có thể khiến một số đồ họa và nội dung bị thay đổi hoặc biến mất hoàn toàn.

Bước 2: Sau khi file PDF được mở bằng Word 2013 thì người dùng có thể bắt đầu chỉnh sửa ngay. Nếu đã tải file PDF về từ Internet, có thể ta cần phải kích hoạt tùy chọn chỉnh sửa file thủ công do những nguyên nhân liên quan đến bảo mật. Chương trình cho phép thay đổi ảnh, biên tập chữ, thay các liên kết siêu văn bản (hyper link) và màu chữ. Về cơ bản ta có thể chỉnh sửa mọi thứ trong phạm vi của Word 2013.

Bước 3: Sau khi chỉnh sửa tài liệu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để lưu file. Có thể dùng chuột và truy cập thiết lập trong thực đơn Word File.

Bước 4: Khi lưu lại ứng dụng, hãy chắc chắn bạn đã thay đổi kiểu file lưu thành dạng PDF. Nếu không thay đổi các thiết lập, Word sẽ lưu file mặc định là định dạng docx.

File PDF đã chỉnh sửa sẽ được lưu lại trên ổ đĩa cứng.

Bạn nên chọn loại file nào?

Sau khi bạn hoàn tất việc chuyển đổi và chỉnh sửa file PDF của mình, bạn sẽ cần phải quyết định lưu file dưới dạng file PDF hay tài liệu Word. Điều này tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể để đưa ra quyết định:

• Chọn lưu dưới dạng PDF: Nếu bạn không muốn thực hiện thêm bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu — hoặc nếu bạn muốn đảm bảo rằng file đó có thể được mở trên bất kỳ máy tính nào — thì hãy lưu file dưới dạng file PDF.
• Chọn lưu dưới dạng tài liệu Word: Nếu bạn muốn tiếp tục thực hiện các thay đổi đối với tài liệu — hoặc nếu người khác cần chỉnh sửa tài liệu đó — thì hãy lưu tài liệu đó dưới dạng tài liệu Word. Bạn luôn có thể lưu file dưới dạng file PDF khi thực hiện xong các thay đổi.

Mã hóa và chia nhỏ file PDF

Trong khi lưu tài liệu PDF sau khi chỉnh sửa, kích vào Options sau khi thay đổi định dạng từ DOCX sang PDF. Ta sẽ thấy tùy chọn mã hóa bảo mật tài liệu bằng mật khẩu. Sau khi chọn tùy chọn này, chương trình Word sẽ yêu cầu người dùng nhập mật khẩu muốn sử dụng để mã hóa.

Để chia thành các file PDF nhỏ, vào tùy chọn Page range trong Options và nhập khoảng trang muốn lưu. Lặp lại bước này cho đến khi bạn có các phần file PDF theo ý muốn.

Cho phép chỉnh sửa file PDF thực sự là một tính năng tiện lợi mà Word mang lại cho người dùng. Từ bây giờ, người dùng sẽ không phải cài đặt thêm bất kỳ công cụ chỉnh sửa PDF chuyên dụng nào khác. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm:

• 5 ứng dụng xem và chỉnh sửa file PDF tốt nhất
• Cách chỉnh sửa file PDF bằng FormSwift trực tuyến
• Hướng dẫn chỉnh sửa tài liệu PDF trực tuyến miễn phí