Cách cải thiện thói quen ghi chép bằng Reminders

Bạn tự nhủ rằng mình sẽ viết ra sau, nhưng sau đó lại quên luôn. Đó là vì trí nhớ không đáng tin cậy, đặc biệt là khi cuộc sống trở nên bận rộn. Một thói quen ghi nhớ tốt bắt đầu bằng những lời nhắc nhở -  chúng tới đúng lúc để lưu lại những suy nghĩ thoáng qua đó.

• Mac Reminders không có mục nhập nhanh: Đây là giải pháp thay thế!

Thói quen ghi chép là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Chúng ta liên tục bị tấn công bởi thông tin và những thứ gây xao nhãng khác - thông báo, email, quảng cáo và sức hút liên tục của mạng xã hội. Sự tràn ngập liên tục này làm phân tán sự chú ý và khiến chúng ta dễ quên những nhiệm vụ, ý tưởng hoặc cam kết quan trọng. Tệ hơn nữa, những ý tưởng tuyệt vời thường đến khi chúng ta ít mong đợi nhất.

Thói quen ghi chép được lấy cảm hứng từ phương pháp Getting Things Done (GTD) của David Allen, phương pháp này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đưa các nhiệm vụ và ý tưởng vào một hệ thống đáng tin cậy ngay khi chúng xuất hiện trong đầu để giải phóng không gian tinh thần.

Mặc dù bắt nguồn từ GTD, nhưng thói quen ghi chép rất linh hoạt và có thể được tích hợp vào bất kỳ hệ thống năng suất nào.

Tuy nhiên, một thói quen ghi chép tốt không phải là ghi lại các ý tưởng và việc cần làm vào sổ tay, ghi chú dán hoặc những ứng dụng ngẫu nhiên. Cách tiếp cận đó thường dẫn đến sự hỗn loạn và bỏ sót các chi tiết. Thay vào đó, nó là hành động có chủ ý và nhất quán chuyển mọi thứ vào một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy phù hợp với lối sống và quy trình làm việc của bạn.

Điều này đảm bảo rằng mọi thứ được lưu trữ tại một vị trí trung tâm, giúp dễ dàng truy cập, sắp xếp và hành động khi đến thời điểm thích hợp. Ứng dụng Reminders của Apple là một công cụ tuyệt vời mà bạn có thể sử dụng như một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy để ghi lại các mục một cách nhanh chóng và cải thiện hệ thống quản lý kiến ​​thức cá nhân của mình.

Tại sao ư? Đầu tiên, nó miễn phí và trực quan, giúp bất kỳ ai có thiết bị Apple đều có thể truy cập. Thứ hai, nó đồng bộ trên tất cả các thiết bị Apple, vì vậy bạn có thể ghi lại các ý tưởng trên iPhone khi đang di chuyển và sắp xếp chúng sau trên máy Mac của mình. Thứ ba, tính đơn giản của nó cho phép bạn nhanh chóng thêm các tác vụ hoặc ghi chú mà không bị sa lầy vào các tính năng không cần thiết.

Để thực sự mở khóa tiềm năng của Reminders trong việc ghi lại các mục một cách nhanh chóng, điều quan trọng là phải thiết lập nó để sử dụng tối ưu. Sau đây là cách thực hiện.

Tạo danh sách Capture (Inbox) chuyên dụng

Danh sách trong ứng dụng Reminders là tính năng hiệu quả để sắp xếp và phân loại các tác vụ liên quan. Bước đầu tiên để bắt đầu quy trình là tạo danh sách Capture hoặc Inbox chuyên dụng - hoặc tốt hơn nữa là đổi tên danh sách Reminders mặc định.

Bước này rất cần thiết vì danh sách Reminders mặc định là nơi các tác vụ được tự động thêm vào khi sử dụng Siri hoặc những phương pháp khác. Do đó, mặc dù bạn có thể tạo danh sách tùy chỉnh khác để ghi các mục, nhưng những tác vụ của bạn sẽ không được tự động ghi tại đó.

Đổi tên danh sách Reminders mặc định thành một cái tên như Inbox hoặc Capture giúp làm rõ mục đích của nó và giúp tích hợp dễ dàng hơn vào quy trình làm việc của bạn.

Sau đây là cách đổi tên danh sách Reminders mặc định:

1. Mở ứng dụng Reminders trên máy Mac.
2. Tìm Capture list mặc định trong thanh bên dưới My Lists.
3. Nhấp chuột phải (hoặc giữ phím control và nhấp) vào danh sách và chọn Rename.
4. Nhập tên như Inbox hoặc Capture, chọn Color và Icon, rồi nhấp vào OK.

Sau khi Capture list của bạn được thiết lập, danh sách này sẽ trở thành nơi lưu trữ tạm thời cho tất cả các tác vụ và ý tưởng đang đến và chưa xử lý. Hãy coi danh sách này như một bãi rác kỹ thuật số, nơi bạn có thể nhanh chóng chuyển bất kỳ thứ gì xuất hiện trong đầu mà không cần lo lắng về việc sắp xếp ngay lập tức.

Trong tương lai, bất kỳ lúc nào bạn sử dụng Siri, widget Reminders, share sheet hoặc bất kỳ phương pháp nào khác để thêm tác vụ, chúng sẽ tự động được thêm vào Inbox hoặc Capture list của bạn. Từ đó, bạn có thể xem lại và sắp xếp chúng thành các danh sách phù hợp trong các phiên xem xét hàng ngày hoặc hàng tuần của mình.

Lên lịch đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần để xử lý các mục đã ghi lại

Mục đích của việc ghi lại các tác vụ và ý tưởng là chuyển chúng khỏi tâm trí bạn vào một hệ thống đáng tin cậy để bạn có thể tập trung vào những gì quan trọng nhất. Tuy nhiên, xét đến việc bạn vẫn có thể quên những mục đã ghi lại đó và cuối cùng bỏ lỡ thời hạn, hệ thống chỉ hoạt động nếu bạn liên tục quay lại để xem và sắp xếp những gì mình đã ghi lại.

Đó là lý do tại sao việc lên lịch quy trình đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần là rất quan trọng để liên tục hoàn thành danh sách việc cần làm của bạn.

Đánh giá này cho phép bạn xem lại các mục đã ghi lại, làm rõ mục đích của chúng và sắp xếp chúng vào các danh mục hoặc dự án tương ứng. Nó cũng cho phép bạn đặt thời hạn, phân công nhiệm vụ hoặc loại bỏ các mục không còn phù hợp nữa.

Tần suất đánh giá sẽ phụ thuộc vào quy trình làm việc và khối lượng công việc bạn xử lý. Bạn có thể thích đánh giá nhanh hàng ngày hoặc chọn đánh giá hàng tuần toàn diện hơn để lập kế hoạch. Bất kể bạn thích gì, điều quan trọng là chọn ngày và giờ nhất quán để đánh giá và tuân thủ theo.

Sau đây là cách lên lịch đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần trong ứng dụng Reminders:

1. Mở ứng dụng Reminders và đi tới Inbox (Capture) list của bạn.
2. Nhấp vào dấu + ở góc trên bên phải để thêm lời nhắc mới. Nhập tiêu đề, chẳng hạn như Weekly Review hoặc Daily Review, tùy theo sở thích của bạn.
3. Nhấp vào biểu tượng thông tin (i) bên cạnh lời nhắc.
4. Đánh dấu vào ô On a Day.
5. Tiếp theo, đánh dấu vào ô At a Time và chọn thời gian cụ thể mà bạn muốn hoàn tất đánh giá.
6. Đặt lời nhắc lặp lại để nó tự động xuất hiện trong lịch trình của bạn.
7. Nhấp vào menu drop-down repeat và chọn Custom ở cuối.
8. Trên menu pop-up tiếp theo, chọn Daily hoặc Weekly. Nếu bạn chọn Weekly, hãy chọn ngày trong tuần mà bạn muốn hoàn tất đánh giá của mình.
9. Nhấp vào OK.

Bằng cách thiết lập lời nhắc đánh giá định kỳ, bạn tạo ra một thói quen có cấu trúc giúp xử lý và sắp xếp các mục đã ghi lại một cách nhất quán. Điều này cũng cho phép bạn duy trì một hệ thống ghi lại gọn gàng và có tổ chức, giảm bớt sự lộn xộn trong đầu và tiếp cận mỗi ngày hoặc mỗi tuần một cách tự tin.