Cách tạo bảng Kanban trong Excel

Tạo bảng Kanban trong Excel không quá khó. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tạo bảng Kanban bằng Microsoft Excel.

Dùng bảng Kanban cho dự án của bạn là cách tuyệt vời để hợp lí hóa quy trình và tăng năng suất. Dù làm việc với một mình hay với một đội, bảng Kanban đều thể hiện rõ tiến trình của bạn, khiến việc quản lý nó dễ dàng hơn.

Bảng Kanban là gì?

Bảng Kanban là công cụ giúp bạn trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm nhiều cột tương ứng với trạng thái của công việc. Bạn có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban như Trello hoặc trực tiếp tạo bảng Kanban trong Excel.

Tạo backlog cho bảng Kanban

Bắt đầu bằng cách mở workbook Excel mới. Sau khi mở, bạn sẽ thấy tab Sheet1 ở phía dưới cùng của workbook. Click đúp vào tab này, bạn sẽ thấy một pop-up Rename Sheet. Đổi lại tên sheet sang Backlog.

Chúng ta sẽ dùng sheet này để thiết lập một bảng backlog của tất cả các nhiệm vụ trong luồng công việc tạo nên bảng Kanban.

Để tạo backlog, hãy làm theo các bước bên dưới:

1. Chọn một số ô đầu tiên ở hai hàng trên cùng và hợp nhất chúng bằng cách click icon Merge ở bên trong thanh công cụ.
2. Giờ viết Backlog vào bên trong các ô được hợp nhất để đặt tiêu đề cho bảng.
3. Điều chỉnh kích thước font, màu ô và căn chỉnh tiêu đề như ý thích.
4. Bài viết hướng dẫn tạo một bảng Kanban đơn giản nên sẽ thêm hai cột vào backlog: Task Title và Task Description.
5. Để thêm các đường viền vào bảng, chọn 12 hàng trong cột Task Title. Tới icon Borders và click mũi tên thả xuống. Chọn Outside Borders.
6. Làm tương tự cho các hàng trong cột Task Description.

Bảng backlog đã sẵn sàng. Giờ tất cả việc bạn cần làm là điền dữ liệu. Dưới đây là một ví dụ:

Tạo bảng Kanban

Sau khi có backlog, giờ là lúc chúng ta tạo bảng Kanban. Click dấu cộng ở phía dưới cùng của bảng để tạo và mở sheet mới.

Ở sheet mới này, tạo bảng Kanban theo các bước sau:

1. Tạo tên bảng bằng cách hợp nhất các ô phía trên cùng và viết tiêu đề. Bạn có thể điều chỉnh kích thước font và màu ô như ý thích.
2. Vì ví dụ tập trung vào sự đơn giản nên chỉ thêm 3 phần bảng: To Do, In Progress và Done.
3. Thêm đường viền dày vào các phần bảng Kanban bằng icon Borders.

Bảng Kanban đã sẵn sàng, chúng ta sẽ chuyển sang phần tạo thẻ.

Tạo thẻ Kanban

1. Click chuột phải vào tiêu đề hàng và chọn Row Height.

2. Một cửa sổ pop-up sẽ mở. Tại đây, bạn cần nhập chiều cao mong muốn. Ví dụ là 25.

3. Tương tự, chỉnh chiều cao của hàng bên dưới nó là 50 và một hàng bên dưới khác là 25.

4. Bạn sẽ có một thẻ chứa 3 ô với chiều cao hàng như sau: 25:50:25.

5. Chọn từng ô trong số 3 ô của thẻ Kanban và thêm đường viền bằng cách đi tới icon Borders và chọn Thick Outside Borders.

6. Sao chép thẻ được tạo mới để tạo nhiều thẻ như ý muốn.

7. Bạn sẽ thấy kích thước các ô được đặt theo mặc định. Do đó, bạn phải lần lượt chỉnh kích thước từng ô.

8. Để làm việc này nhanh hơn, nhấn Ctrl, rồi chọn toàn bộ ô và cần có một chiều cao hàng là 25. Giờ click chuột phải vào tiêu đề bất kỳ của hàng lựa chọn và chỉnh chiều cao hàng. Toàn bộ hàng được chọn giờ sẽ có chiều cao hàng là 25.

9. Lặp lại quá trình này cho tất cả các ô cần một chiều cao hàng là 50.

10. Đặt đường viền dày xung quanh khu vực bao quanh thẻ và tô màu nền cho nó thật đẹp mắt.

Liên kết các thẻ Kanban với Backlog

Để liên kết dữ liệu trong backlog với thẻ Kanban, hãy làm theo các bước sau:

Thêm tiêu đề nhiệm vụ vào thẻ Kanban

Để lấy tên của nhiệm vụ đầu tiên trong sheet Backlog:

1. Chọn ô trên cùng (B5) của thẻ đầu tiên và viết =.

2. Tới sheet Backlog và chọn ô đầu tiên (C4) trong cột Task Title.

3. Quay lại sheet bảng Kanban và bạn sẽ thấy công thức sau: =Backlog!C4

4. Nhấn và nhập, nó sẽ trả về dữ liệu trong ô (C4) của sheet Backlog.

5. Sao chép công thức =Backlog!C4 ở các ô trên cùng của thẻ Kanban còn lại và thay đổi số ô cho từng thẻ. Công thức ở đây sẽ là =Backlog!C5 cho thẻ thứ hai và =Backlog!C6 cho tên nhiệm vụ thứ ba, và cứ liên tục như thế. Thẻ Kanban sẽ trông như sau:

Dùng định dạng có điều kiện làm thẻ trông đẹp mắt

1. Chọn tất cả ô phía trên cùng của thẻ Kanban và tới Conditional Formatting > Set New Rule.

2. Ở tab Conditional Formatting, chọn giá trị ô equal to 0, đổi font color sang màu trắng và click done.

Thêm mô tả nhiệm vụ cho thẻ Kanban

Các bước thực hiện tương tự như khi viết mô tả cho nhiệm vụ từ Backlog cho các ô ở giữa của thẻ Kanban. Công thức ở đây sẽ là: =Backlog!D4, =Backlog!D5… Giống như tên nhiệm vụ, các ô màu đen từ Backlog sẽ trả về 0. Bạn có thể sửa giá trị này thông qua định dạng có điều kiện như đã đề cập ở trên.

Vấn đề khác bạn sẽ nhận thấy khi thêm mô tả nhiệm vụ vào thẻ Kanban là text sẽ tràn ra ngoài ô. Để ngăn chặn điều này, hãy “đóng gói” text trong các ô Excel:

1. Chọn tất cả ô ở giữa của thẻ.
2. Click icon Wrap (cạnh icon Align) trên thanh công cụ.

Chỉnh sửa cuối cùng

1. Dùng ô bên dưới cùng của thẻ để thêm người được giao nhiệm vụ.
2. Căn chỉnh dữ liệu ô ở giữa của ô bằng icon Align.
3. Loại bỏ các đường kẻ ô: Tới toolbar, click phần View và bỏ tích ô cạnh Gridlines để loại bỏ chúng.

Nếu muốn tạo thẻ Kanban có thể di chuyển:

1. Sao chép thẻ Kanban bạn muốn đặt trên bảng.
2. Click chuột phải vào bảng tại vị trí bạn muốn đặt thẻ.
3. Tới Paste Special và chọn Linked Picture.
4. Làm tương tự với các thẻ Kanban khác.

Trên đây là cách tạo bảng Kanban trong Excel. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.