Cách giảm kích thước bảng tính Excel

Bạn cần giảm kích thước bảng tính Excel để gửi nó tới người khác? Hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn làm việc đó dễ dàng.

Bảng tính Excel có thể dễ dàng mở rộng, nhất là khi nó chứa nhiều dữ liệu hay hình ảnh. Dù điều đó không phải lúc nào cũng là vấn đề, tuy nhiên, đôi khi nó khiến người dùng khó quản lý, chia sẻ và xử lý bảng tính hiệu quả.

Thật may, bạn có một số cách để giảm kích thước file Excel mà không ảnh hưởng tới dữ liệu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Xóa bảng không mong muốn

Có quá nhiều bảng không sử dụng khiến dung lượng Excel lớn không cần thiết. Vì thế, bạn nên bắt đầu bằng cách xóa bảng tính không cần đến đó đi. Để làm việc này, mở file Excel, click chuột phải vào bảng tính không mong muốn và chọn Delete.

Ngoài ra, bạn cũng có thể cân nhắc loại bỏ biểu đồ, ảnh, bảng và các thành phần không mong muốn khác.

Loại bỏ định dạng không cần thiết

Kích thước của file Excel cũng có thể tăng lên do định dạng ô quá mức bởi mỗi ô được định dạng sẽ chiếm thêm không gian trên file. Ví dụ, những ô có đường viền chiếm nhiều không gian hơn ô chưa định dạng.

Vì thế, bạn nên loại bỏ bất kỳ định dạng không cần thiết từ bảng Excel. Để làm việc này, hãy dùng những bước sau:

1. Mở file Excel và chọn ô bạn muốn xóa định dạng.
2. Click tab Home ở trên cùng.
3. Trong nhóm Editing, click nút Clear và chọn Clear Formats từ menu kết quả.

Chỉnh sửa kích thước ảnh và cấu hình chất lượng

File Excel của bạn có chứa ảnh không? Nếu có, giảm kích thước ảnh và chất lượng có thể giúp giảm kích thước file Excel.

Điều quan trọng cần lưu ý rằng giảm kích thước và chất lượng ảnh có thể ảnh hưởng tới mức độ hiển thị nó trong file Excel. Nếu ổn với điều đó, hãy làm theo những bước sau để cấu hình Microsoft Excel lưu ảnh ở độ phân giải thấp hơn:

1. Mở Microsoft Excel trên PC.
2. Click menu File ở phía trên cùng.
3. Chọn Options từ bảng bên trái.
4. Trong Excel Options, chọn tab Advanced.
5. Cuộn xuống dưới Image Size & Quality và tích Discard editing data.
6. Bỏ tích ô Do not compress images in file.
7. Click menu thả xuống cạnh Default resolution để chọn độ phân giải 150ppi hoặc thấp hơn.
8. Click OK để lưu thay đổi.

Nén ảnh trong bảng tính Excel

Nếu không muốn giảm độ phân giải cho tất cả ảnh, Microsoft Excel cũng cho bạn lựa chọn nén riêng từng ảnh trong bảng tính. Đây là cách bạn có thể dùng nó để thu gọn file Excel.

1. Trong bảng tính Excel, chọn ảnh bạn muốn nén.
2. Click tab Picture Format.
3. Ở phần Adjust, click nút Compress Pictures.
4. Tích Apply only to this picture nếu bạn chỉ muốn nén ảnh đã chọn.
5. Tích Delete cropped areas of pictures.
6. Trong Resolution, chọn ppi bạn muốn.
7. Click OK.

Bạn có thể lặp lại các bước trên để nén nhiều ảnh hơn nếu muốn. Sau đó, kích thước file tổng thể sẽ giảm đáng kể.

Ngăn Excel lưu cache Pivot

Pivot Cache trong Excel có thể là một vị trí lưu trữ tạm thời cho dữ liệu được dùng ở các bảng tổng hợp. Dù điều đó có thể cải thiện hiệu suất và cho phép bạn làm việc với các bảng pivot hiệu quả hơn nhưng lại khiến kích thước file Excel tăng lên bởi nó lưu dữ liệu vào tập tin của bạn.

Nếu bảng tính Excel chứa một bảng pivot, hãy làm theo những bước sau để ngăn Excel lưu cache pivot vào file.

1. Mở bảng tính Excel.
2. Chọn ô bất kỳ của bảng pivot và click tab PivotTable Analyze ở trên cùng.
3. Click nút Options.
4. Trong cửa sổ PivotTable Options, click tab Data.
5. Bỏ tích Save source data with file và tích Refresh data when opening the file.
6. Click OK để xác nhận.

Sau khi đã hoàn tất các bước trên, Excel sẽ không lưu pivot cache trên file, từ đó, giảm kích thước hiệu quả.