Cách dùng Track Changes trong Google Docs

Track Changes trong Google Docs cũng tương tự như tính năng Track Changes trong Word hay Track Changes trong Excel. Công cụ Track Changes trong Google Docs cũng cho người dùng biết những nội dung nào đã thay đổi trong toàn bộ tài liệu, để từ đó bạn có thể quản lý nội dung chỉnh sửa chi tiết hơn. Dưới đây là toàn bộ cách dùng Track Changes trong Google Docs.

Cách bật Track Changes trong Google Docs

Công cụ Track Changes trong Google Docs có tên là Đề xuất. Chúng ta sẽ bật chế độ Đề xuất trong Google Docs.

Tại giao diện trong Google Docs, bạn đang ở chế độ Chỉnh sửa mặc định. Nhấn vào biểu tượng hình bút rồi chọn sang chế độ Đề xuất.

Lúc này tài liệu Google Docs sẽ chuyển sang chế độ đề xuất. Bây giờ bạn tiến hành chỉnh sửa hay nhập nội dung trong Google Docs như bình thường.

Những nội dung nào xóa đi sẽ có dấu gạch ngang màu xanh, nội dung mới thêm sẽ có chữ màu xanh. Nội dung cũ trong tài liệu không có thay đổi thì vẫn là màu đen.

Cách dùng Track Changes trong Docs khi chia sẻ tài liệu

Khi bạn chia sẻ tài liệu để người khác cùng tham gia chỉnh sửa tài liệu trong Docs thì khi người tham gia cùng thực hiện chỉnh sửa cũng sẽ hiển thị thông báo chỉnh sửa.

Bước 1:

Trước hết người dùng nhấn vào mục Tệp rồi chọn chọn Chia sẻ ở bên dưới để chọn chế độ mời người khác tham gia vào chỉnh sửa tài liệu.

Bước 2:

Lúc này hiển thị giao diện để người dùng nhập địa chỉ email mà bạn muốn mời họ tham gia chỉnh sửa tài liệu. Ở chế độ chia sẻ cho tài liệu, bạn chọn vào chế độ chỉnh sửa để họ cũng có quyền thay đổi nội dung tài liệu.

Bước 3:

Tiếp đến người tham gia nhận được lời mời chỉnh sửa trong email. Họ sẽ tiến hành chỉnh sửa nội dung tài liệu Google Docs và bạn cũng nhìn thấy những nội dung mà người đó thay đổi.

Trong quá trình chỉnh sửa, chúng ta sẽ nhìn thấy những nội dung được thay thế. Nếu muốn chấp nhận đề xuất chỉnh sửa thì nhấn dấu tích, hoặc dấu X để bỏ đề xuất chỉnh sửa này và giữ nguyên nội dung cũ của tài liệu.

Bạn cũng có thể nhấn vào thông báo thay đổi đó để mở giao diện tag tên nếu cần.

Thông qua giao diện thông báo chỉnh sửa này thì những người tham gia vào tài liệu Google Docs sẽ đều nắm rõ nội dung chỉnh sửa là gì.