Cách chỉnh Gemini trả lời trong Google Docs, Gmail và Slides

Google đã cập nhật thêm tùy chỉnh trả lời trong các ứng dụng Google Workspace của mình, bao gồm Google Docs, Gmail và Google Slides. Thay vì phải lặp đi lặp lại những yêu cầu nhắc nhở Gemini về  cách trả lời, giọng văn, định dạng nội dung khi làm việc, thì với thiết lập này Gemini sẽ ghi nhớ và áp dụng khi làm việc với bạn.

Người dùng thực hiện các yêu cầu cụ thể cho Gemini về vai trò, giọng điệu trả lời, nội dung hoặc cách trình bày mà bạn muốn Gemini thực hiện. Chẳng hạn, bạn có thể yêu cầu Gemini luôn trả lời bằng tiếng Việt, sử dụng giọng văn chuyên nghiệp hoặc trình bày thông tin dưới dạng danh sách. Dưới đây là cách thêm chỉ dẫn trả lời, chỉnh sửa hoặc tắt chỉ dẫn trả lời cho Gemini trên các ứng dụng Google Workspace được hỗ trợ.

Chỉ dẫn trong Gemini và Google Workspace có gì khác nhau?

Trong ứng dụng Gemini, bạn có thể thiết lập các yêu cầu riêng để cá nhân hóa cách Gemini phản hồi trong quá trình trò chuyện. Những chỉ dẫn này được thiết lập trong phần cài đặt của ứng dụng Gemini và hỗ trợ cho trải nghiệm sử dụng Gemini trực tiếp.

• Hướng dẫn chỉnh câu trả lời Gemini theo ý bạn

Với Gemini trong Google Workspace, bạn có thể thiết lập yêu cầu để Gemini hỗ trợ công việc ngay trong các ứng dụng như Google Docs, Gmail và Google Slides.

Chỉ dẫn trong ứng dụng Gemini và chỉ dẫn dành cho Gemini trong Google Workspace là hai hệ thống riêng biệt. Các chỉ dẫn bạn thiết lập trong ứng dụng Gemini không tự động được chuyển sang Google Docs, Gmail hoặc Google Slides và ngược lại.

Cách thêm chỉ dẫn trả lời Gemini trên Google Docs

Bạn thực hiện tương tự các bước dưới đây với Google Slides, Gmail.

Bước 1:

Bạn nhấn vào biểu tượng Gemini ở góc phải màn hình để hiển thị khung chat. Sau đó chúng ta nhấn vào biểu tượng 3 dấu gạch ngang.

Bước 2:

Trong giao diện hiển thị, bạn nhấn tiếp vào Cài đặt để điều chỉnh lại nội dung cho Gemini.

Lúc này chúng ta sẽ thấy tùy chọn Cá nhân hóa để tiến hành thực hiện.

Bước 3:

Khi đó chúng ta thấy giao diện thêm chỉ dẫn cho Gemini trong Google Docs. Nhấn Thêm để thực hiện.

Bạn hãy viết chỉ dẫn trả lời, thiết kế nội dung mà bạn muốn Gemini chú ý khi tạo nội dung trên Google Docs. Với Google Slides hoặc Gemini thì chúng ta sẽ có chỉ dẫn khác nhau. Nhập xong chỉ dẫn nhấn Thêm để lưu lại.

Bạn có thể thêm nhiều chỉ dẫn khác nhau và chúng ta thấy được danh sách chỉ dẫn đã tạo.

Bước 4:

Khi bạn nhấn vào biểu tượng 3 chấm ở chỉ dẫn sẽ có tùy chỉnh chỉnh sửa lại nếu cần, hoặc xóa để không dùng nữa.

Bước 5:

Trong trường hợp bạn muốn tạm dừng dùng chỉ dẫn thì chỉ cần tắt chế độ Chỉ dẫn của bạn danh cho Gemini trong Workspace là được.

Gợi ý chỉ dẫn cho Gemini trong Google Docs, Gmail và Slides

Bạn có thể điều chỉnh chỉ dẫn tùy theo công việc thường làm trong từng ứng dụng. Thay vì đưa ra yêu cầu chung chung, hãy mô tả rõ vai trò của Gemini, cách phản hồi và định dạng bạn mong muốn.

Chỉ dẫn cho Gemini trong Google Docs

Google Docs phù hợp với các công việc như viết, chỉnh sửa, tóm tắt và phát triển nội dung. Vì vậy, chỉ dẫn nên tập trung vào giọng văn, cách biên tập và cấu trúc nội dung. Bạn tham khảo một số chỉ dẫn dưới đây.

Ví dụ:

• Khi hỗ trợ tôi viết nội dung, hãy sử dụng giọng văn chuyên nghiệp, tự nhiên và dễ hiểu. Ưu tiên câu văn ngắn, tránh sử dụng từ ngữ quá học thuật.
• Khi chỉnh sửa văn bản, hãy giữ nguyên ý chính, sửa lỗi diễn đạt và cải thiện tính mạch lạc. Không tự ý thêm thông tin mới nếu tôi không yêu cầu.

Nếu thường xuyên viết một loại nội dung nhất định, bạn cũng có thể mô tả rõ vai trò cho Gemini:

• Hãy đóng vai một biên tập viên nội dung. Khi chỉnh sửa bài viết, hãy ưu tiên tính rõ ràng, logic và khả năng đọc trên môi trường trực tuyến.

Chỉ dẫn cho Gemini trong Gmail

Với Gmail, chỉ dẫn nên tập trung vào cách soạn và trả lời email, đặc biệt là giọng điệu, độ dài và mức độ trang trọng.

Ví dụ:

• Khi soạn email công việc, hãy sử dụng giọng văn chuyên nghiệp, lịch sự và ngắn gọn. Đi thẳng vào vấn đề và tránh những câu mở đầu không cần thiết.

Nếu thường xuyên gửi email cho khách hàng:

• Khi viết email cho khách hàng, hãy sử dụng giọng văn thân thiện nhưng chuyên nghiệp. Trình bày thông tin rõ ràng và luôn kết thúc bằng một lời đề nghị hỗ trợ nếu phù hợp.

Hoặc nếu muốn Gemini hỗ trợ trả lời email nhanh hơn:

• Khi đề xuất câu trả lời email, hãy giữ nội dung dưới 150 từ, trả lời trực tiếp các vấn đề được đề cập và sử dụng giọng văn lịch sự.

Chỉ dẫn cho Gemini trong Google Slides

Với Google Slides, nên tập trung vào cách trình bày nội dung ngắn gọn, dễ đọc và phù hợp với slide.

Ví dụ:

• Khi tạo nội dung cho bài thuyết trình, hãy viết tiêu đề ngắn gọn và trình bày các ý chính dưới dạng gạch đầu dòng. Mỗi slide chỉ nên tập trung vào một thông điệp chính.

Nếu làm slide cho cuộc họp:

• Hãy ưu tiên nội dung ngắn gọn, tập trung vào số liệu và kết luận quan trọng. Tránh đưa quá nhiều văn bản lên một slide.
• Khi đề xuất nội dung cho slide, hãy sử dụng giọng văn chuyên nghiệp và dễ trình bày. Với mỗi ý chính, hãy đưa ra một tiêu đề ngắn và tối đa 3 gạch đầu dòng.

Nên viết chỉ dẫn khác nhau cho từng ứng dụng

Mặc dù chỉ dẫn của Gemini trong Google Workspace có thể được sử dụng trên các sản phẩm được hỗ trợ, bạn vẫn nên xây dựng nội dung chỉ dẫn dựa trên công việc cụ thể của mình.

Ví dụ, cùng là yêu cầu về giọng văn chuyên nghiệp nhưng cách diễn đạt có thể khác nhau:

• Google Docs: Khi chỉnh sửa bài viết, hãy giữ nguyên ý chính và cải thiện tính mạch lạc.
• Gmail: Khi viết email, hãy ngắn gọn, lịch sự và đi thẳng vào vấn đề.
• Google Slides: Khi tạo nội dung slide, hãy cô đọng thông tin thành các ý chính dễ đọc.

Như vậy, Gemini không chỉ biết bạn muốn câu trả lời có phong cách như thế nào, mà còn hiểu cách áp dụng phong cách đó vào từng loại công việc.