10 lời khuyên hữu ích dành cho bạn khi thuyết trình bằng PowerPoint

• Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Office 2016
• Tạo slide đẹp cho thuyết trình PowerPoint với 8 bí quyết
• Cách chèn chữ vào hình ảnh trong PowerPoint

Không nhất thiết phải trang trí màu sắc sặc sỡ, đầy hiệu ứng và có nhiều slide, bạn vẫn có thể dễ dàng tạo cho mình một bộ slide thuyết trình đầy lôi cuốn và hấp dẫn chỉ bằng những lưu ý rất đơn giản bên dưới đây. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn trong học tập và công việc.

Các bài thuyết trình (Presentation), cho dù được làm bằng PowerPoint hay công cụ nào khác, là một cách tuyệt vời để hỗ trợ cho buổi diễn thuyết, hình dung ra các tình huống phức tạp hoặc tập trung chú ý vào chủ đề.

Trong khi, một cách trình bày slide "xấu" có thể mang lại cho bạn những tác dụng ngược lại. Các slide được thiết kế "nghèo nàn" với các tường chữ (wall of text) hoặc các đồ họa mờ oversized có thể làm phân tâm hoặc gây khó chịu cho người xem. Đôi khi, PowerPoint có thể chỉ là một công cụ sai lầm trong việc gây ấn tượng.

Dưới đây là một số hướng dẫn nhỏ sẽ giúp bạn thuyết trình một cách chuyên nghiệp bằng nội dung ngắn gọn, tránh được những sai lầm phổ biến nhất. Mời các bạn cùng tham khảo 10 lời khuyên hữu ích khi thuyết trình bằng PowerPoint!

Thiết kế

Điều đầu tiên cho thấy sự liên kết chuyên nghiệp để thuyết trình về bất kỳ điều gì đó là phần thiết kế. Đó là thứ đầu tiên mà người xem sẽ chú ý vào và sẽ để lại ấn tượng tốt hoặc xấu cho họ.

1. Soạn slide thật cẩn thận

Đừng copy & paste các slide từ nhiều nguồn khác nhau. Chắc chắn bạn sẽ không muốn bài thuyết trình của mình trông như một tấm thảm rách được chắp vá lại phải không? Những gì mà bạn hướng tới đó là sự nhất quán. Điều này sẽ giúp người xem tập trung vào nội dung thiết yếu, bài phát biểu và những sự kiện mà bạn đang làm nổi bật lên trong các slide thuyết trình.

Để kết thúc, hãy sử dụng một mẫu cơ bản hoặc làm cái gì của riêng mình. PowerPoint có đi kèm với một lựa chọn về các mẫu trình bày, nhưng bạn cũng có thể tìm những bản mẫu trực tuyến miễn phí trên mạng.

Chọn font-face hiển thị dễ đọc. Thật khó để có thể làm điều này. Trừ khi bạn là một nhà thiết kế, còn không hãy dùng font-face đơn giản và hạn chế bằng việc sử dụng màu sắc, kích thước font chữ an toàn.

Font-face sử dụng cho tất cả các ngôn ngữ từ tiếng Việt, Anh, Hàn, Nhật, Trung, Ả Rập, Thái,… Nhưng Font-face dành cho tiếng Việt không có nhiều. Chính vì điều này, khi bạn sử dụng font khác không hỗ trợ tiếng Việt sẽ làm to nhỏ con chữ, không theo đúng font gốc.

Chọn kích thước phông chữ cho tiêu đề và văn bản sao cho phù hợp. Một mặt, bạn không muốn tạo ra một bức tường văn bản và gây mất sự chú ý của khán giả. Mặt khác, bạn muốn khán giả có thể đọc được văn bản mà bạn cho là quan trọng. Vì vậy, hãy làm cho phông chữ của bạn đủ lớn.

Dành chỗ cho các điểm nổi bật, chẳng hạn như hình ảnh hoặc thông điệp bạn muốn gửi gắm đến người nghe. Có một số yếu tố bạn nên làm nổi bật. Vì vậy, hãy cố gắng tránh "chôn" chúng trong tạp âm nền, cung cấp những khoảng trống nếu cần thiết. Đó có thể là một dấu nháy đơn, một lời trích dẫn hoặc một hình ảnh duy nhất cho mỗi trang mà không có gì ngoại trừ một tiêu đề đơn giản và nền đơn giản.

Trang trí ít nhưng chất lượng. Nếu có nội dung hay, bạn sẽ không cần trang trí quá nhiều. Mẫu slide sẵn có của bạn sẽ được trang trí đủ.

2. Sử dụng tính nhất quán

Sử dụng tính nhất quán trong font-face và cỡ chữ cho tất cả các slide. Điều này bạn có thể sử dụng các template mẫu. Nếu bạn chọn một template mẫu chuyên nghiệp, nhà thiết kế sẽ quan tâm đến khía cạnh này. Hãy nhớ điều đó!

Màu sắc phù hợp. Đây là điểm khiến rất nhiều bản thuyết trình thất bại. Bạn có thể chọn phải một mẫu kỳ quái và bị mắc kẹt với bản hồ sơ đầy màu sắc của người thiết kế, sau đó làm hỏng tất cả bằng những bảng Excel xấu xí.

Dành thời gian để khớp hình ảnh với thiết kế slide trình diễn của bạn.

Bạn có thể sử dụng logo công ty, làm nổi bật các tiêu đề, tạo một khung đặc biệt cho hình ảnh hoặc toàn bộ slide, nhưng đừng làm quá các slide bằng những yếu tố này.

Màu sắc

Việc lựa chọn màu sắc nghèo nàn có thể làm hỏng bài thuyết trình.

3. Sử dụng sự tương phản

Văn bản màu đen trên nền trắng sẽ luôn là tốt nhất, nhưng cũng là lựa chọn nhàm chán nhất. Bạn được phép sử dụng các màu sắc khác nhau nhưng hãy sử dụng chúng một cách có trách nhiệm.

Giúp quan sát dễ dàng và luôn giữ sự tương phản trong tâm trí. Nếu bạn gặp khó khăn về màu sắc, hãy sử dụng một trong nhiều công cụ trực tuyến để chọn một bảng màu đẹp. Hoặc chỉ cần sử dụng một mẫu template có sẵn là được.

4. Áp dụng màu sắc rực rỡ

Hãy cẩn thận trong việc sử dụng màu để làm nổi bật thông điệp của bạn! Màu sắc là bạn của bạn. Chúng có thể làm nổi bật số hoặc Take Home Message (thông điệp mà tác giả muốn gửi gắm đến người đọc).

Không làm giảm hiệu ứng màu sắc bằng cách sử dụng quá nhiều màu trong các ví dụ. Hiệu ứng đặc biệt chỉ hoạt động nếu được sử dụng vừa đủ. Cố gắng hạn chế màu pop color (màu trắng đen, nhưng chủ thể vẫn giữ được màu sắc nhằm tạo sự ấn tượng cho bức hình) trong mỗi slide.

Lựa chọn sáng suốt: phù hợp với màu sắc của thiết kế và độ tương phản tốt để làm nổi bật thông điệp của bạn. Sử dụng bảng màu chuyên nghiệp để tìm xem màu nào sẽ thể hiện chủ đề của bạn một cách tốt nhất.

Xem thêm: Những mẫu slide PowerPoint miễn phí tuyệt đẹp dành cho dân công sở

Văn bản

5. KISS

KISS là chữ viết tắt của cụm từ "Keep It Straight and Simple". Điều đó có nghĩa là các hệ thống sẽ hoạt động tốt nhất khi chúng đơn giản thay vì phức tạp. Và như vậy, sự đơn giản là mục đích trọng tâm trong thiết kế, còn những cái phức tạp không cần thiết thì nên tránh.

• Chỉ đưa từ khóa xuất hiện trên slide.
• Không sử dụng câu hoàn chỉnh.
• Đừng đọc toàn bộ theo slide của bạn.

Hãy nhớ rằng các trang slide của bạn chỉ để hỗ trợ, chứ không phải thay thế bài thuyết trình! Bạn muốn kể một câu chuyện, mô tả dữ liệu hoặc diễn giải tình huống, chỉ đưa ra các điểm chính thông qua các trang slide của mình. Nếu bạn đọc lại toàn bộ thông tin trên các trang slide của mình, bạn sẽ thể hiện cho mọi người thấy điểm yếu kém và khán giả sẽ cảm thấy xấu hổ thay cho bạn. Tồi tệ hơn, họ sẽ ngừng nghe và xem điện thoại của họ để thay thế.

6. Take Home Message

Luôn tóm tắt điểm chính của bạn trong một thông điệp muốn truyền tải đến cho người nghe. Hãy tự hỏi bản thân rằng, nếu bạn là khán giả thì bạn nên học hay nhớ một điều duy nhất nào từ ​​bài thuyết trình này? Đó chính là Take Home Message.

Take Home Message đưa ra thông điệp quan trọng của bạn, một bản tóm tắt dữ liệu hay câu chuyện. Nếu là một bài thuyết trình dài hơn một giờ đồng hồ, bạn thực sự có thể đưa ra một vài Take Home Message. Vậy là ổn! Chỉ cần đảm bảo truyền tải được những gì bạn nghĩ là quan trọng, thực sự quan trọng đối với khán giả.

Hãy làm cho Take Home Message của bạn trở nên đáng nhớ. Trách nhiệm của bạn là để cho khán giả thu được một cái gì đó có giá trị. Giúp họ "lấy nó" bằng cách làm cho Take Home Message của bạn nổi bật, bằng trực quan hoặc thông qua cách bạn sắp xếp lời nói.

Hình ảnh

Hình ảnh là yếu tố chính của mỗi bài thuyết trình. Khán giả có thể nghe và nhìn, họ muốn nhìn thấy những gì mà bạn đang nói đến và một cái nhìn trực quan sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về thông điệp mà bạn muốn truyền tải.

7. Thêm hình ảnh

Sử dụng nhiều hình ảnh thay vì chữ. Hình ảnh là bạn của bạn. Bộ não của con người có khả năng xử lý hình ảnh nhanh hơn, chúng có thể minh họa các điểm mà bạn muốn đề cập đến và hỗ trợ thông điệp bạn cần truyền tải giúp người nghe tiếp thu dễ hơn và ghi nhớ lâu hơn.

Ngoài ra, khi bạn sử dụng nhiều hình ảnh, người ta sẽ dễ biết được bạn đang nói tới cái gì thay vì bắt họ phải đọc qua hết hàng đống chữ dài loằng ngoằng. Hãy bắt đầu bằng việc thay thế các cụm từ bằng hình ảnh, ví dụ: thay vì nói “điện thoại ngày nay rất phát triển”, hãy tìm hình ảnh của một chiếc smartphone bỏ vào slide. Hoặc thay vì nói “Windows là hệ điều hành phổ biến nhất cho PC hiện nay”, bạn chỉ cần để logo của Windows vào là đủ. Tất nhiên, bạn cũng cần nghiên cứu xem đối tượng người nghe là ai để có thể chọn hình cho phù hợp.

Không sử dụng hình ảnh để trang trí! Sử dụng hình ảnh kém chất lượng chỉ gây phân tâm cho người nghe.

Hình ảnh có thể củng cố hoặc bổ sung thêm thông tin mà bạn muốn truyền tải đến cho người nghe. Vì vậy, hãy sử dụng hình ảnh để hình dung hoặc giải thích câu chuyện của bạn.

"A picture is worth a thousand words" (Tạm dịch là: "“Một bức ảnh có giá trị hơn ngàn lời nói"). Hay nói cách khác, nếu bạn không có thời gian thể hiện bằng văn bản hoặc lời nói, hãy sử dụng hình ảnh!

Hoạt hình & Truyền thông

Animation (tạm dịch là: Hoạt hình hay diễn hoạt) là một phần không thể thiếu trong thiết kế ngày nay và cả sau này, nó trở thành môi trường sáng tạo về những điều khác biệt và độc đáo - yếu tố không thể thiếu để cuộc sống trở nên ý nghĩa và thú vị.

Trong hoạt hình, có một cách thể hiện nét đẹp giữa ấn tượng hài hước và sự chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, hoạt hình có thể là công cụ mạnh mẽ để hình dung và giải thích những vấn đề phức tạp. Một hình ảnh động tốt không chỉ nâng cao sự hiểu biết, mà nó còn có thể truyền tải thông điện đến với khán giả.

8. Đừng ngớ ngẩn

Hạn chế sử dụng hình động và phương tiện truyền thông. Bạn chỉ nên sử dụng chúng ở một trong hai trường hợp:

• Để thu hút sự chú ý, ví dụ như Take Home Message.
• Để làm rõ một mô hình hoặc nhấn mạnh và gây hiệu ứng.

Nhúng các phương tiện truyền thông trong bài thuyết trình của bạn và chắc chắn rằng nó hoạt động trong chế độ trình bày, nếu không trông bạn sẽ thật ngớ ngẩn.

Mục tiêu và nội dung

Mục tiêu của bạn, nghĩa là đối tượng người nghe, xác định nội dung bài thuyết trình. Ví dụ, bạn không thể dạy trẻ em học về những vấn đề phức tạp trong kinh tế, nhưng bạn có thể giải thích cho chúng về những gì mà nền kinh tế mang lại và tại sao nó lại quan trọng.

9. Biết rõ mục đích bài thuyết trình PowerPoint để lôi kéo khán giả

Trước khi bắt tay vào làm một bài thuyết trình, chuẩn bị ý tưởng, hãy xác định rõ bạn đang muốn thuyết trình về cái gì, bạn muốn trình bày vấn đề gì tới khán giả của mình. Khi bạn thực hiện bài thuyết trình, hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau:

• Đối tượng người nghe của mình cần biết điều gì?
• Cần phải nói gì với họ?
• Họ mong đợi điều gì?
• Điều gì sẽ thú vị với họ?
• Tôi có thể dạy gì cho họ?
• Điều gì sẽ giữ họ tập trung vào bài thuyết trình của bạn?

Hãy trả lời những câu hỏi này và viết ra những điều cần thiết trên trang slide của bạn. Trong bài thuyết trình, hãy miêu tả những điều cần thiết một cách hào hứng và sử dụng những kỹ năng chuyên môn; cũng như gây ấn tượng về cách thể hiện, tức là văn bản, hình ảnh và hoạt hình một cách khôn ngoan (đã đề cập ở trên).

Nếu bạn không đạt được mục tiêu đề ra, nó sẽ không còn quan trọng về việc bạn đã thiết kế chúng như thế nào hay việc chọn lựa màu sắc và từ khóa ra sao. Nếu gây mất sự chú ý của khán giả, thì mọi thứ đều tan mất.

Điều quan trọng ở đây là: đừng làm khán giả của bạn chán và bỏ đi làm việc khác, hãy tập trung, nhưng đừng quá nặng nề, cứ thoải mái rồi công sức bỏ vào bài thuyết trình của bạn sẽ mang lại kết quả tốt.

10. Thực hành

Hãy dành thời gian chuẩn bị về những gì bạn sẽ nói. Slide bây giờ không còn được xài theo cách nhìn slide đọc ra nên bạn cần suy nghĩ xem ứng với đề mục đó thì mình sẽ nói những gì, mình sẽ khai triển ý ra sao và dẫn dắt người đọc như thế nào. Tốt nhất, bạn cần hiểu rõ về vấn đề mình đang trình bày thì mới có thể nói mà không bị vấp hay quên í.

Hãy dựa vào slide như một cái sườn và soạn trong đầu các câu nói của mình. Nếu hay quên, hãy dùng chức năng Note của PowerPoint hay Slides như một công cụ nhắc nhở (vì khi chiếu ra, một màn hình sẽ chỉ để hiện slide, màn hình kia sẽ hiện note và bộ đếm cho bạn).

Đừng cầm giấy lên đọc, hành động đó cực kì thiếu chuyên nghiệp, trông bạn sẽ như một con robot chỉ biết đọc hơn là một diễn giả có sức thuyết phục. Ngay cả lúc tập luyện cũng thế, bạn chỉ ghi ra những thứ cần nói theo danh sách điểm chính, chứ đừng ghi thành cả câu rồi ngồi học thuộc lòng vì lỡ bạn quên một chữ thôi cũng làm bạn lo lắng và không trình bày trơn tru về sau.

Hãy bình tĩnh và hãy làm như thể bạn đang kể cho bạn bè, đồng nghiệp của mình nghe một câu chuyện hay bạn vừa khám phá ra chứ không phải là đang làm một nhiệm vụ bắt buộc. Như vậy mới thu hút được người nghe và người nghe cũng hiểu bạn đang chia sẻ cái gì.

Một bài thuyết trình được thực hành kỹ lưỡng sẽ giúp bạn thuyết phục khán giả và giữ sự chú ý của họ. Dưới đây là một số điểm chính xác định của một cuộc nói chuyện tốt:

• Hiểu rõ về các slide của bạn
• Nói một cách thoải mái
• Nói bằng sự tự tin - to và rõ ràng.
• Đừng nói quá nhanh.
• Giữ liên lạc bằng mắt với khán giả của bạn.

Cuối cùng

Trên đây, tác giả bài viết đã chỉ cho bạn cách chuẩn bị thông qua toàn bộ bài thuyết trình, từ việc chọn thiết kế đến nói chuyện với khán giả. Đây là một bí quyết hữu ích: Đừng quá để tâm đến cách thể hiện bên ngoài của người nghe. Chỉ cần giả định rằng họ đang tập trung và ghi chép mà thôi.

Bạn đã cố gắng hết sức để mang lại một bài thuyết trình tuyệt vời và khán giả muốn học hỏi điều đó từ bạn. Những gì thể hiện trên khuôn mặt họ không phải là nghi ngờ hay nhầm lẫn. Đó là sự tập trung! Rõ ràng, bạn là chuyên gia và họ là những người muốn học hỏi. Nếu bạn suy nghĩ được như vậy, bạn có thể thư giãn và thực hiện tốt nhất.

Đó là tất cả những điều mà bạn cần lưu ý khi chuẩn bị một bài thuyết trình PowerPoint. Nếu bài viết này hữu ích với bạn, hãy chia sẻ nó tới bạn bè và người thân của bạn!

Xem thêm: 9 bước xây dựng một "bài thuyết trình thang máy" hoàn hảo

Chúc các bạn vui vẻ!