9 bước xây dựng một "bài thuyết trình thang máy" hoàn hảo

• Nếu nghĩ chăm chỉ là yếu tố thiết yếu để có được thành công thì bạn đã nhầm!

Nếu bạn là người đang muốn tìm một công việc phù hợp, điều đầu tiên trong những nhiệm vụ cần phải làm chính là phác thảo ra một "bài thuyết trình thang máy" hoàn hảo cho bản thân. Đó là bài phát biểu dài khoảng 30 giây tóm tắt lại việc bạn là ai, làm được những gì và tại sao bạn sẽ là ứng viên tốt nhất cho công việc.

Bạn có khả năng sử dụng bài thuyết trình hoàn hảo đó ở bất cứ thời điểm nào, từ một buổi phỏng vấn tìm việc cho đến một bữa tiệc cocktail cùng với một người nào đó mà họ có thể giúp bạn có được công việc.

Điều này nghe có vẻ đơn giản phải không? Nhưng hãy nghĩ về việc tóm tắt hơn 50 năm thành tích cuộc đời vào trong một bài nói dài 30 giây một cách hiệu quả xem sao, nó giống như kiểu phải nhét một con voi vào chiếc xe Volkswagen Beetle vậy.

Tôi hiểu điều này. Vì vậy, để giúp bạn phát triển một "bài thuyết trình thang máy" tuyệt hảo, tôi đã chia quá trình đó ra làm chín bước:

1. Làm rõ mục tiêu nghề nghiệp

Như câu nói nổi tiếng của Yogi Berra: "Bạn phải cẩn thận nếu không biết mình đang đi đâu, bởi có lẽ bạn sẽ không thể đến đó được."

Do đó, khi bắt đầu viết bài thuyết trình thang máy, hãy xác định rõ ràng cách tốt nhất để miêu tả chuyên ngành và loại công việc mà bạn đang hướng tới. Cho đến khi bạn có thể giải thích rõ ràng về vị trí bản thân mong muốn, không ai có thể giúp bạn tìm ra nó hoặc thuê bạn làm nó.

2. Viết ra giấy

Viết ra tất cả mọi thứ mà bạn muốn nhà tuyển dụng tiềm năng của mình biết đến như kỹ năng, thành tích, kinh nghiệm làm việc có liên quan đến vị trí mà bạn đang hướng đến. Sau đó, lấy bút đỏ gạch bỏ hết những phần không quan trọng trong bài thuyết trình. Hãy cứ chỉnh sửa cho tới khi chỉ còn vài câu quan trọng trong đó. Mục tiêu quan trọng nhất là làm cho người nghe cảm thấy thích thú với việc được biết nhiều hơn về bạn, chứ không phải là kể lại cả cuộc đời mình. Vậy nên, hãy loại bỏ những chi tiết không liên quan có thể khiến họ sao nhãng khỏi thông điệp trọng tâm mà bạn muốn gửi gắm.

3. Định dạng bài thuyết trình

Một bài thuyết trình tốt nên trả lời được đầy đủ ba câu hỏi: Bạn là ai? Bạn làm gì? Bạn tìm kiếm điều gì?

Đây là một ví dụ về cách bắt đầu một bài thuyết trình có những điểm quan trọng: "Xin chào. Tôi là Jessica Hill. Tôi là một nhân viên kế toán với 10 năm kinh nghiệm trong ngành công nghiệp bảo hiểm và tôi đang tìm kiếm một cơ hội làm việc ở khu Dallas trong các công ty bảo hiểm hay tài chính."

Bài thuyết trình trên chỉ mất tầm 15 giây. Jessica muốn dành 15 giây còn lại để thêm các chi tiết về vị trí bán hàng độc đáo của cô ấy, những kỹ năng đặc biệt và những điểm mạnh có thể khiến nhà tuyển dụng tiềm năng chú ý đến cô ấy.

4. Viết bài thuyết trình cho người nghe, chứ không phải cho riêng bạn

Điều quan trọng bạn cần nhớ rằng những người nghe bài thuyết trình của bạn sẽ bật "ăng-ten" của họ lên và tìm kiếm câu trả lời cho WIIFM ("What's in it for me?" - Tôi sẽ nhận được gì từ việc này?). Hãy chú ý tập trung thông điệp của bạn vào nhu cầu của nhà tuyển dụng, lợi ích mà họ sẽ nhận được nếu chấp nhận thực hiện yêu cầu nhất định.

Ví dụ, lời giới thiệu: "Tôi là một nhân viên nhân sự với 10 năm kinh nghiệm trong công ty hàng tiêu dùng" sẽ tăng thêm sức mạnh nếu bạn nói "Tôi là một nhân viên nhân sự với bảng thành tích tốt trong việc giúp đỡ công ty nhìn nhận và tuyển dụng những tài năng tốt nhất cho vị trí quản lý."

Hãy sử dụng những thuật ngữ đem sự tập trung vào lợi ích sẽ giúp thuyết phục người phỏng vấn rằng bạn là người có kinh nghiệm, hiểu biết và có kỹ năng để hoàn thành tốt các công việc ở công ty.

5. Loại bỏ các biệt ngữ nghề nghiệp

Bạn cần phải làm bài thuyết trình của mình trở nên dễ hiểu đối với tất cả mọi người, tránh sử dụng các từ viết tắt và thuật ngữ mà những người bình thường hay người phỏng vấn có thể không hiểu. Điều đó có thể khiến người nghe cảm thấy mình ngu ngốc hay thiếu hiểu biết không phải là điều bạn muốn làm phải không?

6. Đọc bài thuyết trình thật lớn

Theo như Deborah Grayson Riegel của Fast Company chỉ ra gần đây, trong bài viết của cô ấy "Vấn đề với bài thuyết trình thang máy và cách sửa", viết thì trang trọng và có cấu trúc phức tạp hơn nói. Nếu không cẩn thận, bài thuyết trình thang máy của bạn có thể nghe như một đoạn quảng cáo thương mại hơn là một mẩu hội thoại. Hãy đọc lớn lên và biến đổi một số từ sẽ giúp bạn nói tự nhiên hơn.

7. Tập luyện, tập luyện, tập luyện (và xin phản hồi)

Diễn lại bài thuyết trình của mình trước gương hoặc sử dụng chức năng thu âm của máy tính để có thể nghe và nhìn thấy chính bản thân mình. Ban đầu có thể bạn cảm thấy ngượng ngùng, nhưng càng luyện tập nhiều, bạn sẽ càng nói trôi chảy.

Hãy tiếp tục tinh chỉnh bài thuyết trình của mình cho tới khi nói không còn như diễn lại nữa. Khi đã hài lòng với bài nói của mình, hãy thử nói với một vài người bạn và hỏi xem họ nghĩ ý chính của bạn là gì. Nếu họ phản hồi khác với mục tiêu của bạn thì bài thuyết trình đó vẫn còn phải chỉnh sửa.

8. Chuẩn bị một vài biến thể

Có thể bạn sẽ muốn diễn đạt khác đi một chút khi nói với người phỏng vấn hoặc đồng nghiệp cũ. Đôi lúc, bạn sẽ chỉ có 15 giây để nói (một dạng bài thuyết trình thang máy ngắn) hay lại có một đến hai phút để trình bày. Vậy nên hãy tập trung làm chủ một vài ý chính và tự tạo cho mình một số cách tùy biến bài thuyết trình của mình theo từng trường hợp cụ thể.

Sử dụng chức năng đếm chữ của máy tính để tạo bài thuyết trình ngắn hơn hoặc dài hơn; một trong những nguyên tắc tốt là bạn có thể nói tầm 150 từ trong một phút.

9. Trình bày một cách tự tin

Bài thuyết trình thang máy hay nhất trên thế giới sẽ thất bại thảm nếu không được trình bày tốt. Khi nói, hãy nhìn vào mắt người nghe, mỉm cười và truyền đạt thông điệp thật tự tin và lạc quan.Tạo ra bài thuyết trình phù hợp và bạn sẽ sớm nhận ra mình đang đi thang máy thực sự ở công việc mới.

Tham khảo thêm một số bài viết:

• 10 cách gây ấn tượng tốt ngay từ lần gặp đầu tiên
• Top 11 kỹ năng cần phải có ở tuổi 24
• Nếu có 8 kỹ năng này, bạn sẽ không bao giờ sợ bị robot cướp mất công việc

Chúc các bạn vui vẻ!