10 điều CIO cần lưu ý trong "thời cúm lợn”

Khi mà dịch cúm lợn bùng phát mạnh mẽ cũng là lúc lãnh đạo công nghệ thông tin (CIO) phải “lên giây cót” chuẩn bị đối mặt với tỉ lệ nhân viên nghỉ làm rất cao và sự phổ biến của hình thức làm việc từ xa.

Không những thế đợt dịch lần này còn bùng phát đúng vào lúc ngành công nghiệp công nghệ thông tin đang gặp nhiều khó khăn do kinh tế toàn cầu suy thoái. Trong thời gian qua các hãng công nghệ liên tục phải cắt giảm nhân lực và xu hướng này được dự báo là sẽ chưa dừng lại do tình hình kinh tế chưa có dấu hiệu sáng sủa trở lại.

Hai tình huống này đều tác động lớn đến tâm lý nhân viên và đặt yêu cầu cho các CIO phải xây dựng được một kế hoạch đối phó đại dịch (pandemic plan) thật tốt. Dưới đây là một số lời khuyên của các chuyên gia trong việc lập kế hoạch này.

Bình tĩnh

Đây là những gì mà các CIO mong muốn được thấy nhất ở nhân viên trong hoàn cảnh này và cũng là mục đích hàng đầu mà kế hoạch đối phó đại dịch nhắm tới. Nếu làm được điều này thì CIO sẽ không phải lo lắng nhiều đến năng suất làm việc nhưng sẽ phải lo lắng đến nguồn cung cấp sản phẩm chuyên dùng vệ sinh tay và nước đóng chai.

Ông Richard De Lotto – chuyên gia phân tích cao cấp đến từ Nhóm dịch vụ tư vấn ngân hàng và đầu tư trực thuộc Gartner – có lời khuyên: “Điều mà các CIO cũng như lãnh đạo của doanh nghiệp nên làm trước tiên là phải khẳng định với nhân viên rằng dù có dịch thì công việc vẫn là công việc. Thứ hai là đẩy mạnh hơn nữa việc thực hiện các quy định vệ sinh cá nhân. Các nhân viên khác sẽ nhìn vào những điển hình mà các lãnh đạo chỉ rõ để hành động”.

Liên kết đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cùng lên lập kế hoạch

Lập kế hoạch đối phó với đại dịch không phải là vấn đề của riêng mảng công nghệ thông tin mà là vấn đề của cả doanh nghiệp. “IT không phải đóng vai trò động lực đi đầu thúc đẩy lập kế hoạch này,” ông David Potterton – Phó chủ tịch phụ trách nghiên cứu toàn cầu của IDC Financial Insights – khẳng định. “Việc thúc đẩy để sớm có được kế hoạch này phải là nhiệm vụ của toàn bộ đội ngũ lãnh đạo cấp cao doanh nghiệp… Các bạn phải nhận thức được đâu là cốt lõi trong toàn bộ hệ thống doanh nghiệp của các bạn và đây là một quyết định kinh doanh chứ không phải là một quyết định của riêng mảng IT”.

Cập nhật thông tin liên lạc của nhân viên

Trong vòng 6 tháng trở lại đây rất nhiều doanh nghiệp đã phải tiến hành cắt giảm nhân viên. Chính vì thế mà một trong những yêu cầu tối cần thiết khi lên kế hoạch đối phó đại dịch là cần phải nhanh chóng cập nhật lại danh sách nhân viên toàn doanh nghiệp cũng như tạo lập nhiều kênh kết nối liên lạc với nhân viên như số điện thoại gia đình, số di động cá nhân … Song song bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần kiểm tra lại hệ thống liên lạc khẩn cấp để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định khi có tình huống phát sinh.

“Các bạn cần phải có một kênh liên lạc đáng tin cậy và ai cũng phải biết đến nó,” ông De Lotto nhấn mạnh. “Đó có thể là một số điện thoại nào đó liên lạc với nhân viên trong trường hợp bạn cần họ phải đến văn phòng gấp hoặc như nhiều doanh nghiệp còn trang bị một hệ thống tổng đài trả lời tự động”.

Kiểm tra kết nối trung tâm dữ liệu

Hãy ngay lập tức gọi điện đến đơn vị quản lý tòa nhà nơi bạn đặt trung tâm dữ liệu và bảo đảm rằng bạn có đầy đủ quyền ưu tiên cần thiết để có thể vào đó bất kỳ lúc nào. Trong trường hợp dịch cúm lợn bùng phát ở nơi mà bạn đặt trung tâm dữ liệu bạn có thể sẽ phải thiết lập kết nối điều khiển từ xa hoặc tiến hành chuyển vai trò của trung tâm dữ liệu này sang một trung tâm dữ liệu ở chỗ khác.

Nếu bạn sử dụng dịch vụ thuê ngoài quản lý trung tâm dữ liệu bạn cũng cần phải lưu ý đến vấn đề nhà cung cấp dịch vụ cho bạn và đưa vào kế hoạch cụ thể. Trong trường hợp nơi nhà cung cấp dịch vụ cho bạn xảy ra dịch thì bạn phải có biện pháp để bảo đảm trung tâm dữ liệu hoạt động ổn định.

“Một trung tâm dữ liệu nào đó sẽ phải đảm nhận thêm nhiều nhiệm vụ mới hoặc bạn sẽ phải đưa nhân viên của mình ra khỏi vùng có dịch,” ông Petterson nhận định. “Có rất nhiều tình huống có thể xảy ra và bạn phải lên kế hoạch cho những tình huống đó”.

Kiểm tra hệ thống làm việc từ xa

Trong trường hợp dịch cúm lợn bùng phát rất nhiều doanh nghiệp có thể sẽ cho nhân viên ngồi ở nhà làm việc. Điều cần bàn ở đây là nhiều hệ thống truy cập làm việc từ xa hiện chưa đủ năng lực đáp ứng nhu cầu làm việc của cùng một lúc nhiều người. Các chuyên gia khuyến cáo doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra thử nghiệm năng lực hệ thống bằng cách cho phép một số lượng nhân viên nhất định tại một thời điểm nào đó cùng truy cập vào hệ thống. Điều này sẽ cho phép doanh nghiệp đánh giá được năng lực cũng như các ứng dụng cần thiết. Có thể doanh nghiệp sẽ phải đầu tư thêm để nâng cấp năng lực hệ thống.

“Cần phải bảo đảm rằng hệ thống kết nối làm việc từ xa của bạn đáp ứng đủ nhu cầu,” Phil Hochmuth – chuyên gia phân tích của Yankee Group – khẳng định. “Hãy bảo đảm rằng bạn cũng được trang bị cả những biện pháp dự phòng cần thiết”.

Nhân viên chủ chốt phải có kết nối băng rộng

Doanh nghiệp cần phải bảo đảm rằng những nhân viên chủ chốt phải được trang bị kết nối băng thông rộng cũng như kết nối di động băng thông rộng. “Trong tình huống tồi tệ nhất, nhân viên có thể sẽ rời khu vực sinh sống của họ để tránh dịch, điều này đồng nghĩa với việc họ sẽ không làm việc từ nhà mà làm việc trên máy tính xách tay đi cùng với họ,” ông Hochmuth nhận định. “Để đảm bảo rằng những nhân viên chủ chốt luôn có mặt thì bạn có lẽ nên trang bị cho họ nhiều giải pháp kết nối di động băng rộng từ nhiều nhà cung cấp dịch vụ khác nhau”.

Kiểm tra ứng dụng WEB

Doanh nghiệp cũng cần phải bảo đảm rằng ứng dụng email hoặc các ứng dụng trên nền tảng Web khác đều phải được cập nhật và trang bị những tính năng mới nhất. “Hãy kiểm tra và bảo đảm rằng ứng dụng Web của bạn có những tính năng ngang hàng với ứng dụng trên PC truyền thống,” ông Hochmuth khẳng định. “Bạn hãy xác định một số nhân viên có thế mạnh và đưa họ thử nghiệm những ứng dụng Web như thư điện tử hoặc truy cập làm việc từ xa. Từ đó khi nhận những vấn đề mà họ gặp phải để sớm khắc phục”.

Nhân viên tự đào tạo

Trước tiên doanh nghiệp phải xác định được những ứng dụng chủ chốt “cần phải liên tục duy trì hoạt động thường xuyên dù bằng bất cứ giá nào”. Sau đó tiến hành khuyến khích nhân viên tự đào tạo sử dụng lẫn nhau và doanh nghiệp đứng ra chứng nhận khả năng cho những nhân viên như thế này. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí cũng như đẩy nhanh tiến độ đào tạo nhân viên sử dụng ứng dụng. Họ sẽ nhanh chóng phải học tập và làm quen với những gì thuộc phạm vi yêu cầu công việc của họ.

Xây dựng kết hoạch giảm hoạt động

Lãnh đạo doanh nghiệp nên cân nhắc đến tình huống phải để cho toàn bộ hệ thống vận hành liên tục trong một thời gian dài nhưng với chỉ 60% nguồn nhân lực như bình thường. Chuyên gia De Lotto khuyến cáo: “Hãy cân nhắc những biện pháp cần thiết để bạn có thể từng bước giảm mức độ hoạt động của cả doanh nghiệp nếu cần thiết.”

Bên cạnh đó cũng cần phải xây dựng một thang bậc những người thay thế trong tình huống xấu nhất. Ví dụ ai sẽ điều khiển phòng chức năng nào đó trong trường hợp trưởng phòng phải nghỉ việc vì bị lây nhiễm “cúm lợn”. Hãy chuẩn bị tất cả những gì cần thiết cho người được chọn đảm nhiệm thay thế vị trí.

Chăm sóc nhân viên

Phản ứng hoàn hảo nhất đối với đại dịch “cúm lợn” hay bất kỳ thảm họa nào đó đối với CIO nói riêng và lãnh đạo doanh nghiệp nói chung là phải làm thế nào đảm bảo mức độ an toàn cao nhất cho nhân viên và có giải pháp khôi phục hoạt động khi đại dịch qua đi.

“Con người là yếu tố đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải quan tâm tới,” ông Potternton khẳng định. “Doanh nghiệp cần phải hiểu rằng nhân viên bao giờ cũng lo nghĩ cho họ và gia đình họ trước tiên rồi mới đến công việc và khách hàng”.

Nhìn chung dịch “cúm lợn” bùng phát nhìn ở một góc độ nào đó thì lại là một cơ hội để mảng IT làm mới lại kế hoạch kinh doanh cũng như giành lại sự tín nhiệm và lòng tin của nhân viên sau giai đoạn phải sa thải hàng loạt và “đóng băng” lương thưởng gây ảnh hưởng xấu đến tâm lý nhân viên.