10 cách cắt giảm chi phí quản lý tài nguyên CNTT

Quản trị mạng - Nhiều tổ chức CNTT bỏ qua nhiều thời cơ để có thể cắt giảm được chi phí, đặc biệt khi nói đến việc quản lý tài nguyên của họ. Đây là một số vấn đề cần xem xét khi chọn các công cụ quản lý tài nguyên (ITAM).

Dù ngân khố đầu tư cho CNTT có dồi dào đến mức nào đi nữa thì hầu hết các tổ chức cũng đều phải chịu sức ép từ việc giảm chi phí cho các hoạt động của họ. Dù bạn có thể sử dụng các bước hợp nhất và sắp xếp hợp lý tài nguyên CNTT của mình, nhưng việc tiết kiệm vẫn có thể được thực hiện nhờ cải thiện cách quản lý tài nguyên đó. Theo Forrester Research, tài sản của một doanh nghiệp CNTT thường chiếm đến 50% tổng tài sản doanh nghiệp, đôi khi có chiếm đến 80%.

Mặc dù gặp phải vấn đề khó khăn này nhưng hầu hết các tổ chức đều không thực hiện tất cả các biện pháp mà họ có thể để hợp lý hóa các chi phí này. Trong thực tế, Gartner ước lượng rằng có đến 20% chi phí bảo trì phần cứng và mua đăng ký phần mềm bị gánh chịu cho các tài nguyên không được sử dụng nữa. Nếu các doanh nghiệp có các thủ tục và công cụ quản lý tài sản CNTT (ITAM) thích hợp, họ có thể cải thiện được vấn đề quản lý và chỉ mất mức chi phí thấp hơn. Các tổ chức CNTT cần phải sử dụng các giải pháp tự động hóa tích hợp để không chỉ cung cấp cho họ có được bức tranh toàn cảnh về lượng tài nguyên và vòng đời (lifecycle) đối với các sản phẩm của họ mà còn có thể giảm được chi phí và độ phức tạp trong quản lý các lifecycle đó.

Với các công cụ thích hợp, CNTT có thể dễ dàng kiểm soát được những khó khăn - chẳng hạn như có thể phát hiện, theo dõi, thẩm định và quản lý – để biến một giải pháp mang đầy bí hiểm thành một giải pháp có giá trị đích thực cho công ty. Mặc dù vậy, không phải tất cả các công cụ ITAM đều được tạo ngang bằng. Với các tổ chức muốn cắt giảm chi phí và cải thiện các thói quen quản lý tài nguyên, các tổ chức CNTT cần phải lưu ý mười vấn đề mà chúng tôi đề cập đến trong bài.

1. Xem xét một cách cụ thể, rành mạch

Việc kiểm kê các thành phần trong hệ thống tài nguyên CNTT là bước đầu tiên để tối thiểu hóa đầu tư của bạn dưới dạng phần cứng và phầm mềm hiện hành. Các phòng, ban CNTT cần phải biết được vị trí, cấu hình và quá trình sử dụng của mỗi một loại tài nguyên để tối ưu hóa tài sản CNTT của họ. Khi nắm được những thông tin này, họ có thể quyết định được giá trị đích thực cho mỗi một loại tài nguyên và loại trừ ra được các tài nguyên nào tiêu tốn nhiều chi phí nhưng không mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Trừ khi bạn chỉ có một “nhúm” tài nguyên hoặc nhóm CNTT có nhiều thời gian rỗi – bằng không bạn chỉ có một cách nhanh chóng để vẽ được bức tranh toàn cảnh về trạng thái tài nguyên CNTT của mình là thông qua một công cụ tự động phát hiện. Giải pháp này không chỉ có thể phát hiện phần cứng, phần mềm, hay các tài nguyên thiết bị không sử dụng hệ điều hành nào trong mạng mà nó còn cho bạn biết rằng phần cứng và phần mềm của bạn đang được sử dụng bởi ai và được sử dụng như thế nào. Điều này cho phép bạn có thể dễ dàng nhận dạng ra những tài nguyên đến tuổi “về hưu”, được triển khai lại hoặc được tái sử dụng và xác định lại giá trị của chúng theo đó. Nó cũng cho phép bạn có thể tự động hóa chu trình thu thập với các khung nhìn cập nhật và kiểm tra các thay đổi.

2. Quy trình, quy trình, quy trình

Dù lớn hay nhỏ, các tổ chức cũng phải cần cho mình một tập các quy trình ITAM tương ứng với doanh nghiệp và các quy trình này phải có tính nhất quán và tính phương pháp. Tuy có rất nhiều cơ cấu tổ chức (framework) cho việc thực hiện tốt nhất nhưng vẫn cần ở đó sự cẩn thận để tránh áp dụng sai, chẳng hạn như quy trình “vuông” lại đem áp dụng vào doanh nghiệp “tròn”. Nếu quy trình mới không làm cho đời sống của nhóm trở lên dễ dàng hơn hoặc không có những ưu điểm về phương pháp, mọi người sẽ quay trở lại với cách thực hiện cũ.

Chính vì vậy, giải pháp ITAM cần phải đủ linh hoạt để hỗ trợ các quá trình riêng biệt của bạn mà không cần đến nhiều việc tư vấn về lập trình đắt đỏ cho cấu hình. Nó cũng phải dễ sử dụng để có thể hướng dẫn người dùng thông qua việc tự động hóa các quy trình mà không làm cho họ thấy phức tạp, dễ đưa quá trình vào sản xuất thực tế và quản trị hàng ngày. Các quá trình được định nghĩa một cách rõ ràng, được theo dõi và kiểm tra một cách tự động, sẽ giúp bạn có được sự kiểm soát và có thể báo cáo được về hiện trạng của mọi tài nguyên CNTT bên trong mạng của mình.

3. Tuân thủ vấn đề bản quyền

Sự tuân thủ đăng lý phần mềm mang tính quyết định; đặc biệt khi việc thẩm định bản quyền phần mềm ngày càng gắt gao.

Với lý do đó, bạn cần có kiến thức cập nhật liên tục về phần mềm nào quá sử dụng hoặc đã bị cho “về hưu” để bảo đảm rằng mình tuân thủ đúng với thỏa thuận về đăng ký cũng như tránh cho tổ chức của mình có những lỗ hổng bảo mật đến từ những phần mềm này. Việc nắm được kiến thức này sẽ cho phép bạn thực thi nghĩa vụ đăng ký và tránh gặp phải những vấn đề về hình phạt. Để đi đầu trong vấn đề này, bạn có thể sử thực thi giải pháp ITAM bằng cách thực thi các chính sách, liên tục kiểm tra môi trường của mình về các vấn đề không tương ứng, cung cấp cho các nhà thẩm định các bản ghi về mức tuân thủ bản quyền phần mềm của mình.

4. Tiết kiệm năng lượng

Năng lượng bị tiêu tốn cũng chính là tiền bị tiêu tốn. Hầu hết các máy tính đều sử dụng ít hơn 20% lượng thời gian hoạt động dù các công ty đã rất cố gắng đưa ra các chính sách quản lý nguồn trong toàn bộ cơ sở hạ tầng được phân phối. Hầu hết các máy tính ngày nay đều có khả năng quản lý năng lượng rất tốt, tuy nhiên vẫn đi sự tự động để có thể phát hiện và quản lý những vấn đề gây tiêu hao năng lượng trên.

Một công cụ quản lý năng lượng điện hiệu quả sẽ cho phép bạn báo cáo được về chi phí và lượng tiết kiệm năng lượng, từ có có thể minh chứng cho giá trị của việc quản lý. Thêm vào đó, công cụ quản lý năng lượng sẽ cho phép bạn dễ dàng cấu hình và triển khai các chính sách quản lý nguồn thật chi tiết cho những mẫu công việc cụ thể của người dùng và những cần thiết xung quanh vấn đề thời gian. Nó nên có khả năng “đánh thức” để các kỹ thuật viên CNTT có thể chạy các nâng cấp, bản vá lỗi và các chức năng bảo trì khác sau giờ làm việc. Việc kiểm soát được vấn đề năng lượng là một chiến thắng kép (win-win): Giảm được sự tiêu tốn năng lượng trước hết là tốt cho môi trường và sau đó là giảm được chi phí cho doanh nghiệp.

5. Ngăn chặn việc sử dụng phần mềm và thiết bị không thẩm định

Những kẽ hở dữ liệu và sự vi phạm riêng tư có thể phá hỏng một doanh nghiệp. Nhiều công ty tập trung vào những mối hiểm họa đến từ phía ngoài trong đó lại quên đi bảo vệ những rủi ro ngay bên trong, chẳng hạn như những rủi ro đến từ việc phát triển thêm các thiết bị di động. Mất các thông tin nhạy cảm (chẳng hạn như dữ liệu tài chính công ty hay dữ liệu khách hàng) là một vấn đề rất nghiêm trọng. Một giải pháp quản lý thiết bị hiệu quả sẽ cho phép bạn có thể đưa ra các chính sách và tự động khóa các thiết bị không được thẩm định để bảo đảm các thông tin quan trọng không bị lọt ra ngoài bức tường công ty.

6. Đi tiên phong trong việc quản lý bản vá

Một vấn đề quan trọng nữa là phải liên tục phát hiện và phân tích những rủi ro tiềm ẩn đối với tài sản CNTT của bạn, chẳng hạn như việc thiếu các bản vá bảo mật. Việc bảo đảm hệ thống của bạn được vá đúng cách và cập nhật kịp thời dường như có thể là một nhiệm vụ khó khăn dễ gây nản chí cũng như tiêu tốn nhiều thời gian; mặc dù vậy cần phải biết rằng, 90% các tấn công xuất phát từ các lỗ hỏng bảo mật đã được thông báo, những sơ suất và chậm chễ trong quá trình vá có thể dẫn đến những hậu quả khôn lường cho doanh nghiệp của bạn. Với lý do đó, cần phải đi tiên phong trong việc thực thi giải pháp quản lý bản vá toàn diện để có thể tự động phát hiện các bản vá đang thiếu và các bản sửa lỗi quan trọng, thậm chí cả các thiết bị được kết nối một cách định kỳ với mạng hoặc vị trí của ai đó không được biết đến. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp của bạn giảm nhẹ được những rắc rối phức tạp có liên quan với quy trình quản lý bản vá mà còn giảm nhẹ được rủi ro và thời gian ngừng hoạt động không kế hoạch.

7. Không để có lỗ hổng

Như trường hợp quản lý bản vá, một điều cơ bản đối với các tổ chức là phải đi tiên phong trong việc làm giảm bớt các lỗ hổng tiềm tàng đối với tài nguyên CNTT, chẳng hạn như những trường hợp sử dụng khác thường, các tấn công lặp, tấn công từ chối dịch vụ và Trojan horses. Những phương pháp quản lý khả năng tấn công tồi có thể gây hại nghiêm trọng đối với sản xuất. Để tránh tình trạng này, cần phải tìm một giải pháp nào đó có thể tự động và liên tục quét các tài nguyên mạng để tìm ra, đánh giá và tự động điều đình lại các cấu hình không an toàn hay có lỗ hổng. Giải pháp này sẽ cho phép bạn nhanh chóng phát hiện ra sự ảnh hưởng của các lỗ hổng trong doanh nghiệp và vá ngay tức thì các vấn đề, làm cho tổ chức được an toàn hơn với chi phí thấp hơn nhiều.

8. Giải quyết các vấn đề từ xa

Năng suất và tiền bạc sẽ mất đi khi ai đó trong nhóm nhân viên CNTT cần phải dừng máy tính của một người dùng nào đó để giải quyết các vấn đề đang mắc phải.Việc thực thi một giải pháp phần mềm máy trạm từ xa cho phép các kỹ thuật viên có thể giải quyết các vấn đề từ xa và phân phối trực tiếp các bản sửa. Cách thức thực hiện này sẽ làm giảm những phí tổn dịch vụ, thời gian chết máy của người dùng và sự đòi hỏi nhân viên CNTT. Sự giải quyết càng nhanh có nghĩa dịch vụ càng tốt, chi phí càng thấp và khách hàng càng hài lòng.

9. Triển khai phần mềm hợp lý

Các nhu cầu doanh nghiệp mở ra và công nghệ thay đổi liên tục làm cho trở nên khó khăn và đắt đỏ trong việc cập nhật phần mềm và hệ thống cũng như được cấu hình đúng cách. Các tổ chức có thể giảm chi phí, rủi ro và nhân công liên quan với những thay đổi về cấu hình bằng cách thực thi một giải pháp phần mềm có thể tự động phân phối ứng dụng cài đặt và các gói nâng cấp cho hệ điều hành trong toàn mạng.

10. Thực thi giải pháp ITAM có thể nâng cấp

Việc tìm được giải pháp thích hợp cho nhu cầu ITAM đối với tổ chức bạn có thể khá phức tạp và tốn kém, thêm vào đó nữa là cũng không tính thực tế đối với việc thực thi tất cả các biện pháp tốt nhất ở trên một cách đồng thời. Tuy nhiên để tránh phải trả một số lượng lớn chi phí hàng tháng, các tổ chức cần phải tìm ra một giải pháp ITAM thích hợp để có thể mang lại một khung nhìn tập trung đối với các hoạt động CNTT và có thể phát triển, nâng cấp với những nhu cầu của doanh nghiệp, thay vì việc kết hợp các sản phẩm rời rạc sẽ tạo ra những khoảng cách về mặt kiến thức và thiếu khả năng cung cấp các thông tin chính xác. Một giải pháp tích hợp sẽ cho phép bạn nhặt và chọn để có được sự kết hợp giữa các giải pháp cần thiết và add các sản phẩm theo kịp với các nhu cầu liên tục thay đổi đối với doanh nghiệp.