So sánh các gói Notion - Free, Plus, Business và Enterprise: Nên chọn gói nào?

Notion là nền tảng workspace đa năng, được sử dụng cho nhiều nhu cầu từ ghi chú, quản lý công việc cá nhân đến cộng tác và điều hành dự án doanh nghiệp. Tuy nhiên, với nhiều gói dịch vụ cùng những thay đổi gần đây về Notion AI, việc xác định gói nào phù hợp với nhu cầu và ngân sách không phải lúc nào cũng đơn giản.

Notion hiện cung cấp 4 gói chính gồm Free, Plus, Business và Enterprise, với sự khác biệt đáng kể về dung lượng tệp, lịch sử page, khả năng cộng tác, bảo mật và đặc biệt là các tính năng AI. Bài viết dưới đây sẽ phân tích các gói Notion, những tính năng nổi bật của từng gói và các chi phí cần lưu ý, giúp bạn dễ dàng lựa chọn phương án phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Notion là gì?

Mọi người có thể hình dung Notion giống như một bộ LEGO kỹ thuật số, cho phép người dùng tự xây dựng hệ thống năng suất của riêng mình.

Notion không đơn thuần là một ứng dụng ghi chú hay quản lý dự án. Đây là một “canvas” trống mà bạn có thể tùy chỉnh để phù hợp chính xác với quy trình làm việc của mình. Các thành phần chính của Notion khá đơn giản nhưng lại có sức mạnh đáng ngạc nhiên:

• Pages: Đây là những không gian nơi công việc của bạn được lưu trữ. Một page có thể là một tài liệu đơn giản, một dashboard phức tạp với biểu đồ và bảng dữ liệu hoặc bất kỳ dạng nội dung nào ở giữa.
• Blocks: Mọi thành phần bạn thêm vào một page đều được gọi là một “block”. Đó có thể là một đoạn văn, hình ảnh, ô checkbox trong danh sách việc cần làm hoặc thậm chí một video YouTube được nhúng. Bạn xây dựng các page bằng cách kết hợp và sắp xếp những block này theo nhu cầu.
• Databases: Đây là nơi sức mạnh thực sự của Notion được thể hiện. Database về cơ bản là những “bảng tính siêu cấp”, có thể được hiển thị theo nhiều cách khác nhau: bảng truyền thống, bảng Kanban, danh sách, lịch hoặc gallery. Chúng đặc biệt phù hợp để tổ chức mọi thứ, từ lịch nội dung đến hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
• Teamspaces: Đối với doanh nghiệp, Teamspaces là những không gian riêng dành cho các phòng ban hoặc nhóm dự án, nơi họ có thể sắp xếp công việc gọn gàng nhưng vẫn kết nối với không gian làm việc chung của toàn công ty.

Phong cách xây dựng dựa trên các thành phần này giúp Notion trở nên cực kỳ linh hoạt. Đây cũng là lý do bạn có thể bắt gặp Notion được sử dụng cho rất nhiều mục đích, từ theo dõi thói quen cá nhân đến vận hành toàn bộ kho kiến thức nội bộ của một công ty.

So sánh chi tiết các gói Notion

Notion Free

Gói Free rất phù hợp với người dùng cá nhân, sinh viên hoặc bất kỳ ai chỉ muốn sắp xếp lại công việc và cuộc sống cá nhân.

Nếu cần một nơi để ghi chú, theo dõi mục tiêu hoặc tự mình lập kế hoạch cho một dự án, gói này cung cấp gần như mọi thứ cần thiết. Người dùng được sử dụng page và block không giới hạn cho mục đích cá nhân, đây là một ưu đãi khá hào phóng.

Gói Free cũng cung cấp quyền truy cập vào các tính năng phân tích page cơ bản và cho phép khôi phục page về phiên bản trong vòng 7 ngày gần nhất.

Vấn đề bắt đầu xuất hiện khi bạn muốn làm việc theo nhóm hoặc sử dụng các tệp dung lượng lớn. Giới hạn 5 MB cho mỗi tệp tải lên có thể gây khó chịu, đặc biệt nếu muốn tải lên các bản thiết kế có độ phân giải cao.

Ngoài ra, nếu mời thêm dù chỉ một người khác vào workspace, bạn sẽ gặp “limited block trial”, một dấu hiệu khá rõ ràng từ Notion rằng đã đến lúc nâng cấp gói.

Notion Plus

Gói Plus ($10/người/tháng, thanh toán hằng năm) được thiết kế cho các nhóm nhỏ và doanh nghiệp cần một không gian làm việc chung. Gói này loại bỏ những hạn chế lớn nhất của Free bằng cách cung cấp khả năng tải tệp không giới hạn, lịch sử page trong 30 ngày và, theo bảng giá mới nhất, không giới hạn số lượng guest mà bạn có thể mời tham gia vào các page cụ thể.

Đây là lựa chọn phù hợp cho các nhóm cần chia sẻ tài liệu và cùng nhau quản lý dự án nhưng chưa cần những công cụ bảo mật hoặc quản trị nâng cao.

Tuy nhiên, có một điều quan trọng cần lưu ý: gói Plus chỉ cung cấp bản dùng thử giới hạn của Notion AI.

Nếu muốn có quyền truy cập đầy đủ, không giới hạn vào các tính năng AI của Notion để tóm tắt ghi chú hoặc tự động điền database, bạn phải nâng cấp lên gói Business.

Đây là một thay đổi đáng kể so với trước đây, khi người dùng có thể bổ sung AI vào bất kỳ gói nào chỉ với một khoản phí nhỏ.

Notion Business

Business ($20/người/tháng, thanh toán hằng năm) là gói mà Notion hướng đến các doanh nghiệp đang phát triển. Đây là lựa chọn dành cho những đội ngũ có nhiều phòng ban, cần khả năng bảo mật tốt hơn và quan trọng nhất là muốn tận dụng toàn diện Notion AI.

Những nâng cấp ở gói này khá đáng kể. Bạn được sử dụng đầy đủ Notion AI, bao gồm:

• Notion Agent có khả năng thực hiện các tác vụ nhiều bước thay bạn.
• AI Meeting Notes để hỗ trợ ghi chú cuộc họp bằng AI.
• Enterprise Search trên các ứng dụng được kết nối.
• Teamspaces riêng tư để bảo vệ những thông tin nhạy cảm như tài liệu nhân sự hoặc tài chính.
• Quyền truy cập database chi tiết.
• SAML SSO giúp tăng cường bảo mật khi đăng nhập.
• Lịch sử page được kéo dài lên 90 ngày, hỗ trợ quản lý và khôi phục phiên bản hiệu quả hơn.

Tất nhiên, tất cả những tính năng này đi kèm với mức giá tăng đáng kể so với Plus. Với chi phí cao gấp đôi, Notion đang cho thấy khá rõ rằng AI là một tính năng cao cấp, được đóng gói cùng các công cụ dành cho doanh nghiệp.

Notion Enterprise

Gói Enterprise (tùy chỉnh, cần liên hệ đội ngũ kinh doanh của Notion) dành cho các tổ chức lớn có yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật, tuân thủ và quản trị. Đây là cấp độ mở khóa gần như toàn bộ khả năng của Notion, bao gồm các công cụ kiểm soát nâng cao cần thiết để quản lý workspace với hàng trăm hoặc hàng nghìn người dùng.

Điểm khác biệt của gói này nằm ở những tính năng như:

• Không lưu giữ dữ liệu với các nhà cung cấp LLM của Notion.
• User provisioning (SCIM) để tự động quản lý quyền truy cập của người dùng.
• Audit log để theo dõi ai đã thực hiện thao tác gì và vào thời điểm nào.
• Lịch sử page không giới hạn.
• Phân tích workspace chi tiết.
• Customer Success Manager riêng để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình triển khai và sử dụng.

Đây là lựa chọn toàn diện dành cho các công ty cần quyền kiểm soát tối đa và dịch vụ hỗ trợ chuyên sâu.

Nên lựa chọn gói Notion nào?

Với tất cả những thông tin trên, làm thế nào để xác định gói Notion phù hợp? Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu thực tế của bạn.

Tiếp tục sử dụng gói Free nếu làm việc một mình, chủ yếu quản lý ghi chú và công việc cá nhân, đồng thời giới hạn tải tệp 5 MB không gây ảnh hưởng đáng kể. Đây là một công cụ rất hữu ích để sắp xếp công việc và cuộc sống.

Nâng cấp lên Plus nếu thuộc một nhóm nhỏ cần không gian chung để quản lý tài liệu, tải tệp không giới hạn và sử dụng lịch sử page dài hơn. Đây có thể là lựa chọn phù hợp cho các nhóm chỉ cần một trung tâm cộng tác và không quá quan tâm đến AI hay các tính năng bảo mật cấp cao.

Chọn Business nếu doanh nghiệp phụ thuộc vào AI để tóm tắt tài liệu và tạo nội dung, cần xây dựng không gian riêng cho từng phòng ban và yêu cầu các tính năng bảo mật như SAML SSO.