Tìm hiểu về hàm IMAGE trong Microsoft Excel

Excel có hàng trăm hàm, và hầu hết chúng ta chỉ sử dụng những hàm quen thuộc như SUM, AVERAGE hoặc IF. Nhiều người tình cờ phát hiện ra hàm IMAGE, một hàm đã có từ năm 2022 nhưng ít được nhắc đến.

Hàm IMAGE cho phép bạn nhúng hình ảnh trực tiếp vào ô bằng URL. Điều đó nghe có vẻ đơn giản, nhưng các ứng dụng sáng tạo của bảng tính Excel còn vượt xa việc chỉ hiển thị ảnh. Bạn có thể xây dựng danh mục sản phẩm, tạo thư mục trực quan và thậm chí tạo mã QR động - tất cả đều trong bảng tính của mình. Nếu bạn làm việc với dữ liệu có thể hưởng lợi từ ngữ cảnh trực quan, hàm này rất đáng để thêm vào bộ công cụ của bạn. Bài viết cũng đã bao gồm một số cách thực tế để sử dụng nó.

Trong nhiều năm, hình ảnh trong Excel là một mớ hỗn độn không thể kiểm soát

Hàm IMAGE xử lý hình ảnh như dữ liệu được liên kết với ô

Hàm IMAGE hoạt động giống như bất kỳ công thức Excel nào khác - bạn nhập nó vào một ô và nó trả về kết quả. Điểm khác biệt là thay vì trả về một số hoặc văn bản, nó sẽ lấy một hình ảnh từ URL và hiển thị trực tiếp bên trong ô.

Cú pháp như sau:

=IMAGE(source, [alt_text], [sizing], [height], [width])

Các tham số được phân tích như sau:

• source: URL trỏ đến file hình ảnh của bạn, và đây là tham số bắt buộc duy nhất.
• alt_text: Mô tả hình ảnh cho mục đích hỗ trợ người khuyết tật. Tham số này là tùy chọn nhưng hữu ích nếu bạn chia sẻ bảng tính với người khác.
• sizing: Điều khiển cách hình ảnh phù hợp với ô. Bạn có 4 tùy chọn - 0 điều chỉnh kích thước hình ảnh sao cho vừa với tỷ lệ khung hình, 1 lấp đầy toàn bộ ô, 2 sử dụng kích thước hình ảnh gốc và 3 cho phép bạn đặt kích thước tùy chỉnh.
• height và width: Chỉ áp dụng khi bạn đặt sizing là 3. Bạn chỉ định kích thước bằng pixel.

Một ví dụ cơ bản trông như thế này:

=IMAGE("https://example.com/photo.png")

Excel sẽ lấy hình ảnh từ URL đó và nhúng trực tiếp vào ô của bạn. Hình ảnh sẽ di chuyển khi bạn sắp xếp hoặc lọc dữ liệu, đó chính là mục đích.

Bạn có thể xây dựng một danh mục sản phẩm mạnh mẽ

Việc liên kết hàng tồn kho với hình ảnh được lưu trữ trên web giúp tiết kiệm công sức thủ công

Nếu đã từng thử xây dựng danh mục sản phẩm trong Excel, bạn sẽ biết sự khó khăn - hình ảnh trôi nổi trên các ô, chúng không di chuyển khi bạn sắp xếp và việc thay đổi kích thước một hình ảnh sẽ làm xáo trộn toàn bộ bố cục. Với IMAGE, hình ảnh nằm bên trong ô, vì vậy nó hoạt động giống như bất kỳ dữ liệu nào khác.

Giả sử bạn đang theo dõi hàng tồn kho cho một cửa hàng trực tuyến nhỏ. Bạn sẽ thiết lập bảng tính của mình với các cột cho tên sản phẩm, hình ảnh, giá cả và số lượng hàng tồn kho. Cột hình ảnh chứa công thức IMAGE trỏ đến URL ảnh của mỗi sản phẩm.

Cấu trúc sẽ trông như thế này:

Giờ đây, khi bạn sắp xếp theo giá hoặc lọc theo số lượng hàng tồn kho, hình ảnh sẽ hiển thị theo hàng tương ứng. Nếu bạn cập nhật URL hình ảnh của sản phẩm, hình ảnh mới sẽ tự động upload lên, bạn không cần phải xóa và chèn lại bất cứ thứ gì.

Danh bạ nhân viên động trông đẹp mắt hơn nhiều

Sử dụng API miễn phí để tự động tạo ảnh đại diện từ tên

Khái niệm tương tự cũng áp dụng cho danh bạ nhân viên, nhưng có một chút khác biệt. Thay vì upload ảnh đại diện thủ công, bạn có thể sử dụng các dịch vụ tự động tạo ảnh đại diện dựa trên mẫu URL. Điều này có nghĩa là nhân viên mới sẽ có ảnh đại diện ngay khi bạn thêm tên của họ, mà không cần chờ bộ phận nhân sự upload ảnh chân dung lên.

Một lựa chọn là UI Avatars, một dịch vụ miễn phí tạo ảnh đại diện dựa trên chữ cái từ bất kỳ tên nào. Cấu trúc URL có thể dự đoán được, vì vậy bạn có thể xây dựng nó một cách động bằng cách sử dụng hàm CONCAT của Excel kết hợp với dữ liệu nhân viên.

Ví dụ, nếu ô A2 chứa "John Smith," công thức của bạn sẽ trông như thế này:

=IMAGE("https://ui-avatars.com/api/?name=" & SUBSTITUTE(A2," ","+") & "&background=random&size=128")

Hàm SUBSTITUTE thay thế khoảng trắng bằng dấu cộng, điều mà URL yêu cầu. Kết quả là một hình tròn màu có chứa chữ cái đầu tên của nhân viên - được tạo tự động cho mỗi hàng trong danh bạ của bạn.

Khi có ảnh chân dung thực tế, bạn có thể thay thế URL ảnh đại diện được tạo tự động bằng ảnh thật được lưu trữ trên SharePoint hoặc OneDrive. Cấu trúc công thức vẫn giữ nguyên vì chỉ có URL thay đổi. Cách tiếp cận này giúp thư mục của bạn luôn nhất quán về mặt hình ảnh ngay từ đầu, trông đẹp hơn nhiều so với các ô trống hoặc biểu tượng giữ chỗ chung chung.

Sử dụng API bên ngoài để hiển thị mã QR trực tiếp bên trong các ô

API QRServer giúp việc này trở nên đơn giản

Mã QR chỉ là hình ảnh, vì vậy bất kỳ API nào tạo ra chúng đều có thể được sử dụng với hàm IMAGE. Bạn xây dựng một URL với dữ liệu của mình và API sẽ trả về mã QR ngay lập tức. Khi bạn thay đổi dữ liệu nguồn, mã QR sẽ tự động cập nhật và không cần phải tạo và chèn hình ảnh mới theo cách thủ công.

Một lựa chọn đáng tin cậy là QRServer, một API miễn phí không yêu cầu xác thực. Cấu trúc URL rất đơn giản vì bạn truyền dữ liệu của mình dưới dạng tham số và nó trả về hình ảnh PNG. Công thức cơ bản như sau:

=IMAGE("https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=150x150&data=" & A2)

Trong ví dụ này, A2 chứa bất cứ thứ gì bạn muốn mã hóa. Đó có thể là URL trang web, ID sản phẩm hoặc bất kỳ chuỗi văn bản nào. Tham số kích thước kiểm soát kích thước hình ảnh theo pixel. Điều này mở ra các ứng dụng thực tế. Người quản lý kho có thể tạo mã quét cho từng mặt hàng. Người tổ chức sự kiện có thể tạo mã QR liên kết đến các trang đăng ký. Nếu đang xây dựng danh sách liên hệ, bạn có thể mã hóa dữ liệu vCard để việc quét mã sẽ thêm trực tiếp ai đó vào danh bạ điện thoại.

Công thức này cũng hoạt động với CONCAT cho dữ liệu phức tạp hơn. Giả sử bạn muốn một mã QR liên kết đến trang sản phẩm:

=IMAGE("https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=150x150&data=https://yourstore.com/product/" & B2)

Ở đây, B2 chứa ID sản phẩm, và công thức sẽ tự động xây dựng URL đầy đủ.

Vì hình ảnh được lấy từ máy chủ bên ngoài, bạn cần có kết nối Internet hoạt động. Nếu bạn ngoại tuyến, mã QR sẽ không hiển thị cho đến khi bạn kết nối lại.

Hàm IMAGE kết hợp tốt với các tính năng khác

Kết hợp nó với logic điều kiện để tạo ra bảng tính thông minh hơn

Khi bạn đã quen thuộc với những điều cơ bản, hãy thử lồng IMAGE vào trong câu lệnh IF. Bạn có thể hiển thị các biểu tượng khác nhau dựa trên giá trị ô. Ví dụ, dấu tích màu xanh lá cây cho các tác vụ đã hoàn thành, dấu X màu đỏ cho những tác vụ đang chờ xử lý. XLOOKUP và INDEX/MATCH cũng hoạt động tốt ở đây, cho phép bạn lấy URL hình ảnh từ một bảng tham chiếu riêng biệt dựa trên các tiêu chí phù hợp.

Vì hình ảnh được coi là dữ liệu, bạn có thể áp dụng cùng một phương pháp tra cứu, logic và sắp xếp cho hình ảnh như đối với văn bản hoặc số. Hãy bắt đầu với một trường hợp sử dụng và phát triển từ đó.