Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 4): Làm quen với thao tác soạn thảo văn bản

Nếu bạn là người mới sử dụng Microsoft Word, chắc hẳn bạn sẽ phải tìm hiểu thêm những kiến thức cơ bản về cách nhập, chỉnh sửa và sắp xếp văn bản. Các thao tác cơ bản bao gồm việc thêm, xóa và di chuyển văn bản trên tài liệu của bạn, cũng như việc làm thế nào để cắt, sao chép và dán văn bản. Hãy cùng Quản Trị Mạng làm quen với các thao tác soạn thảo văn bản trong bài viết này nhé!

Bạn có thể tham khảo thêm các thao tác cơ bản khi làm việc với văn bản trên Word trong video dưới đây:

Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 1, 2 và 3) tại đây:

• Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 1): Các tác vụ cơ bản trong Word
• Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 2): Cách tạo mới và mở tài liệu có sẵn
• Hướng dẫn toàn tập Word 2013 (Phần 3): Cách lưu trữ và chia sẻ tài liệu

Sử dụng điểm chèn (insertion point) để thêm văn bản

Điểm chèn (insertion point) là đường thẳng đứng nhấp nháy trong văn bản tài liệu. Nó hiển thị vị trí bạn có thể nhập văn bản trên trang tài liệu. Bạn có thể sử dụng điểm chèn theo nhiều cách khác nhau.

• Blank document (Tài liệu trống): Khi mở một tài liệu trống, điểm chèn bao giờ cũng sẽ xuất hiện ở góc trên cùng bên trái của trang. Nếu muốn, bạn có thể nhập văn bản từ vị trí này.

• Khoảng cách giữa các từ: Nhấn phím Spacebar để thêm khoảng cách sau các từ hoặc giữa các đoạn văn bản.

• Xuống dòng tiếp theo: Nhấn Enter để di chuyển điểm chèn xuống dòng tiếp theo.

• Chỉnh sửa vị trí cụ thể: Sau khi nhập xong, bạn có thể sử dụng chuột để di chuyển điểm chèn vào một vị trí cụ thể trong tài liệu. Đơn giản chỉ cần click vào vị trí mà bạn muốn đặt điểm chèn trong văn bản để chỉnh sửa.

Trong một tài liệu trống, bạn có thể kích đúp chuột để di chuyển điểm chèn vào vị trí khác trên trang.

I. Lựa chọn văn bản

Trước khi định dạng văn bản, đầu tiên bạn sẽ phải lựa chọn văn bản đó. Để làm được điều này, bạn cần:

1. Di chuyển điểm chèn chuột đến vị trí mà bạn muốn chọn trong văn bản.

2. Click chuột và kéo chuột đến đoạn văn bản bạn muốn chọn, sau đó thả chuột ra. Đoạn văn bản được chọn sẽ được bôi đen.

• Khi lựa chọn văn bản hoặc hình ảnh trong Word, một thanh Toolbar chứa các phím tắt lệnh sẽ xuất hiện. Nếu thanh Toolbar không xuất hiện, hãy thử di chuột qua mục đã chọn.

• Các phím tắt khác bao gồm kích đúp chuột để lựa chọn 1 từ hoặc kích chuột 3 lần để lựa chọn toàn bộ câu hoặc đoạn văn bản. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn tất cả văn bản trong tài liệu bằng cách nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + A trên bàn phím.

II. Xóa văn bản

Dưới đây là một số cách để xóa văn bản:

• Để xóa văn bản bên trái điểm chèn, nhấn phím Backspace trên bàn phím.
• Để xóa văn bản bên phải điểm chèn, nhấn phím Delete trên bàn phím.
• Lựa chọn văn bản bạn muốn xóa, sau đó nhấn chọn phím Delete.

Nếu bạn chọn văn bản cần xóa và bắt đầu nhập, văn bản đã chọn sẽ tự động bị xóa và thay thế bằng văn bản mới.

III. Sao chép và di chuyển văn bản

Word 2013 cho phép người dùng sao chép văn bản trong tài liệu và dán vào một vị trí khác để giúp tiết kiệm thời gian. Nếu muốn di chuyển văn bản sang các vị trí khác trong tài liệu, bạn có thể cắt và dán hoặc kéo và thả.

Sao chép và dán văn bản

Sao chép văn bản tạo ra một bản sao của văn bản.

1. Lựa chọn văn bản mà bạn muốn sao chép.

2. Click chọn lệnh Copy trên tab Home. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào văn bản đã chọn và chọn Copy (Sao chép) hoặc thực hiện thao tác nhanh là nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.

3. Di chuyển điểm chèn vào vị trí bạn muốn dán văn bản đó.

4. Click chọn lệnh Paste (Dán) trên tab Home. Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.

5. Văn bản sẽ xuất hiện tại vị trí mà bạn dán.

Cắt và dán văn bản

1. Lựa chọn văn bản mà bạn muốn cắt.

2. Click chọn lệnh Cut trên tab Home. Hoặc nhấn chuột phải vào đoạn văn bản đã chọn và chọn Cut, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.

3. Di chuyển điểm chèn vào vị trí mà bạn muốn dán văn bản đã cắt.

4. Click chọn lệnh Paste trên tab Home. Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. Văn bản đó sẽ xuất hiện.

• Bạn có thể truy cập các lệnh cắt, sao chép và dán bằng cách sử dụng phím tắt. Nhấn Ctrl + X để cắt, Ctrl + C để sao chép và Ctrl + V để dán.
• Ngoài ra, bạn cũng có thể cắt, sao chép và dán bằng cách nhấp chuột phải vào tài liệu và chọn hành động mong muốn từ trình đơn thả xuống. Khi sử dụng phương pháp này để dán, bạn có thể chọn từ ba tùy chọn xác định cách văn bản sẽ được định dạng: Keep Source Formatting (Giữ định dạng nguồn), Merge Formatting (Pha trộn định dạng) và Keep Text Only (Chỉ giữ văn bản). Bạn có thể di chuột qua mỗi biểu tượng để xem nó trông như thế nào trước khi chọn nó.

Kéo và thả văn bản

Kéo và thả văn bản cho phép bạn sử dụng chuột để di chuyển văn bản.

1. Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn di chuyển.

2. Click chuột và kéo văn bản sang vị trí mà bạn muốn dán vào. Một biểu tượng hình chữ nhật nhỏ sẽ xuất hiện ở dưới mũi tên để người dùng có thể biết được rằng văn bản đang được di chuyển.

3. Thả chuột ra và văn bản sẽ xuất hiện ở vị trí bạn dán.

Sử dụng Find và Place

Khi làm việc với một tài liệu dài, sẽ rất khó và chắc chắn tốn rất nhiều thời gian để tìm một từ hoặc cụm từ cụ thể nào đó. Word có thể tự động tìm kiếm trên tài liệu của bạn bằng cách sử dụng tính năng Find và cho phép bạn có thể nhanh chóng thay đổi từ hoặc cụm từ bằng cách sử dụng tính năng Replace.

I. Tìm văn bản

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi viết một báo cáo hàn lâm và sử dụng lệnh Find để tìm tất cả các đối tượng của một từ cụ thể.

1. Từ tab Home, click chọn lệnh Find.

2. Lúc này trên màn hình xuất hiện một bảng điều hướng ở phía bên trái màn hình.

3. Nhập văn bản (từ hoặc cụm từ) mà bạn muốn tìm vào khung ở góc trên cùng bảng điều hướng. Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể nhìn thấy từ khóa là họ của tác giả mà chúng tôi tìm kiếm ở tài liệu:

4. Nếu văn bản (từ hoặc cụm từ) mà bạn tìm được tìm thấy trong tài liệu, nó sẽ được đánh dấu màu vàng và một bản xem trước các kết quả sẽ hiển thị trên bảng điều hướng.

5. Nếu văn bản xuất hiện nhiều lần, hãy chọn một tùy chọn xem lại (review option) để xem xét từng trường hợp. Khi một thể hiện của văn bản được chọn, nó sẽ tô màu xám:

• Mũi tên: Sử dụng các mũi tên để di chuyển qua các kết quả.
• Xem trước kết quả: Chọn bản xem trước kết quả để chuyển trực tiếp đến vị trí của một kết quả cụ thể trong tài liệu.

Ngoài ra, bạn có thể click chuột vào từng kết quả tìm kiếm trong các kết quả dưới mũi tên để nhảy đến từ hoặc văn bản đó.

6. Sau khi kết thúc, click chọn biểu tượng X để đóng bảng điều hướng. Văn bản được đánh dấu sẽ biến mất.

• Có thể truy cập lệnh Find bằng cách nhấn tổ hợp Ctrl + F trên bàn phím.
• Để hiển thị thêm nhiều tùy chọn tìm kiếm khác, click chọn mũi tên thả xuống nằm kế bên khung tìm kiếm.

II. Thay thế từ hoặc cụm từ

Đôi khi trong một số trường hợp, bạn nhận thấy rằng mình đã mắc nhiều lỗi lặp đi lặp lại trong suốt văn bản - chẳng hạn như lỗi chính tả tên riêng phải viết hoa hoặc bạn cần phải thay đổi một từ hoặc cụm từ nào đó bằng một từ hoặc cụm từ khác. Khi đó bạn có thể sử dụng tính năng Find and Replace trong Word để thao tác nhanh chóng.

Trong ví dụ dưới đây chúng tôi sử dụng Find and Replace để thay đổi tên một tạp chí, vì vậy nó được viết tắt.

1. Từ tab Home, click chọn lệnh Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.

2. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Find and Replace.

3. Nhập từ hoặc cụm từ mà bạn muốn tìm vào khung Find what:.

4. Nhập từ hoặc cụm từ mà bạn muốn thay thế vào khung Replace with:.Sau đó, click chọn Find Next.

5. Word sẽ tìm từ hoặc cụm từ mà bạn nhập vào khung Find what: và đánh dấu từ hoặc cụm từ đó bằng màu xám trên tài liệu.

6. Xem lại từ hoặc cụm từ mà bạn muốn thay thế. Trong ví dụ dưới, cụm từ mà chúng tôi tìm kiếm là một phần trong tiêu đề của bài báo và do đó chúng tôi không cần thay thế. Click chọn Find Next một lần nữa để chuyển sang các đối tượng khác.

7. Nếu muốn thay đổi từ hoặc cụm từ, bạn có thể click chọn Replace để thay đổi từng từ hoặc cụm từ một. Hoặc cách khác bạn có thể click chọn Replace All để thay thế tất cả các đối tượng của từ hoặc cụm từ trong toàn bộ văn bản.

8. Các từ hoặc cụm từ đó sẽ được thay thế.

9. Sau khi hoàn tất, click X để đóng hộp thoại.

• Để hiển thị thêm nhiều tùy chọn tìm kiếm khác, click chọn More trong hộp thoại Find and Replace. Tại đây, bạn có thể thiết lập thêm các tùy chọn tìm kiếm khác chẳng hạn như Match Case hoặc Ignore Punctuation.

Xem thêm: Word 2013: Hướng dẫn sử dụng tài khoản Microsoft và OneDrive

Chúc các bạn vui vẻ!