Cách dùng hàm TEXTSPLIT trong Microsoft Excel

Bạn muốn tách văn bản trong Excel? Với hàm TEXTSPLIT, bạn có thể tách văn bản thành nhiều cột dễ dàng.

Microsoft Excel  là một công cụ mạnh mẽ để tinh chỉnh và phân tích dữ liệu, từ đơn giản tới phức tạp. Thế nhưng đôi khi, bạn có thể gặp phải những tình huống dữ liệu không đúng.

Nguyên nhân có thể do quá trình nhập CSV dài gặp trục trặc hoặc bạn cần tách riêng các tên để sắp xếp lại chúng. Thật may, Excel cung cấp sẵn một cách hiệu quả để hoàn thành những nhiệm vụ như thế, nhờ hàm TEXTSPLIT.

Hàm TEXTSPLIT trong Microsoft Excel là gì?

Hàm TEXTSPLIT cho phép bạn tách riêng text thành các ô khác nhau dựa trên các dấu phân tích cụ thể. Bạn có thể tách văn bản trên hàng, cột hoặc cả hai hàng và cột, đồng thời đặt các tiêu chí phân chia.

Một số chức năng có thể đạt được bằng Convert Text to Columns Wizard của Excel, nhưng TEXTSPLIT cung cấp những tính năng này và nhiều inline hơn dưới dạng một hàm, có thể khiến việc tạo mảng phức tạp hiệu quả hơn, hoặc dành cho người dùng chuyên nghiệp đã quen dùng Hàm Excel.

Cú pháp hàm TEXTSPLIT trong Excel

=TEXTSPLIT(text,col_delimiter,[row_delimiter],[ignore_empty], [match_mode], [pad_with])

Hàm này bao gồm 6 đối số và tham số. Đối số text xác định dữ liệu định phân tách. Đây có thể là một tham chiếu tới ô hoặc nhóm ô cụ thể, hoặc tới text cụ thể bạn xác định trong đối số đó.

Col_delimiter xác định ký tự hoặc văn bản cụ thể sẽ đóng vai trò là dấu phân tách—khi hàm gặp ký tự này, nó sẽ tách văn bản tại điểm đó thành một cột mới. Tham số row_delimiter hoạt động tương tự, ngoại trừ việc nếu một ký tự được xác định ở đây, thay vào đó, nó sẽ được sử dụng để chia văn bản thành các hàng mới.

Dấu phân cách có thể là một ký tự phổ biến như dấu chấm, phẩy hoặc giãn cách hay một biểu tượng, chữ cái, con số, thậm chí một chuỗi văn bản đa ký tự hoặc một nhóm từ. Ít nhất một trong số các đối số phân cách phải được chỉ định cho hàm để nó hoạt động bình thường.

Lưu ý rằng nhiều dấu phân tách hàng hoặc cột riêng biệt có thể được mô tả trong hàm này. Trong trường hợp như thế, tập hợp dấu phân cách cần được nhóm bên trong một tập hợp các dấu ngoặc nhọn (các phím { }), chẳng hạn như trong ví dụ bên dưới:

=TEXTSPLIT("Sample text",{"e","t"})

Dù không nên thử hay cần nó, nhưng trong trường hợp một giá trị nằm ở cả col_delimiter và row_delimiter giống nhau, thì col_delimiter sẽ được ưu tiên.

Đối số ignore_empty chỉ định xem có nên bỏ qua các dấu phân cách sẽ tạo ô trống hay không. Chẳng hạn, nếu có ba dấu phẩy cạnh nhau trong dữ liệu cho tham số "văn bản", thì TEXTSPLIT sẽ tạo hai ô trống theo mặc định. Đặt ign_empty thành FALSE sẽ duy trì hành vi này hoặc bạn có thể đặt nó thành TRUE để yêu cầu hàm bỏ qua bất kỳ dấu phân cách tạo ra các ô trống.

Tham số match_mode làm rõ liệu kết hợp dấu tách của hàm có phân biệt chữ hoa chữ thường hay không. Điều này có liên quan nếu bạn cần sử dụng các chữ cái cho dấu phân cách. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Excel tách các ô trên mỗi chữ cái viết hoa "T", nhưng bỏ qua mọi chữ cái viết thường "t". Việc đặt đối số này thành "0" sẽ duy trì hành vi mặc định là làm cho tất cả các dấu phân cách phân biệt chữ hoa chữ thường. Thay đổi nó thành "1" làm cho dấu phân cách không phân biệt chữ hoa chữ thường.

Đối số pad_with xác định text thay thế với dữ liệu cần điền vào ô trống, đặc biệt là ở những mảng có thể có thêm khoảng trống sau khi đã tính đến tất cả các dấu phân cách có liên quan. Theo mặc định, nó trả về lỗi "#N/A", vì vậy, có thể thay đổi lỗi này thành lỗi khác nếu bạn cho rằng vấn đề sẽ phát sinh trong dữ liệu của mình.

Cách dùng hàm TEXTSPLIT trong Excel

Giả sử ở ví dụ này, bạn được cung cấp một danh sách tên theo thứ tự rõ ràng, nhưng bạn cần tổ chức lại chúng để làm cho chúng dễ đọc hơn và dễ sử dụng hơn.

Như bạn thấy, ý định ở đây là tách tên thành các cột Last và First. Chộn ô B4, và trong ô hoặc thanh công thức ô trên, nhập công thức được liệt kê bên dưới. Sau đó, nhấn Enter.

=TEXTSPLIT(A1,",")

Giờ bạn đã nhận được kết quả đúng như mong đợi.

Tên giờ đã được tách thành một cột mới tại nơi có dấu phẩy trước đó. Tuy nhiên, dữ liệu bị tràn ra trên một hàng, trông nó thật bừa bộn. Bạn dễ dàng khắc phục vấn đề này bằng cách thêm dấu phân cách khác để tách dữ liệu thành các hàng khác nhau.

Chọn lại ô B4, trong ô này hoặc thanh công thức ở trên, nhập công thức được liệt kê bên dưới. Sau đó nhấn Enter.

=TEXTSPLIT(A1,",",";")

Trên đây là cách dùng hàm TEXTSPLIT cơ bản cho người mới bắt đầu. Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn.