Đừng mời bot tham gia các cuộc họp trực tuyến của bạn!

Với sự phổ biến của trợ lý AI, chắc hẳn bạn đã thấy chúng xuất hiện trong nhiều cuộc họp trực tuyến gần đây. Và mặc dù trợ lý ghi chú AI có thể hữu ích, chúng cũng đi kèm với một loạt các vấn đề khác mà bạn nên cân nhắc kỹ trước khi mời chúng tham gia tất cả mọi cuộc gọi của mình.

Việc cử một con bot thay thế bạn là thiếu lịch sự

Nếu bạn không thể làm được, tại sao người khác lại phải làm?

Vấn đề lớn nhất với trợ lý ghi chú AI, cũng như nhiều mối lo ngại khác liên quan đến AI, là yếu tố con người. Kể từ khi trợ lý ghi chú AI trở nên phổ biến, mọi người đã tham gia nhiều cuộc gọi mà trợ lý ghi chú AI của ai đó cũng tham gia họp, ngay cả khi người đó không có mặt.

Đây là hành vi cực kỳ thiếu lịch sự. Cuộc họp không đủ quan trọng để bạn dành thời gian tham gia, vậy mà bạn lại cử một con bot AI thay thế mình? Tại sao phải dành thời gian tham gia cuộc gọi trong khi bạn không muốn? Điều đó giống như việc cử một trợ lý tham dự cuộc họp trực tiếp thay bạn mà không thông báo trước cho nhóm rằng bạn không thể có mặt.

Đây là cách nhìn tiêu cực nhất. Thực tế thường nhân ái hơn. Một khi bạn đăng ký sử dụng trợ lý ghi chú, chúng sẽ tự động tham gia tất cả các cuộc họp của bạn (đây là một vấn đề riêng biệt mà chúng ta sẽ thảo luận ngay sau đây). Vì vậy, nếu bạn bị ốm và bỏ lỡ một cuộc họp, bạn có thể sẽ không nghĩ đến việc hủy bỏ sự hiện diện của AI trong cuộc gọi đó.

Công cụ ghi chú AI ghi lại mọi thứ

Mọi bình luận đều được ghi lại

“Công cụ ghi chú” không phải là từ thích hợp cho những bot AI này. Chúng không ghi lại các điểm chính; chúng ghi lại toàn bộ cuộc họp. Chúng cung cấp bản tóm tắt và các mục hành động, nhưng bản ghi đầy đủ có sẵn nếu muốn. Mọi thứ bạn nói đều được lưu giữ như một phần của bản ghi cuộc họp đó, mà người tổ chức cuộc họp (và mọi người được mời) có thể xem.

Mặc dù công cụ cần phải làm điều này để hoạt động đúng cách, nhưng sự hiện diện của nó làm thay đổi động lực của cuộc gọi. Khi mọi người biết họ đang bị ghi âm, họ có nhiều khả năng tự kiểm duyệt để tránh bị hiểu sai ngữ cảnh, nói sai hoặc để lại bản ghi về những lỗi sai của mình. Nếu một nhóm nhỏ ở lại cuộc gọi trong vài phút sau khi mọi người khác rời đi, cuộc thảo luận của họ sẽ trở thành một phần của bản ghi chính thức.

Không giống như người ghi chép thủ công, các bot AI không nắm bắt được những sắc thái tinh tế. Chúng sẽ không phát hiện ra ai đó đang nói đùa, và chúng cũng không thể đọc được những tín hiệu hình ảnh bạn cung cấp trong khi nói. Điều đó có thể dẫn đến việc các ghi chú trở nên kém hữu ích hoặc phản ánh không tốt về bạn. Bạn đang tin tưởng vào chính những công cụ AI mà thường không thể trả lời những câu hỏi đơn giản để giải thích chính xác những gì đã xảy ra trong một cuộc họp.

Những công cụ này lan rộng mà bạn không hề hay biết

Ai cũng có một trợ lý ghi chú AI

Bạn có thể đăng ký trợ lý ghi chú AI cho một cuộc gọi quan trọng, để bạn có thể tập trung mà không cần lo lắng về việc ghi chú. Nhưng bạn sẽ sớm nhận ra mình nhận được nhiều hơn mong đợi. Hầu hết các trợ lý ghi chú lớn đều yêu cầu bạn đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc Microsoft, sau đó cấp cho chúng quyền truy cập vào lịch và danh bạ của bạn. Khi bạn làm vậy, chúng sẽ tham gia tất cả các cuộc họp đã lên lịch của bạn.

Điều này còn đi xa hơn. Một trong những trợ lý ghi chú phổ biến nhất, Otter.ai, lan truyền như một loại virus bằng một phương pháp đáng ngờ. Tất cả những người tham gia cuộc họp với người đang sử dụng Otter đều nhận được một loạt email sau cuộc gọi. Email này có một liên kết chứa bản tóm tắt và ghi chú. Tuy nhiên, để xem bất cứ thứ gì, bạn phải tự đăng ký Otter.

Các công cụ AI tích hợp phù hợp hơn

Giải pháp tốt nhất đã có sẵn

Không nên hoàn toàn phản đối các công cụ ghi chú AI. Nếu là người ghi chú chính trong nhiều cuộc họp trước khi các công cụ này ra đời, bạn sẽ đánh giá cao việc không phải gánh vác gánh nặng tinh thần khi phải ghi chép rõ ràng, ngắn gọn trong khi vẫn phải chú ý và có mặt trong cuộc họp. Đây là loại công việc nhàm chán mà AI hoàn toàn có thể xử lý.

Giải pháp tốt nhất cho việc này là sử dụng chức năng ghi chú được tích hợp sẵn trong công cụ họp mà bạn đang sử dụng. Ví dụ, Google Meet có tính năng ghi chú Gemini được ghi lại trong một tài liệu Google Doc đơn giản. Người chủ trì cuộc họp có thể chọn gửi ghi chú cho tất cả những người được mời, chỉ những người đồng chủ trì hoặc chỉ những người thuộc tổ chức.

Điều này giúp dễ dàng kiểm soát ai có thể truy cập thông tin đã ghi lại và tránh được sự rắc rối của Otter và các công cụ tương tự.

Hãy sử dụng bot AI trong các cuộc họp một cách có trách nhiệm!

Trợ lý ghi chú AI là một công cụ hữu ích để theo dõi những điểm nổi bật, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào các cuộc họp. Nhưng cách bạn sử dụng chúng rất quan trọng. Đừng gửi chúng thay bạn và truyền tải thông điệp rằng cuộc gọi không quan trọng với bạn. Đừng tham gia vào việc lan truyền thông tin chỉ để cho đồng nghiệp của bạn truy cập vào ghi chú. Và hãy đảm bảo mọi người đều biết khi nào họ đang bị AI ghi âm.