Cách xuất Airtable sang Excel và Google Sheets

Airtable cho phép bạn tạo và chia sẻ cơ sở dữ liệu quan hệ dễ dàng. Xuất dữ liệu Airtable của bạn sang Google Sheets hoặc Excel để tận hưởng lợi ích của biểu đồ nâng cao và trực quan hóa dữ liệu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.

Những điều cần lưu ý trước khi xuất Airtable sang Excel và Google Sheets

• Bạn không thể xuất toàn bộ cơ sở dữ liệu — chỉ xuất bảng. Nhưng có một giải pháp thay thế. Trước khi xuất dữ liệu, hãy điều chỉnh một trong các chế độ xem Airtable hiện có hoặc tạo chế độ xem mới để mọi trường bạn muốn đưa vào file xuất đều hiển thị.
• Các trường tệp đính kèm được xuất dưới dạng URL tệp đính kèm. Bất kỳ tệp đính kèm nào—ví dụ: hình ảnh, tài liệu và tệp âm thanh—sẽ được đưa vào tệp CSV dưới dạng tên tệp và URL. URL sẽ hết hạn chỉ sau vài giờ, vì vậy hãy đảm bảo tải xuống các tệp đó ngay sau khi quá trình xuất của bạn hoàn tất.
• Không thể xuất một số thông tin. Airtable không bao gồm các bình luận ở cấp bản ghi, mô tả trường, nội dung hướng dẫn cơ sở dữ liệu và dữ liệu chỉ được lưu trữ trong phần mở rộng. Airtable cũng không xuất bất kỳ mã màu nào được áp dụng cho dữ liệu gốc của bạn.

Với tất cả những điều đó, chúng ta hãy xem xét hai cách để xuất dữ liệu từ Airtable.

Cách xuất Airtable sang CSV

Trước khi bạn có thể nhập dữ liệu vào Excel hoặc Google Sheets, trước tiên bạn cần xuất dữ liệu từ Airtable.

1. Nhấp chuột phải vào tên chế độ xem bạn muốn xuất từ ​​menu Views.
2. Click Download CSV.
3. Theo mặc định, tệp CSV được lưu trữ trong thư mục Downloads của máy tính.

Bây giờ bạn đã có tệp CSV, sau đây là cách nhập dữ liệu đó vào Excel hoặc Google Trang tính.

Cách xuất  Airtable vào app web Excel

1. Nhấp chuột phải vào tên của chế độ xem mà bạn muốn xuất từ ​​menu Views và nhấp vào Download CSV.
2. Truy cập office.com/launch/Excel/.
3. Xác định vị trí tệp CSV trong file tải xuống mặc định của máy tính. Kéo và thả tệp CSV từ máy tính vào ứng dụng web Excel.
4. Trong cửa sổ bật lên hiện ra, nhấp vào Change location để chỉ định thư mục lưu trữ tệp.
5. Click Upload.

Sau khi quá trình tải file lên hoàn tất, click vào tên của nó để mở.

Cách xuất Airtable sang Excel cho desktop

Nhấp chuột phải vào tên của chế độ xem mà bạn muốn xuất từ ​​menu Views và nhấp vào Download CSV.

Xác định vị trí tệp CSV trong vị trí tải xuống mặc định của máy tính. Nhấp chuột phải vào tệp, click Open by và chọn Excel.

Cách xuất Airtable sang Google Sheets

1. Nhấp chuột phải vào tên chế độ xem bạn muốn xuất từ ​​menu Views và nhấp vào Download CSV.
2. Truy cập sheets.new để tạo Google Sheets mới.
3. Nhấp vào  File > Import.
4. Nhấp vào Upload và tải file CSV của bạn lên.
5. Thay đổi vị trí Import và kiểu dấu phân cách nếu cần.
6. Click Import data.

Điều đáng nói là bất kể bạn sử dụng ứng dụng bảng tính nào để mở tệp CSV, bạn vẫn phải sắp xếp lại bảng tính của mình một chút, ví dụ như ngắt dòng hoặc mở dòng văn bản, điều chỉnh độ rộng cột, v.v.

Sử dụng tự động hóa Airtable

Nếu bạn muốn xuất dữ liệu nhiều lần hoặc xuất cùng một dữ liệu đến cùng một nơi thường xuyên, bạn sẽ muốn sử dụng tự động hóa Airtable. Tự động hóa có thể được điều chỉnh để kích hoạt trong các điều kiện cụ thể, giúp bạn kiểm soát tốt hơn thời điểm và cách dữ liệu của mình được xuất.

Sau đây là cách thực hiện, sử dụng bảng đơn giản liệt kê những người làm việc trên cùng một nôi dung.

1. Nhấp vào tab Automations.
2. Nhấp vào Create automation, sau đó Add trigger để chọn thời điểm bắt đầu (ví dụ: thời điểm bản ghi được tạo hoặc cập nhật).
3. Chọn bảng và trình kích hoạt—các tùy chọn này sẽ bật lên trong menu thuộc tính. Trong trường hợp này, chọn trình kích hoạt "When record created."
4. Nhấp vào Add advanced logic or action và chọn những gì sẽ xảy ra. Trường hợp này muốn xuất dữ liệu Airtable sang Google Trang tính bằng cách sử dụng tự động hóa, vì vậy sẽ cuộn xuống và chọn Google Sheets > Append row. Theo cách đó, mỗi khi có bản ghi mới, nó sẽ thêm bản ghi dưới dạng một hàng trong Google Trang tính.
5. Thực hiện theo lời nhắc tùy thuộc vào hành động, ứng dụng bạn chọn và lượng dữ liệu bạn muốn xuất. Đối với ví dụ này, cần kết nối tài khoản Google & chọn Trang tính để xuất sang.
6. Nếu đang xuất sang Trang tính, bạn sẽ chọn spreadsheet, worksheet, and row. (Bạn sẽ cần đặt tiêu đề để chức năng này hoạt động bằng cách vào File > Print > Headers & Footers. Điền vào trường văn bản trống ở đầu Trang tính trên màn hình, trường này sẽ đáp ứng các tiêu chí tùy ý kỳ lạ cho chức năng tự động hóa này.
7. Sử dụng nút Test action để chạy chức năng tự động hóa với dữ liệu mẫu. Nếu thành công, hãy bật chức năng tự động hóa.
8. Dữ liệu từ bảng Airtable sẽ đồng bộ hóa với bảng trong Google Sheets của bạn.