Các nguyên tắc quản lý kiến ​​thức cơ bản ai cũng nên biết

Làm thế nào để bạn hiểu được luồng thông tin tiếp xúc hàng ngày với tư cách là một người làm việc trí óc hoặc người ham học suốt đời? Câu trả lời nằm ở quản lý kiến ​​thức cá nhân (PKM)— một hệ thống giúp bạn nắm bắt, sắp xếp và sử dụng những gì bạn học một cách hiệu quả.

Quản lý kiến thức cá nhân là gì? Tại sao nó lại quan trọng?

Hệ thống quản lý kiến ​​thức cá nhân (PKM) là một phương pháp tiếp cận có chủ đích và có cấu trúc để thu thập, sắp xếp và sử dụng thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm kinh nghiệm cá nhân, sách, bài viết, podcast, phương tiện truyền thông xã hội, v.v.

Hệ thống quản lý kiến ​​thức cá nhân giúp bạn làm cho kiến ​​thức này dễ tiếp cận và có thể hành động, cho phép bạn rút ra những kết nối có ý nghĩa và sử dụng những gì bạn biết để tạo ra, giải quyết vấn đề hoặc đưa ra quyết định tốt hơn.

PKM giải quyết một trong những hạn chế chính của não: khả năng lưu giữ trí nhớ. Mặc dù não của chúng ta rất giỏi trong việc đưa ra ý tưởng, hình thành kết nối và giải quyết vấn đề, nhưng chúng không được tối ưu hóa để lưu trữ và truy xuất thông tin, đặc biệt là về lâu dài—điều này thường trở nên rõ ràng hơn khi chúng ta già đi.

Đây chính là lúc hệ thống PKM trở nên vô cùng hữu ích, giúp tăng năng suất làm việc bằng cách xây dựng bộ não thứ hai bổ sung cho khả năng nhận thức của bạn.

Hầu hết mọi người đều đã có một số hình thức hệ thống quản lý kiến ​​thức, tuy nhiên, đôi khi chúng không hiệu quả hoặc bị phân mảnh.

Ví dụ, trước khi biết về PKM, tôi đã tạo một nhóm WhatsApp riêng tư—không có thành viên nào—nơi tôi lưu trữ những suy nghĩ ngẫu nhiên, trích dẫn từ sách và ý tưởng mà tôi không muốn quên. Mặc dù nó hoạt động tạm thời, nhưng không thể mở rộng hoặc sắp xếp, và việc tìm kiếm các ghi chú cụ thể sau đó trở thành một thách thức.

Một điểm khởi đầu tuyệt vời để tối ưu hóa hệ thống quản lý cá nhân của bạn là hiểu các thành phần hoặc nguyên tắc cốt lõi của nó.

Thu thập và lưu trữ kiến ​​thức

Thu thập & lưu trữ kiến ​​thức bao gồm việc thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và lưu trữ trong một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy. Bộ não của chúng ta giỏi tạo ra ý tưởng hơn là lưu trữ chúng, vì vậy mục tiêu là chuyển chúng sang một hệ thống bên ngoài.

Một số phương pháp hiệu quả để thu thập và lưu trữ kiến ​​thức bao gồm:

• Ghi chú: Bạn có thể thích một phương pháp tương tự như viết vào sổ tay thực tế hoặc sử dụng các ứng dụng ghi chú chuyên dụng hoặc các công cụ quản lý kiến ​​thức cá nhân như Apple Notes, Google Keep, Obsidian hoặc Logseq.
• Đánh dấu trang: Lưu các bài viết, video hoặc tài nguyên trực tuyến khác bằng các công cụ đọc sau như Pocket, Instapaper hoặc Readwise giúp lưu trữ thông tin có giá trị để sử dụng sau.
• Bản ghi âm thanh/video: Sử dụng các công cụ ghi âm giọng nói hoặc ứng dụng hội nghị truyền hình như Zoom hoặc Microsoft Teams để ghi lại các cuộc họp, cuộc phỏng vấn hoặc bài giảng.

Dù bạn chọn cách nào, chìa khóa là ghi lại mọi thứ ở một nơi tập trung—hoặc ít nhất là đảm bảo cuối cùng chúng sẽ được lưu trữ ở đó. Một hệ thống phân tán, nơi các ghi chú được phân tán trên nhiều sổ tay, ứng dụng hoặc tờ giấy, khiến việc truy xuất trở nên khó khăn và làm "suy yếu" mục đích của PKM.

Công cụ ghi lại của bạn phải dễ truy cập, giống như sổ tay bỏ túi hoặc ứng dụng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, vì các ý tưởng thường xuất hiện khi bạn ít mong đợi nhất, do đó, điều quan trọng là phải có một hệ thống mà bạn có thể nhanh chóng chuyển sang. Ở giai đoạn này, bạn có thể không phải lo lắng về việc lưu trữ hoàn hảo các ghi chú hoặc ý tưởng, vì bạn sẽ có thời gian để làm như vậy trong giai đoạn tiếp theo.

Tổ chức và truy xuất kiến ​​thức

Bước này đảm bảo rằng kiến ​​thức thu thập được của bạn được sắp xếp theo cách dễ dàng truy xuất khi cần, tạo kết nối có ý nghĩa và sử dụng hiệu quả. Để tổ chức hoặc xử lý thông tin hiệu quả, hãy nghĩ về cách bản thân tương lai của bạn sẽ truy cập và hiểu thông tin đó. Một hệ thống PKM được tổ chức tốt sẽ thực hiện hai điều chính:

• Ưu tiên tính liên quan: Không phải mọi thông tin đều đáng lưu giữ. Việc tổ chức cho phép bạn chọn lọc những gì quan trọng và loại bỏ phần còn lại.
• Thúc đẩy hành động: Kiến thức được tổ chức dễ hiểu và dễ áp ​​dụng hơn, cho dù đó là biến ghi chú cuộc họp thành nhiệm vụ có thể thực hiện được, đào sâu việc học hay tổng hợp ý tưởng cho một dự án.

Vì vậy, bạn muốn tạo một cấu trúc hợp lý và gắn kết khi sắp xếp thông tin. Hệ thống này phải được điều chỉnh theo nhu cầu cá nhân và quy trình làm việc của bạn. Sau đây là một số cách tiếp cận cần cân nhắc:

• Thư mục và Thẻ: Sử dụng thư mục hoặc thẻ để nhóm thông tin liên quan. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp ghi chú theo dự án, chủ đề hoặc lĩnh vực trọng tâm (ví dụ: Dự án công việc,
• Phát triển cá nhân hoặc Sức khỏe & Thể dục). Thẻ thêm một lớp cụ thể để bạn có thể dễ dàng tìm kiếm ghi chú theo từ khóa.
• Liên kết: Sử dụng các công cụ giúp liên kết ghi chú hoặc ý tưởng dễ dàng (như Obsidian hoặc Logseq). Điều này mô phỏng cách não bộ của bạn hoạt động, tạo ra một mạng lưới kết nối giúp bạn thấy được mối quan hệ giữa các phần kiến ​​thức khác nhau.
• Thêm ngữ cảnh có liên quan: Chẳng hạn như ngày, giờ, địa điểm hoặc nguồn—cung cấp một khung tham chiếu có thể giúp bạn gợi nhớ. Ngoài ra, hãy cố gắng tóm tắt thông tin bằng lời của riêng bạn, vì điều này giúp bạn tham gia vào tài liệu, đồng thời đảm bảo rằng bạn thực sự hiểu thông tin đó.

Khi bạn sắp xếp kiến ​​thức của mình một cách có hệ thống, bạn sẽ tạo ra một cấu trúc hợp lý cho phép tìm, truy xuất và sử dụng thông tin một cách nhanh chóng. Khi bạn thu thập thêm kiến ​​thức và nhu cầu của bạn phát triển, cấu trúc PKM của bạn sẽ thích ứng để phù hợp với quy trình làm việc, ưu tiên và công cụ mới.

Phân phối và ứng dụng kiến ​​thức

Quản lý kiến ​​thức cá nhân thực sự trở nên sống động khi thông tin được chia sẻ và áp dụng. Một trong những cách hiệu quả nhất để củng cố những gì bạn đã nắm bắt và học được là chia sẻ với người khác. Điều này có thể thông qua giảng dạy, cộng tác với đồng nghiệp hoặc thảo luận thông thường.

Ngoài việc chia sẻ, giá trị của hệ thống quản lý kiến ​​thức cá nhân nằm ở khả năng cung cấp thông tin cho các quyết định của bạn và hướng dẫn hành động. Bạn có thể biến những hiểu biết được lưu trữ trong hệ thống PKM của mình thành danh sách việc cần làm hoặc mục tiêu. Ví dụ, email và ghi chú cuộc họp có thể trở thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được, trong khi ghi chú từ sổ tay lãnh đạo có thể được sử dụng để cải thiện động lực của nhóm.

Cuối cùng, hệ thống quản lý kiến ​​thức cá nhân của bạn có thể trở thành một công cụ mạnh mẽ để giải quyết vấn đề một cách sáng tạo bằng cách khám phá các kết nối giữa các ý tưởng dường như không liên quan. Điều này cho phép bạn khám phá ra các giải pháp sáng tạo không rõ ràng.

Tóm lại, một hệ thống quản lý kiến ​​thức cá nhân được thiết kế tốt là một khuôn mẫu để nắm bắt, tổ chức và áp dụng kiến ​​thức nhằm nâng cao khả năng học tập, ra quyết định và sáng tạo. Bằng cách tích hợp các nguyên tắc này vào thói quen, bạn có thể biến những ý tưởng rời rạc thành những hiểu biết có ý nghĩa và kết quả có thể thực hiện được.