7 bí quyết để thành công khi trả lời phỏng vấn qua điện thoại

Đối với đa phần các công ty, tuyển dụng là một quá trình gồm nhiều bước. Thay vì mất quá nhiều thời gian cho các buổi gặp mặt trực tiếp thì nhiều nhà quản lý thường lựa chọn hình thức trò chuyện qua điện thoại để tìm hiểu sơ qua và sàng lọc ứng viên trước khi quyết định mời họ đến văn phòng để phỏng vấn trực tiếp.

Theo Chris Jemo – phó chủ tịch của bộ phận tuyển chọn nhân tài tại The Connor Group (công ty bất động sản nắm trong tay hàng loạt chung cư cao cấp) thì "Với một số lượng lớn người tìm việc apply vào các vị trí thì việc phỏng vấn sơ qua qua điện thoại hay video sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho cả ứng viên lẫn nhà tuyển dụng".

Mặc dù là bước rất quan trọng nhưng một cuộc gọi phỏng vấn qua điện thoại cũng luôn có giới hạn về mặt thời gian. Do vậy, trong vai trò là ứng viên, bạn nên chuẩn bị thật kỹ càng để có thể gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và giành lấy cơ hội được phỏng vấn trực tiếp.

Tuy nhiên, Jane Trnka – giám đốc điều hành của Career Resource Center tại Trường kinh doanh Crummer dành cho sinh viên sau đại học trực thuộc Cao đẳng Rollins nhấn mạnh "Bất lợi lớn nhất [của một cuộc phỏng vấn qua điện thoại] là thiếu sự tương tác trực tiếp. Nhà tuyển dụng không thể biết được ứng viên thể hiện mình như thế nào, do đó, điều bạn nói và cách bạn nói rất quan trọng. Giọng điệu và cách bạn phản ứng cũng như đặt câu hỏi sẽ cho thấy sự quan tâm và niềm đam mê của bạn đối với vị trí ứng tuyển và tổ chức".

Để giúp ứng viên có thêm sự tự tin hơn khi nhận được một đề xuất phỏng vấn qua điện thoại, mới đây, trang Business News Daily cũng đã cung cấp một số bí quyết rất thú vị sau đây mà bạn có thể tham khảo.

Trước ngày diễn ra cuộc gọi phỏng vấn

Tìm hiểu các thông tin liên quan trước

Khi nhận được một cuộc gọi hoặc email đặt lịch hẹn phỏng vấn qua điện thoại thì ứng viên cần chủ động hỏi mình sẽ được trò chuyện với ai và dự kiến thời gian sẽ kéo dài trong bao lâu. Trnka nhấn mạnh, bạn cũng có thể xin thông tin liên lạc của nhà tuyển dụng để tìm hiểu kỹ hơn về họ.

Nếu bạn được gọi và họ nói rằng đại diện của công ty muốn đặt một vài câu hỏi ngay bây giờ, hãy nói lời cảm ơn vì cơ hội tuyệt vời đó; tiếp theo, lịch sự đề nghị một thời điểm khác trong ngày. Đừng ngần ngại, bởi vì cách này sẽ giúp bạn có thêm thời gian ổn định tâm lý, định hình câu trả lời cho một số câu hỏi thường gặp, xem lại thông tin về bản mô tả công việc, công ty cũng như các kỹ năng của bạn.

Xác nhận cuộc hẹn

Trước ngày diễn ra cuộc gọi phỏng vấn, Trnka khuyên ứng viên nên gửi một email tới người mà sẽ trực tiếp gọi điện cho mình để xác nhận lại thời gian. Điều này không chỉ giúp bạn sẵn sàng mà còn chứng minh rằng bạn là người rất có tổ chức và mong chờ cơ hội được chia sẻ về mong muốn được làm việc cũng như được cống hiến tại tổ chức.

Ghi chú

Kaitlyn Apfelbeck – quản lý nhân sự tại Voices.com (cộng đồng kết nối những người yêu thích nghề thuyết minh với các công ty có nhu cầu tìm kiếm các nhân tài trong lĩnh vực này) khẳng định điểm hay của một cuộc phỏng vấn qua điện thoại là ứng viên có thể xem lại bản mô tả công việc một cách kỹ lưỡng trước buổi nói chuyện và ghi chú. Do đó, bạn có thể dễ dàng đề cập đến những kinh nghiệm gắn liền với yêu cầu và kỳ vọng của nhà tuyển dụng. Ngay cả khi đó là một cuộc gọi video thì hành động ghi chú cũng rất có ích.

"Hãy ghi ra giấy những ý chính như điểm mạnh, điểm yếu, mục tiêu nghề nghiệp... trước khi nhận cuộc gọi của họ", Apfelbeck chia sẻ.

Sẵn sàng

Trước thời điểm diễn ra cuộc gọi, hãy chắc chắn là bạn đã chuẩn bị đủ mọi thứ muốn "show off" với nhà tuyển dụng – hồ sơ xin việc, đơn xin việc, CV..., tất cả phải sẵn sàng trong tay bạn. Đặc biệt với các cuộc gọi qua video thì đây là những thứ mà bạn không nên lơ là.

Trong khi diễn ra cuộc gọi

Luôn chọn nơi riêng tư, yên tĩnh

Hãy coi phỏng vấn qua điện thoại giống như một buổi phỏng vấn trực tiếp. Điều này có nghĩa bạn cũng cần tìm một nơi yên tĩnh, không có tiếng ồn và càng riêng tư càng tốt.

Jemo nhấn mạnh: "Hãy có mặt ở đó [tại địa điểm yên tĩnh đã lựa chọn] trước khi nhà tuyển dụng gọi điện ít nhất 5 phút".

Apfelbeck cũng bổ sung thêm là ứng viên nên tránh nghe điện thoại trong xe ô tô, đặc biệt là không bao giờ được vừa lái xe vừa trả lời cuộc gọi phỏng vấn.

Hãy là chính bạn

Đừng quá lo lắng về giọng nói, ngôn ngữ cử chỉ hay lúc đó, bạn trông như thế nào. Thư giãn và tập trung sẽ giúp bạn đưa ra được những câu trả lời tự tin và ấn tượng.

"Nhà tuyển dụng muốn tạo sự thoải mái cho cả bạn và họ". Thế nên đừng quá căng thẳng và lo lắng.

Hãy kết thúc cuộc gọi thật khéo léo

Cuối cuộc gọi, nếu nhà tuyển dụng nói rằng bạn đã phỏng vấn thành công thì hãy mạnh dạn hỏi họ những bước tiếp theo bạn cần làm. Apfelback cũng nói thêm rằng ứng viên cần biết rõ thời gian cụ thể cho những buổi gặp mặt trực tiếp sau đó.

Và một điều không thể thiếu chính là lời cảm ơn chân thành. "Thể hiện sự biết ơn khi có cơ hội được trò chuyện với một nhân vật đại diện cho công ty bạn mong muốn làm việc là điều rất quan trọng. Ngay cả khi chưa biết liệu mình có trúng tuyển hay không thì bạn vẫn phải duy trì thái độ lịch sự, nói lời cảm hơn và giọng điệu tích cực".

Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi thêm một email cảm ơn trong vòng 24 giờ kể từ khi cuộc gọi kết thúc. Bằng cách này, nhà tuyển dụng sẽ hiểu được mong muốn của bạn lớn đến mức nào và biết đâu, may mắn sẽ mỉm cười với bạn.