Tạo biểu mẫu có thể điền trong Word

Microsoft Word không chỉ dành cho tài liệu. Nó còn có khả năng tạo biểu mẫu điền được một cách đáng ngạc nhiên. Thiết lập nhanh chóng, trông chuyên nghiệp và hoạt động hoàn hảo để chia sẻ hoặc in ấn.

1. Kích hoạt tab Developer

Trước khi có thể tạo biểu mẫu trong Word, bạn cần kích hoạt tab Developer. Microsoft ẩn tab này, nhưng nó chứa tất cả các điều khiển biểu mẫu bạn sẽ sử dụng.

Nhấp vào File trên ribbon, sau đó chọn Options từ menu. Trong hộp thoại Word Options xuất hiện, nhấp vào Customize Ribbon ở bảng điều khiển bên trái. Bạn sẽ thấy hai cột hiển thị các tab và lệnh khả dụng. Trong cột bên phải có nhãn Customize the Ribbon, hãy tìm Developer trong danh sách và đánh dấu vào ô bên cạnh. Nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

2. Tạo bố cục bằng bảng

Giống như tài liệu, các biểu mẫu trông chuyên nghiệp cần được căn chỉnh gọn gàng và khoảng cách nhất quán. Bí quyết để tạo ra các biểu mẫu đẹp mắt nằm ở việc sử dụng bảng Microsoft Word làm nền tảng cấu trúc, mặc dù kết quả cuối cùng sẽ không giống như một bảng thông thường.

Chèn bảng bằng cách vào Insert > Table và chọn một bảng 2 cột với đủ hàng cho tất cả các trường biểu mẫu. Cột bên trái chứa các nhãn trường (như "Full Name" hoặc "Email Address"), trong khi cột bên phải chứa những điều khiển biểu mẫu thực tế nơi người dùng nhập thông tin.

Nhập tất cả các nhãn trường của bạn vào cột bên trái. Nếu bạn cần đánh dấu các trường bắt buộc, hãy sử dụng dấu sao hoặc dấu hiệu khác.

3. Thả các chức năng kiểm soát nội dung

Bây giờ, hãy thêm các chức năng điều khiển biểu mẫu thực tế mà người dùng sẽ tương tác. Word cung cấp một số loại chức năng kiểm soát nội dung, mỗi loại được thiết kế cho các loại thông tin khác nhau. Đặt con trỏ chuột vào cột bên phải bên cạnh mỗi nhãn trường, sau đó chọn điều khiển phù hợp từ tab Developer.

Đối với các trường văn bản cơ bản như tên, địa chỉ và địa chỉ email, hãy sử dụng Rich Text Content Control (biểu tượng "Aa"). Thao tác này sẽ tạo một hộp văn bản nơi người dùng có thể nhập phản hồi của họ. Các chức năng kiểm soát rich text có thể mở rộng cho những mục dài hơn.

Khi bạn cần người dùng chọn từ danh sách tùy chọn được xác định trước, Drop-Down List Content Control sẽ là lựa chọn hoàn hảo. Sau khi chèn chức năng này, hãy nhấp vào Properties trên tab Developer để thêm các mục danh sách của bạn. Đối với biểu mẫu xin việc, bạn có thể tạo một menu drop-down cho "Vị trí Ứng tuyển" với các tùy chọn như "Người viết tự do", "Trợ lý SEO" và "Biên tập viên", v.v...

4. Tạo biểu mẫu hoàn thiện

Sau khi tất cả các chúc năng kiểm soát nội dung đã được thiết lập, hãy chỉnh sửa giao diện và chức năng của biểu mẫu. Bắt đầu bằng cách tùy chỉnh thuộc tính của từng chức năng điều khiển. Nhấp chuột phải vào bất kỳ chức năng kiểm soát nội dung nào và chọn Properties để thiết lập văn bản giữ chỗ, hướng dẫn hoặc tùy chọn định dạng bằng Styles. Văn bản giữ chỗ giúp hướng dẫn người dùng bằng cách hiển thị thông tin cần nhập vào từng trường. Để thực hiện việc này, bạn cần ở Design Mode (Developer > Controls > Design Mode).

Để ẩn cấu trúc bảng và tạo giao diện gọn gàng, hãy chọn toàn bộ bảng và vào Table Design > Borders. Chọn No Border để xóa tất cả các đường kẻ bảng hiển thị. Tuy nhiên, bạn có thể tự do thiết kế biểu mẫu từ đây.

5. Kiểm tra và chia sẻ

Trước khi phân phối biểu mẫu, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi. Lưu tài liệu của bạn và mở lại để xem biểu mẫu hoạt động như thế nào đối với người dùng cuối. Nhấn phím tab qua từng trường để xác minh rằng việc điều hướng diễn ra logic từ điều khiển này sang điều khiển khác. Điền đầy đủ biểu mẫu để kiểm tra xem tất cả các phần có chấp nhận đầu vào chính xác không và danh sách drop-down có chứa đúng các tùy chọn hay không.

Kiểm tra biểu mẫu của bạn trong các tình huống khác nhau. Hãy thử mở biểu mẫu trên các máy tính hoặc thiết bị khác nhau nếu có thể và xem xét cách thức hoạt động nếu người dùng không sử dụng cùng phông chữ hoặc phiên bản Word mà bạn đã sử dụng để tạo biểu mẫu. Lưu một bản sao dưới dạng PDF để xem biểu mẫu hoạt động như thế nào ở định dạng đó. Công ty của bạn có thể thích phân phối biểu mẫu dưới dạng PDF để giữ nguyên định dạng trên các hệ thống khác nhau.

Khi hài lòng với chức năng và giao diện của biểu mẫu, bạn có thể chia sẻ qua email, upload lên ổ chia sẻ hoặc tích hợp vào các tài liệu hiện có.