Sự khác biệt giữa REPLACE và SUBSTITUTE trong Microsoft Excel

REPLACE và SUBSTITUTE là hai hàm phổ biến có tên khá giống nhau trong Excel. Tuy nhiên, cách dùng REPLACE & SUBSTITUTE lại có sự khác biệt.

Microsoft Excel là một công cụ linh hoạt, tự hào mang tới cho người dùng hàng loạt hàm phân tích dữ liệu hữu ích. Thế nhưng nếu bạn vẫn đang học cách xử lý bảng tính, tìm hàm phù hợp cho công việc đang thực hiện vẫn còn là thử thách, thì một số tên hàm cũng có thể khiến bạn bối rối về cách dùng thật sự.

Nếu đang cố gắng thay đổi text trong một ô, bạn có thể nhầm lẫn giữa hàm REPLACE và SUBSTITUTE. Bài viết sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó.

Dùng hàm REPLACE trong Excel

Giả sử có một danh sách thông tin nhà sản xuất cho các sản phẩm đang bán. Một số thông tin trong bảng đã cũ, vì thế, cần phải thay đổi một chút dữ liệu để update nó.

Hàm REPLACE thay đổi một số ký tự cụ thể trong nội dung của ô nhất định bằng một nhóm văn bản khác. Văn bản thay thế có thể có độ dài bất kỳ và nó sẽ được đặt chính xác bằng số ký tự sau khi bắt đầu chuỗi văn bản gốc.

Giả sử có cách mới để báo cáo code sản xuất nên cần update bảng tính này để kết hợp cách đó.

1. Chọn ô D7, ô bên dưới ghi New code.

2. Ở chính ô đó hoặc thanh công thức, nhập hoặc dán công thức bên dưới:

=REPLACE(B2,2,3,"PTM")

3. Nhấn Enter.

Bên trong ô này, ví dụ vừa lấy văn bản từ ô B2 ("6418229"), và bắt đầu từ ký tự thứ 2 (số 4), đã được thay thế 3 ký tự (số 418) bằng ký tự PTM (tương đương Portland Mechanics).

Văn bản thay thế không cần có cùng độ dài với số ký tự được thay thế. Nếu chỉ muốn thay thế một ký tự, bạn có thể đổi 3 ở công thức trên sang 1, kết thúc bằng chuỗi 9 ký tự "6PTM18229" ở ô D7.

Dùng hàm SUBSTITUE trong Excel

Ở ví dụ này, giả sử Portland Mechanics sau này được mua lại và đổi tên. Bạn biết bản thân đang tìm kiếm gì nên có thể dùng hàm SUBSTITUE để thay thế text cụ thể bằng text mới khác.

1. Chọn ô D4, ô này nằm dưới Updated brand.

2. Trong ô đó hoặc thanh công thức, nhập hoặc dán công thức bên dưới:

=SUBSTITUTE(A2,"Portland","Anodyne")

3. Nhấn Enter.

Bên trong ô này, ví dụ vừa lấy text từ ô A2 và thay thế từ Portland bằng Anodyne, tạo tên mới - Anodyne Mechanics trong ô D4.

Giả sử bạn để lại một ghi chú giải thích thay đổi tên cho người xem tài liệu tiếp theo và muốn tiết kiệm thời gian bằng cách dùng hàm SUBSTITUE. Khi chỉnh sửa nó trong ô G5 để tham chiếu tới ô G3 như hình bên dưới, bạn sẽ thấy tất cả từ Portland được thay bằng Anodyne.

Đây không phải là điều mà ví dụ muốn ở trường hợp này, vì thế, cần phải thêm [instance_num] để xác định chỉ muốn một trong số vị trí Portland xuất hiện sẽ được thay thế.

Để làm việc này, chọn ô G7 và nhập công thức này vào ô hoặc thanh công thức:

=SUBSTITUTE(G3,"Portland","Anodyne",2)

Thêm số 2 cho Excel biết chỉ muốn thay đổi vị trí thứ hai của từ Portland.

Dù tên tương tự nhau, hàm REPLACE và SUBSTITUE lại có cách dùng khác nhau. Nếu biết chính xác vị trí text mới của bạn, hãy dùng REPLACE. Tuy nhiên, nếu biết rõ những từ bạn định thay thế hoặc cần thay thế nhiều phiên bản của cùng một nội dung trong một ô hoặc ở nhiều ô, SUBSTITUTE lại là lựa chọn tốt hơn.