3 bộ lọc Gmail cần thiết lập để giúp hộp thư đến không lộn xộn

Hộp thư đến Gmail luôn bừa bộn. Bạn mất thời gian xóa và sắp xếp, chỉ để rồi lại bị một loạt email quay trở lại chỉ sau vài ngày. Quảng cáo, bản tin và cảnh báo ngẫu nhiên đã chôn vùi mọi thứ thực sự quan trọng. Sau một thời gian, nhiều người quá mệt mỏi và quyết định buông xuôi. Số lượng thư chưa đọc tăng lên, và việc nhìn thấy hàng trăm email nằm đó bắt đầu trở thành chuyện bình thường.

Phải đến khi thử các bộ lọc của Gmail, mọi thứ mới thực sự thay đổi. Hãy thiết lập 3 quy tắc đơn giản này để sắp xếp những thứ lộn xộn thường thấy, và chỉ sau vài ngày, hộp thư đến của bạn sẽ trông hoàn toàn khác. Lần đầu tiên sau nhiều năm, bạn sẽ có thể mở Gmail và chỉ nhìn thấy những gì mình muốn đọc.

Khi các chương trình khuyến mãi chiếm hết hộp thư đến

Những email không mong muốn đã chôn vùi những thứ quan trọng

Nhìn lại, hầu hết những gì trong hộp thư đến đó đều chẳng đáng đọc. Gần như toàn bộ số email đó là các chương trình khuyến mãi, cập nhật ứng dụng và bản tin mà bạn chẳng bao giờ yêu cầu. Mỗi khi bạn mở Gmail, các email tiếp thị mới lại đẩy những email quan trọng xuống dưới.

Cơn lũ email không bao giờ dừng lại. Các cửa hàng bạn đã không ghé thăm trong nhiều năm vẫn liên tục gửi các ưu đãi có thời hạn, những ứng dụng liên tục gửi lời nhắc nhở và bản tin đến gần như hàng ngày. Việc cố gắng quản lý trực tiếp cũng chẳng giúp ích gì. Việc nhấp vào Hủy đăng ký cũng không phải lúc nào cũng an toàn. Một số email ẩn các liên kết giả mạo xác nhận địa chỉ của bạn đang hoạt động, và một số thậm chí có thể dẫn đến những trang lừa đảo.

Dọn dẹp thủ công có hiệu quả trong một thời gian, nhưng cảm giác nhẹ nhõm chẳng kéo dài được bao lâu. Dù bạn có xóa hàng trăm tin nhắn, thì ngày hôm sau hộp thư đến của bạn lại trông như cũ. Các email quan trọng từ công việc và những người liên hệ đáng tin cậy cứ liên tục bị chôn vùi dưới đống lộn xộn. Bạn cần Gmail xử lý đống lộn xộn này để có thể tập trung vào những gì quan trọng nhất.

Tách biệt những thư quan trọng khỏi phần còn lại

Bộ lọc giúp hộp thư đến của bạn dễ đọc hơn

Sau một thời gian dài sống chung với mớ hỗn độn đó, chắc chắn bạn muốn Gmail hiển thị những thư thực sự cần chú ý. Hãy bắt đầu với một bộ lọc dành cho những người bạn thường xuyên liên lạc. Trong Settings -> Filters and blocked addresses, hãy tạo một bộ lọc mới và thêm địa chỉ email của họ vào trường From. Ở trang tiếp theo, bỏ chọn mục Skip the Inbox, bật Always mark it as important, thêm Star it và đặt Categorize là Primary.

Tiếp theo, di chuyển những thư ít khẩn cấp ra khỏi hộp thư mà không xóa chúng. Tạo một bộ lọc khác với từ unsubscribe trong mục Has the words, sau đó chọn Apply the label và nhấp vào New label để tạo "Newsletters". Đồng thời, thiết lập Skip the Inbox để những email này bỏ qua hộp thư đến chính và đi thẳng vào nhãn Newsletters.

Giờ đây, khi muốn kiểm tra ưu đãi hoặc cập nhật, hãy mở nhãn đó và duyệt chúng cùng nhau mà không làm lộn xộn hộp thư đến. Chỉ với hai bộ lọc đó, hộp thư đến cuối cùng đã trông gọn gàng. Các email quan trọng vẫn nằm ở trên cùng, trong khi những email thông thường vẫn được sắp xếp gọn gàng theo nhãn.

Tự động xóa những thứ vô dụng

Email tồn tại trong thời gian ngắn đã không còn làm đầy hộp thư đến

Mặc dù đã kiểm soát được tình trạng lộn xộn chính, nhưng vẫn còn một vấn đề. Các email tồn tại trong thời gian ngắn vẫn tiếp tục lấp đầy hộp thư đến và chìm vào đống email. Đó là mã xác minh, cảnh báo thường xuyên, cập nhật giao hàng và những tin nhắn tương tự chỉ quan trọng trong giây lát rồi lại trở nên vô nghĩa.

Để thiết lập bộ lọc, hãy thêm các cụm từ liên quan thường xuất hiện trong những email đó. Sử dụng trường Has the words và nhập một dòng với OR giữa mỗi cụm từ. Dấu ngoặc kép giữ các cụm nhiều từ đi chung với nhau và OR yêu cầu Gmail khớp với bất kỳ cụm từ nào trong số chúng. Trên màn hình tiếp theo, hãy chọn hộp bên cạnh Delete it. Thao tác này sẽ yêu cầu Gmail xóa ngay lập tức những email đó khi chúng đến, thay vì để chúng trong hộp thư đến của bạn.

Nếu bạn muốn thử nghiệm trước, hãy chọn một cách an toàn hơn. Tiếp tục chọn Skip the Inbox, gắn nhãn cảnh báo một lần và theo dõi nhãn đó trong vài ngày. Nếu mọi thứ nó bắt được trông có vẻ như là thư rác, hãy chỉnh sửa bộ lọc và chuyển sang Delete it. Gmail giữ thư đã xóa trong thùng rác trong 30 ngày, vì vậy bạn vẫn có thể khôi phục bất kỳ thư nào do nhầm lẫn. Khi bộ lọc này được kích hoạt, hộp thư đến vẫn tập trung vào emial quan trọng. Các bản tin chờ sẵn ở vị trí của chúng, và những cảnh báo ngắn hạn sẽ ngừng chồng chất ở chế độ nền.

Chúc các bạn thành công!

• Hướng dẫn chuyển sang ngôn ngữ tiếng Việt cho Gmail
• Hướng dẫn căn chỉnh lề trong Gmail
• Sao lưu dữ liệu Gmail như thế nào?