Cách sắp xếp một bảng tính Excel lộn xộn

Các bảng tính Excel có thể trở nên lộn xộn, đặc biệt là nếu nhiều người làm việc trên chúng hoặc dữ liệu được nhập từ những nguồn khác. Điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán, trùng lặp và các vấn đề về định dạng. Theo thời gian, bạn sẽ học được một số mẹo có thể biến ngay cả sự hỗn loạn tồi tệ nhất thành thứ gì đó sạch sẽ, có tổ chức và thực sự hữu ích.

6. Dọn dẹp định dạng

Một bảng tính Excel có định dạng không nhất quán có thể trông xấu xí. Bạn có thể sử dụng Format Painter để sao chép định dạng từ một phần của bảng tính và dán vào phần khác, làm cho nó đồng nhất.

Để sử dụng Format Painter, hãy chọn một ô đã định dạng và nhấp vào Format Painter (biểu tượng cọ vẽ) trong phần Clipboard của tab Home để sao chép định dạng của ô đó. Con trỏ sẽ trở thành một cọ vẽ có dấu cộng khi Format Painter đang bật. Sau đó, hãy nhấp và kéo để chọn phạm vi ô mà bạn muốn áp dụng định dạng.

Sau khi áp dụng định dạng, Format Painter sẽ bị bỏ chọn, nghĩa là bạn phải lặp lại các bước trên để định dạng nhất quán những phần khác của trang tính. Để ngăn điều này xảy ra, hãy nhấp đúp vào Format Painter để nó vẫn được chọn sau khi áp dụng định dạng. Nhấp lại vào Format Painter hoặc nhấn ESC để bỏ chọn.

Bạn cũng có thể chỉ muốn xóa hoàn toàn định dạng nếu nó trông không đẹp. Để thực hiện việc đó, hãy chọn các ô có định dạng và nhấp vào Clear > Clear Formats trong phần Editing của ribbon.

5. Cắt khoảng trắng không cần thiết

Một điều khác không đẹp trong trang tính Excel là khoảng trắng đầu dòng, cuối dòng và nhiều khoảng trắng. Ví dụ, thay vì tên xuất hiện là "John Smith", thì tên có thể là "John Smith" hoặc "John Smith", điều này có thể khiến báo cáo và phân tích không chính xác. Bạn có thể khắc phục những sự cố này bằng hàm TRIM trong Excel và ô helper.

Ví dụ, nếu phạm vi bắt đầu từ ô A1, hãy nhập công thức sau vào ô trống (ô helper trong trường hợp này) để loại bỏ mọi khoảng trắng không cần thiết trong giá trị trong A1:

=TRIM(A1)

Sau đó, kéo handle của ô helper đến các ô liền kề để điền vào những ô khác. Excel sẽ thông minh phát hiện rằng bạn muốn cắt bớt khoảng trắng khỏi các ô bên cạnh A1, v.v... và tạo thêm những ô helper.

Bây giờ, hãy sao chép các giá trị trong phạm vi đã cắt bớt và dán chúng vào bản gốc để thay thế những khoảng trắng thừa.

4. Điền giá trị vào ô trống

Nếu trang tính Excel có các ô trống, có một số cách bạn có thể tìm thấy chúng và đảm bảo chúng có giá trị. Cách được yêu thích nhất là tính năng Go to Special, đây là thủ thuật tự động điền trong Excel. Tính năng này cho phép bạn chèn một giá trị vào tất cả các ô trống cùng một lúc hoặc điền từng ô một để có độ chính xác cao hơn.

Để sử dụng tính năng này, hãy chọn phạm vi có các ô trống và nhấp vào Find & Select > Go to Special trong ribbon của tab Home để mở hộp thoại Go To Special. Ngoài ra, bạn có thể nhấn Ctrl + G.

Đánh dấu vào nút tùy chọn Blank rồi nhấp vào OK để chọn tất cả các ô trống trong phạm vi.

Để điền tất cả các ô trống cùng một lúc, hãy nhập một giá trị vào ô được highlight đầu tiên rồi nhấn Ctrl + Enter. Sau đó, tất cả các ô sẽ được điền bằng giá trị đó.

Nếu các ô yêu cầu các giá trị khác nhau, hãy nhập giá trị vào ô trống và nhấn Tab để chuyển sang ô tiếp theo cho đến khi bạn điền đầy đủ những giá trị đó.

3. Xóa dữ liệu trùng lặp

Khi kiểm tra bảng tính Excel của mình, bạn có thể thấy rằng nó chứa các hàng trùng lặp. Nếu có nhiều hàng trùng lặp, rất có thể não bộ của bạn có thể bỏ sót một vài hàng. Điều này có thể khiến bạn hiểu sai khi phân tích dữ liệu.

Bạn có thể giữ được sự tỉnh táo của mình bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện để làm nổi bật chúng và xem xét kỹ hơn. Nhưng cách dễ nhất để loại bỏ chúng là sử dụng công cụ Remove Duplicates.

Để sử dụng công cụ này, hãy chọn phạm vi có các hàng trùng lặp, chọn tab Data và nhấp vào Remove Duplicates trong phần Data Tools của ribbon.

Trong hộp thoại Remove Duplicates, bạn sẽ thấy tất cả các mục trùng lặp nằm ở đâu. Nhấp vào OK để xóa chúng.

2. Đảm bảo chữ hoa chữ thường nhất quán

Chữ hoa chữ thường nhất quán, dù là chữ hoa, chữ thường hay chữ cái đầu tiên viết hoa, là điều cần thiết để có một trang tính trông chuyên nghiệp. Việc sửa từng chữ hoa chữ thường không nhất quán có thể tốn thời gian, tùy thuộc vào kích thước của trang tính. May mắn thay, bạn có thể dễ dàng sửa lỗi này bằng các hàm như UPPER, LOWER và PROPER kết hợp với một ô helper.

Hãy xem bảng bên dưới mà chúng ta sẽ sử dụng cho ví dụ của mình. Để sửa lỗi này, bạn cần chuyển đổi văn bản trong A1 (tiêu đề bắt đầu) thành ô helper, sau đó áp dụng cho các ô còn lại trong tiêu đề.

Để thực hiện việc này, hãy chọn một ô trống và nhập công thức sau:

=PROPER(A1)

Bây giờ, hãy kéo handle điền vào các ô liền kề trong hàng - bạn sẽ thấy Excel sẽ tự động điền dữ liệu từ A2, A3, v.v... vào ô đó. Sau đó, hãy sao chép các giá trị đó và dán vào phạm vi ban đầu.

1. Chia dữ liệu thành nhiều cột

Đôi khi bạn có thể muốn chia một số dữ liệu nhất định, chẳng hạn như tên, họ, địa chỉ hoặc email được phân tách bằng dấu phân cách (ví dụ, dấu phẩy, dấu cách và dấu gạch chéo), thành các cột khác nhau. Thay vì cắt và dán chúng vào các cột riêng biệt, bạn có thể sử dụng tính năng Text to Columns.

Để thực hiện việc đó, hãy chọn dữ liệu được phân cách và nhấp vào Text to Columns trong phần Data Tools của tab Data. Đảm bảo nút tùy chọn Delimited được chọn và nhấp vào Next.

Trong phần Delimiters, hãy đánh dấu vào những mục bạn muốn sử dụng để chia văn bản và nhấp vào Finish.

Sau đó, bạn sẽ thấy văn bản được chia thành các cột dựa trên cách phân cách.

Các mẹo Excel này có thể biến một bảng tính hỗn loạn thành một tài liệu chuyên nghiệp, được tổ chức tốt. Bằng cách triển khai các kỹ thuật đơn giản nhưng hiệu quả này, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và làm cho dữ liệu của mình đáng tin cậy và dễ phân tích hơn.